Zakázky

Obsah

K čemu modul slouží

Modul Zakázky je pracovní obálka celé obchodní akce: eviduje, co zákazník chce (prodejní položky), co to bude stát vás (nákladové položky a přijaté faktury), kdo a jak dlouho na tom bude dělat (úkoly a práce) a co se skutečně vyrobilo (výroba). Průběžně z toho počítá náklady, přirážku a zisk, takže před vyfakturováním vidíte, jestli se zakázka vyplatí.

Ze zakázky pak jedním tlačítkem vzniknou navazující doklady – objednávka u dodavatele, výdejka, dodací list, zálohová faktura i konečná faktura – aniž byste položky psali podruhé. Zakázky lze také dělit, hromadně fakturovat, předávat do expedice, importovat z e-shopu nebo z XML Pohoda.

Jak se do modulu dostat

Hlavní menu → Zakázky.

Otevře se seznam zakázek. Konkrétní zakázku otevřete kliknutím na její řádek; doklad se zobrazí pod seznamem se svými záložkami. Pokud máte v uživatelském profilu vypnutý režim „doklad pod seznamem“, otevře se zakázka na samostatné stránce – funkce jsou stejné, jen se navíc nabídne tlačítko Zpět na seznam.

Jak na časté úkoly

Tahle sekce je hlavní návod k modulu. Pokud hledáte význam jednotlivého políčka, přeskočte na Kartu zakázky.

Přijetí nové zakázky od zákazníka

Nejběžnější start – zákazník něco chce, vy to zapíšete.

  1. V liště nad seznamem klikněte na Nový záznam. Pokud firma používá víc číselných řad, klikněte na šipku vedle tlačítka a vyberte konkrétní řadu.
  2. Systém předvyplní Datum přijetí (dnešní pracovní datum), Měna a Kurz z nastavení firmy, Sazba DPH z firemního nastavení a Obchodník = přihlášený uživatel. Zkontrolujte je.
  3. Vyberte Klient – pole je povinné. Tím se zpřístupní Pobočka a Kontakt a natáhne se měna a forma úhrady navázaná na partnera.
  4. Vyplňte Popis zakázky (co se má udělat) a Požadované dodání – podle tohoto data se zakázka objevuje v předdefinovaném filtru nedokončené v termínu.
  5. Přepněte se na záložku prodejní položky (je aktivní hned po otevření) a vložte, co zákazník kupuje. Položku z ceníku vyhledáte podle kódu, názvu nebo EAN.
  6. Uložte tlačítkem Uložit v hlavičce dokladu.

Co se stane potom: Zakázka dostane číslo z vybrané řady a stav podle výchozího nastavení. Součty v panelu Součty se přepočítají automaticky po každé změně řádku – nemusíte nic mačkat.

⚠️ Častá chyba: Bez vyplněného Klient se zakázka neuloží („Partner musí být vybrán“). U plátce DPH navíc musí být vyplněná Sazba DPH („Sazba DPH musí být vybrána“) a Kurz nesmí být prázdný ani nula.

? Tip: Číslo zakázky needitujte ručně. Pokud potřebujete jinou řadu, přepněte ji ikonou seznamu vedle pole s číslem – číslo se přegeneruje samo. Ikona tužky ruční editaci teprve odemyká a používá se jen výjimečně.

Zjištění, co chybí skladem, a objednání u dodavatele

Zakázka může obsahovat zboží, které nemáte. Tenhle postup vám ho objedná.

  1. Otevřete zakázku a přepněte se na prodejní položky. Ve sloupci Skladem vidíte reálnou dostupnost, ve sloupci Množství to, co potřebujete.
  2. Řádky, kde je požadované množství větší než skladová zásoba, jsou podbarvené žlutě. To jsou vaše „mínusy“.
  3. V liště dokladu rozbalte Objednat a zvolte variantu:
    • Objednat chybějící podle dodavatelů – objedná jen to, co není skladem, a rozdělí to na samostatné objednávky podle dodavatele z ceníku.
    • Objednat vše podle dodavatelů – objedná všechny položky, každému dodavateli zvlášť.
    • Objednat vše jedna objednávka – všechno na jednu jedinou objednávku.
    • Objednat výběr – otevře okno, kde si zaškrtáte konkrétní řádky, a tlačítkem Nová objednávka je objedná.
  4. Po dokončení se objeví hlášení Objednávky byly vygenerovány.

Co se stane potom: U každé objednané položky se ve sloupci Objednávka objeví číslo vzniklé objednávky jako odkaz – kliknutím ji otevřete. Položka, která už číslo objednávky má, se podruhé neobjedná.

? Tip: Tlačítko Objednat je i přímo nad mřížkou prodejních položek a nad mřížkou nákladových položek. Objedná vždy jen doposud neobjednané řádky té konkrétní záložky.

Rozdělení zakázky na to, co je skladem, a na zbytek

Když zákazník nechce čekat na celou dodávku, rozdělte zakázku na dvě.

  1. V liště dokladu rozbalte Rozdělit a zvolte:
    • Výběr z mínusů – pro případ „vydáme, co máme, zbytek doobjednáme“.
    • Vyběr ze všeho – pro případ „tuhle část zakázky řešíme zvlášť“.
  2. V okně Nová zakázka z vybraných položek zaškrtejte řádky, které se mají přesunout.
  3. Klikněte na jedno ze dvou tlačítek:
    • Vytvořit zakázku celá množství – vybrané řádky přejdou do nové zakázky v plném množství a z původní zakázky zmizí.
    • Vytvořit zakázku jen mínusy – do nové zakázky jde jen chybějící rozdíl. Například u řádku s množstvím 10 ks, kde máte skladem 4 ks, zůstane v původní zakázce 4 ks a do nové půjde 6 ks.
  4. Objeví se hlášení Zakázka byla rozdělena.

Co se stane potom: Nová zakázka dostane vlastní číslo z řady commission, převezme hlavičku původní (klienta, měnu, obchodníka, středisko) a dostane stav označený jako „nová“. Vazby na fakturu, zálohu, výdejku a dokumenty se do ní nepřenášejí – je to čistý doklad.

⚠️ Častá chyba: Rozdělení je nevratné. Původní řádky se v případě „jen mínusy“ sníží, v případě „celá množství“ smažou. Před rozdělením si zkontrolujte, že na dělené řádky nenavazuje výdejka – takové řádky se mazat nedají.

Naplánování práce úkoly a odepsání odpracovaných hodin

Zakázky s prací se plánují na záložce úkoly a odepisují na záložce práce.

  1. Otevřete záložku úkoly a přidejte řádek. Vyplňte Popis, Pracoviště, Pracovník a Sazba.
  2. Zadejte buď Norma ks/hod, nebo Norma čas/ks – druhá hodnota se dopočítá sama. Například při normě 90 sekund na kus vyjde norma 40 ks/hod.
  3. Potřebujete-li úkol rozpadnout na dílčí kroky, klikněte na řádku na podúkol. Vznikne podřízený řádek; nadřízený úkol se zbarví modře a jeho pole Hodin se uzamkne – hodiny se u něj sčítají z podúkolů.
  4. Až je úkol splněný, zaškrtněte Hotovo.
  5. Přepněte se na záložku práce a zkontrolujte odepsaný čas, případně doplňte Začátek, Konec, Dobré, Zmetky a Oprava.

Co se stane potom: Zaškrtnutím Hotovo systém automaticky založí odpovídající řádek na záložce práce (nebo aktualizuje ten stávající). Když Hotovo odškrtnete, řádek práce se zase smaže. Sloupec Celkem na záložce práce se počítá sám jako součet Dobré + Zmetky + Oprava.

? Tip: Řádkové tlačítko PDF na úkolu vytiskne úkolový list pro dílnu – včetně QR kódu zakázky. Na řádku práce vytiskne totéž pro konkrétní pracovní výkon.

Evidence výroby a výdej vyrobených kusů

Záložka výroba slouží tam, kde prodejní položku nekupujete, ale vyrábíte.

  1. Otevřete záložku výroba a přidejte řádek. Ve sloupci Kód vyberte, který z prodejních řádků zakázky vyrábíte – nabídka ukazuje kód, název a požadované množství ve tvaru KÓD - Název vyrobit: 10.
  2. Do sloupce Vyrobeno zapište, kolik kusů je hotovo. Sloupec Zbývá vyrobit se dopočítá.
  3. Až chcete hotové kusy naskladnit/vydat, klikněte na řádku na vydat, nebo použijte Vydat vše nad mřížkou pro všechny dosud nevydané řádky.

Co se stane potom: Vznikne výdejka s titulkem „výrobní položky zakázky“ a její číslo se objeví ve sloupci Výdejka jako odkaz. Pokud se z výdejky vytvořil i dodací list, zobrazí se ve sloupci Dodací list.

? Omezení: Řádek výroby musí mít vybraný výrobek („Musí být vybrán výrobek“). Jakmile je řádek vydaný, sloupce Kód i Vyrobeno se uzamknou – opravit je už nelze.

Vydání zboží ze skladu – výdejka nebo dodací list

  1. V liště dokladu rozbalte Vydat a zvolte nová výdejka.
  2. V okně Nová výdejka ze zakázky zaškrtejte položky, které se mají vydat. Nabízejí se jen ceníkové řádky, ke kterým ještě žádná výdejka neexistuje.
  3. Zvolte jedno ze tří tlačítek:
    • Vytvořit výdejku – jen skladový výdej.
    • Vytvořit dodací list – výdejka i dodací list zároveň.
    • Přidat na dodací list – přidá položky na už existující dodací list, který vyberete v poli Vyberte dodací list.
  4. Potvrzením se objeví Výdejka byla vytvořena, případně i Dodací list byl vytvořen.

Když se zakázka později změní, použijte Vydat → aktualizovat výdejky. V okně Aktualizace výdejek ze zakázky vyberete položky a zvolíte Aktualizovat výdejky nebo Aktualizovat dodací listy.

Co se stane potom: Číslo výdejky se zapíše do hlavičky zakázky a objeví se ve sloupci Výdejka u každého vydaného řádku. Sklad položky se u řádku zamkne.

? Omezení: Pokud už k zakázce existuje faktura, tlačítko pro výdejku odmítne akci hláškou K zakázce již existuje faktura. Platí to i obráceně – viz Mazání, zamykání a omezení.

Vyfakturování zakázky

  1. V liště dokladu klikněte na faktura.
  2. V okně Vytvořit fakturu ze zakázky zaškrtejte prodejní položky a pracovní řádky, které se mají fakturovat.
  3. Klikněte na Nová faktura. Pokud už faktura existuje a jen do ní doplňujete, použijte Aktualizovat fakturu.

Co se stane potom: Vznikne faktura s klientem, měnou, formou úhrady a obchodníkem převzatým ze zakázky. Splatnost se počítá od data vystavení podle nastavení partnera. Datum zdanitelného plnění se vezme ze Skutečné dodání, a pokud je prázdné, použije se dnešek – kurz cizí měny se na faktuře přepočítá právě k tomuto datu, ne k datu zakázky.

Pracovní řádky se na fakturu přenesou jako položky s množstvím v hodinách a jednotkou hod.; jednotková cena = sazba navýšená o přirážku. Máte-li na faktuře zároveň zboží i práci, vloží se mezi ně automaticky textový oddělovací řádek Práce:.

⚠️ Častá chyba: Když máte v nastavení zapnutý výdej při fakturaci a některá položka by šla do minusu, celá fakturace se vrátí zpět s chybou Nelze vydat položku do záporného stavu skladu. Nejdřív dořešte sklad, pak fakturujte.

Hromadné vyfakturování více dokončených zakázek

Když fakturujete jednou týdně všechno hotové najednou.

  1. V seznamu zakázek zaškrtejte řádky, které chcete vyfakturovat. Pomůže si nejdřív filtrovat přes Filtr stavu.
  2. V liště hromadných akcí zvolte vytvořit faktury a potvrďte tlačítkem Proveď.
  3. Průběh ukazuje ukazatel Probíhá vytváření faktur.

Co se stane potom: U každé zpracované zakázky vznikne faktura a zakázce se nastaví stav označený jako dokončený. Zakázky, které už fakturu mají, se přeskočí a vypíšou se v hlášení Z těchto zakázek nebyly faktury vytvořeny. Úspěšně vytvořené faktury se vypíšou pod hlavičkou Vytvořené faktury.

⚠️ Častá chyba: Když nezaškrtnete ani jeden řádek, akce skončí hláškou Nevybrali jste žádné záznamy. Zaškrtnutí přežívá stránkování seznamu – zkontrolujte, že v označení nezůstal řádek z předchozí stránky.

Přehled seznamu

Seznam je výchozí obrazovkou modulu. Řadí se automaticky podle Datum přijetí sestupně, takže nahoře jsou nejnovější zakázky.

Sloupce seznamu

Sloupců je hodně a každý si může zobrazit jen ty svoje – zapínají se v Nastavení seznamu (ikona vpravo nad seznamem), pořadí se mění přetažením hlavičky.

Sloupec Co ukazuje
Číslo zakázky Číslo z číselné řady. Needituje se ručně.
Klient Odběratel. Ikonka vedle otevře kartu partnera.
Pobočka Pobočka odběratele, pokud je zadaná.
Stav Stav zakázky jako barevný štítek.
Středisko Středisko, na které se zakázka účtuje.
Předběžná cena bez DPH / s DPH Ručně zadaný odhad z hlavičky. U neplátce DPH jen Předběžná cena.
Vypočtená cena bez DPH / s DPH Součet skutečných řádků. U neplátce DPH jen Vypočtená cena.
Měna, Kurz Měna zakázky a kurz použitý pro přepočet.
Hodiny Součet odpracovaných hodin ze záložky práce.
Datum přijetí, Začátek práce, Požadované dodání, Skutečné dodání Termínová osa zakázky.
Doprava, Platba Způsob dopravy a úhrady.
E-mail Zaškrtnuto, pokud už byl doklad odeslán e-mailem.
Popis První řádek pole Popis zakázky.
Eshop Z jakého e-shopu zakázka přišla.
Expedice ok Zaškrtnuto, když je zakázka vyřízená v modulu Expedice.
Faktura Ručně zapsané číslo faktury z hlavičky.
Spárovaná faktura / Spárovaná záloha / Výdejka Čísla dokladů, které z této zakázky skutečně vznikly.
Zisk % / Zisk Vypočtená ziskovost zakázky (jen u plátce DPH).
Objednávka Číslo objednávky zákazníka.
Typ stroje, Specifikace, Příslušenství Servisní údaje k předmětu zakázky.
Obchodník Zodpovědný uživatel.
Vytvořeno, Vytvořil, Změněno, Změnil Auditní údaje, needitovatelné.

Hledání a filtrování

  • Filtr nad sloupcem – u polí Číslo zakázky, Stav, Klient, Spárovaná faktura, dat, Střediska, Eshopu, Obchodníka, Měny, Objednávky, Popisu, Typu stroje, Specifikace a Příslušenství se nabízí našeptávač z existujících hodnot.
  • Hledat v obsahu – prohledá i to, co v seznamu vůbec není vidět: názvy a kódy položek na řádcích, obě poznámky u položek, názvy a popisy úkolů a popisy a poznámky u práce. Tohle je nejrychlejší cesta, jak najít zakázku podle toho, co v ní bylo.
  • Filtr stavu – rychlý přepínač podle stavu zakázky.
  • Předdefinované filtry – nedokončené v termínu (zakázky bez dokončeného stavu, kterým už uplynulo Požadované dodání) a zatím nedokončené (všechny nedokončené bez ohledu na termín). Oba filtry pod seznamem rovnou sečtou hodnotu zakázek bez DPH a s DPH.
  • Vlastní filtr si můžete uložit a pojmenovat; Uživatelské dotazy ukazují uložené dotazy.

? Tip: Filtr nedokončené v termínu je nejlepší denní přehled pro vedoucího zakázek – ukáže přesně to, co má být hotovo a není.

Barevné označení řádků

Každou zakázku můžete ručně obarvit – Zelená, Žlutá, Jantarová, Fialová, případně Zrušit označení. Označení se nastavuje z nabídky na řádku seznamu, z hlavičky otevřeného dokladu, nebo klávesovou zkratkou Alt+1 až Alt+4. Zaškrtnete-li víc řádků, obarví se všechny najednou.

Barva nemá žádný vliv na chování zakázky – slouží jen vám k vizuálnímu třídění (například žlutá = čeká na zákazníka).

Akce nad označenými řádky

Zaškrtávátko je na začátku každého řádku. Nad označenými zakázkami lze spustit:

Akce Co udělá
stáhnout PDF Vygeneruje PDF všech označených zakázek a stáhne je najednou.
vytvořit faktury Hromadně vyfakturuje označené zakázky (viz scénář výše).

Akce na jednotlivém řádku

Rozbalovací nabídka na začátku řádku nabízí: Expedice (otevře zakázku v modulu Expedice), Kopírovat, Vymazat, Zamknout / Odemknout a Barevné označení. U dokladu, který je zamčený nebo stornovaný, se to v seznamu pozná ikonkou Zamčeno / Storno.

Karta zakázky

Záložka karta obsahuje hlavičku zakázky. Většina polí je evidenční, ale několik z nich mění chování celého dokladu i dokladů, které z něj vzniknou. Ta jsou v tabulce níže.

Nosná pole – přehled

Pole Povinné Proč je nosné
Klient ano Bez něj se doklad neuloží. Určuje pobočky, kontakty, měnu, splatnost a ceny partnera.
Sazba DPH ano (u plátce DPH) Výchozí sazba pro nové řádky a základ pro DPH z práce.
Kurz ano Nesmí být prázdný ani nula. Přepočítává ceny řádků při změně měny.
Měna ne Změna měny nabídne přepočet cen všech řádků.
Stav ne Ovlivňuje filtry, blokaci skladu a to, jestli je zakázka „nedokončená“.
Skutečné dodání ne Stává se datem zdanitelného plnění na faktuře a určuje kurz na faktuře.
Požadované dodání ne Řídí předdefinovaný filtr nedokončené v termínu.
Předběžná cena bez DPH ne Je-li vyplněná, přebíjí vypočtenou cenu v panelu Součty i ve výpočtu zisku.
Požadovaný zisk na položkách ne Výchozí přirážka, se kterou se dopočítává prodejní cena z nákupní.
Požadovaný zisk na práci ne Výchozí přirážka nad hodinovou sazbou.
Středisko ne Předvyplňuje středisko novým řádkům práce a vstupuje do sestavy Zakázky podrobně.
Číslo zakázky ne (generuje se) Určuje číselnou řadu dokladu; ručně se needituje.
Stornováno ne Vyřadí zakázku z blokace skladu a označí ji v seznamu.

Klient

Co to je: Odběratel, pro kterého zakázku děláte. Vybírá se z adresáře partnerů našeptávačem.

Kdy a proč: Vyplňte hned na začátku – dokud není vybraný, jsou pole Pobočka a Kontakt prázdná, protože se plní až podle něj. Ikonka vedle pole otevře kartu partnera bez opuštění zakázky.

Důsledek a úskalí: Klient táhne za sebou měnu, formu úhrady, splatnost a partnerské ceny. Když ho změníte až po vložení položek, ceny už vložených řádků se automaticky nepřepočítají – přepočítejte je tlačítkem Aktualizovat ceny nad mřížkou prodejních položek. Bez klienta uložení skončí chybou „Partner musí být vybrán“.

Stav

Co to je: Stav zakázky vybíraný ze seznamu stavů definovaných pro zakázky. Každý stav má vnitřní příznak – nová / rozpracovaná / dokončená / stornovaná.

Kdy a proč: Posunujte stav podle skutečnosti. Nabídka je seřazená tak, aby nové stavy byly nahoře a stornované dole.

Důsledek a úskalí: Stav řídí víc, než se zdá. Zakázka bez dokončeného stavu se objevuje ve filtrech nedokončené v termínu a zatím nedokončené. Zároveň platí, že jen zakázky, které nejsou dokončené ani stornované, blokují zásobu – tedy snižují dostupné množství, které vidí ostatní zakázky. Hromadná akce vytvořit faktury nastavuje dokončený stav sama.

Měna a Kurz

Co to je: Měna dokladu a kurz k tuzemské měně. Nová zakázka je dostane z nastavení firmy.

Kdy a proč: Měnu měňte jen dokud je zakázka prázdná nebo pokud jste připraveni přepočítat řádky. Kurz se dá k datu dotáhnout automaticky.

Důsledek a úskalí: Kurz nesmí být prázdný („Kurz nesmí být prázdný“) ani nula („Kurz nesmí být 0“) – v opačném případě by se součty dělily nulou. Panel Součty přepočítává nákupní ceny kurzem, prodejní ceny řádků zůstávají v měně dokladu. Na faktuře se kurz znovu přepočte k datu zdanitelného plnění, takže se od kurzu na zakázce může lišit.

Sazba DPH

Co to je: Základní sazba DPH dokladu. Pole se zobrazuje jen plátcům DPH.

Kdy a proč: Nastavte ji hned po založení; nabídka obsahuje jen sazby platné k dnešnímu dni.

Důsledek a úskalí: Tahle sazba se použije jako výchozí u nových řádků a hlavně u práce – ta nemá vlastní sloupec DPH, DPH se jí počítá právě touhle sazbou. Když sazbu změníte, řádky, které už existují, si svoji sazbu ponechají.

Skutečné dodání

Co to je: Datum, kdy jste zakázku skutečně předali.

Kdy a proč: Vyplňte ho při předání – ne dopředu.

Důsledek a úskalí: Toto pole se při fakturaci stane datem zdanitelného plnění faktury. Když je prázdné, použije se datum vytvoření faktury. U cizoměnových zakázek to má přímý finanční dopad, protože kurz na faktuře se počítá k tomuto datu. Při kopírování zakázky se pole záměrně vyprázdní.

Požadované dodání

Co to je: Termín, do kdy zakázku slíbíte zákazníkovi.

Kdy a proč: Vyplňujte vždy, i orientačně – bez něj zakázka nikdy nespadne do filtru zpožděných.

Důsledek a úskalí: Filtr nedokončené v termínu ukazuje zakázky, které nemají dokončený stav a jejichž Požadované dodání už je v minulosti. Prázdné pole = zakázka se v tomto filtru nikdy neobjeví, i kdyby stála měsíce. Při kopírování se pole také vyprázdní.

Předběžná cena bez DPH a Předběžná cena s DPH

Co to je: Ruční odhad ceny, který můžete zadat ještě předtím, než jsou na zakázce položky. U neplátce DPH se pole jmenuje jen Předběžná cena.

Kdy a proč: Používejte při přijetí zakázky, kde znáte cílovou cenu, ale ne detailní rozpad (typicky servis „oprava do 15 000 Kč“).

Důsledek a úskalí: Toto je nejzrádnější pole na kartě. Jakmile je Předběžná cena bez DPH větší než nula, panel Součty přestane zobrazovat vypočtenou cenu z řádků a použije jako celkovou cenu právě tenhle odhad – včetně přepočtu Přirážka celkem a Zisk celkem. Když tedy vidíte, že součet dole nesedí se součtem řádků, podívejte se sem. Chcete-li zpátky reálnou kalkulaci, pole vynulujte.

Požadovaný zisk na položkách a Požadovaný zisk na práci

Co to je: Cílová přirážka v procentech, se kterou se má pracovat na řádcích zakázky.

Kdy a proč: Zadejte je před vkládáním položek, pokud má zakázka jinou marži než obvykle.

Důsledek a úskalí: Prodejní cena položky se z nákupní počítá jako nákup × (1 + přirážka/100). Například nákup 1 200 Kč a přirážka 25 % dá prodej 1 500 Kč. U práce se stejným způsobem navyšuje hodinová sazba – sazba 600 Kč s přirážkou 20 % vstoupí na fakturu jako 720 Kč/hod. Změna těchto polí zpětně nepřepočítá už zadané řádky.

Středisko

Co to je: Nákladové středisko, na které se zakázka a její výnosy účtují.

Kdy a proč: Vyplňte, pokud firma středisky sleduje hospodaření.

Důsledek a úskalí: Středisko z hlavičky se automaticky předvyplní novým řádkům práce. Sestava Zakázky podrobně je celá postavená na výběru středisek – bez vyplněného střediska v ní zakázka nebude.

Číslo zakázky a číselná řada

Co to je: Číslo dokladu generované z vybrané číselné řady. Pole je standardně jen ke čtení.

Kdy a proč: Řadu vybíráte buď při zakládání (šipka u tlačítka Nový záznam), nebo dodatečně ikonou seznamu vedle pole s číslem – u aktuální řady je fajfka a u výchozí řady poznámka (výchozí).

Důsledek a úskalí: Ikona tužky odemkne ruční přepis čísla. Používejte ji jen výjimečně (například při dohledávání staré zakázky) – ručně zadané číslo se nekontroluje proti řadě a může způsobit duplicitu.

Stornováno a Použít pro Helpdesk

Co to je: Dvě zaškrtávátka. Stornováno označí zakázku jako zrušenou, Použít pro Helpdesk ji zpřístupní jako cíl pro helpdeskové události.

Kdy a proč: Storno použijte místo mazání u zakázky, která už má historii nebo navazující doklady.

Důsledek a úskalí: Stornovaná zakázka je v seznamu označená a přestává blokovat skladovou zásobu, takže se zboží ihned uvolní ostatním zakázkám. Doklady, které z ní už vznikly, se stornem nijak neruší – ty musíte vyřešit v jejich modulech.

Ostatní pole hlavičky

Pole Význam
Pobočka Pobočka odběratele – nabídka se plní podle vybraného klienta.
Kontakt Kontaktní osoba u odběratele.
Obchodník Zodpovědný uživatel; předvyplní se přihlášený uživatel.
Popis zakázky Víceřádkový popis toho, co se má udělat. Tiskne se na doklad.
Popis práce Víceřádkový popis provedené práce. Tiskne se na doklad.
Poznámka Krátká interní poznámka.
Datum přijetí Kdy jste zakázku přijali. Předvyplní se dnešní pracovní datum.
Začátek práce Kdy se na zakázce začalo dělat.
Číslo objednávky Číslo objednávky u zákazníka – k dohledání v jeho systému.
Výrobní číslo Sériové číslo zařízení. Při kopii zakázky se maže.
Typ stroje, Specifikace, Příslušenství Servisní údaje o předmětu zakázky.
Platba, Doprava Forma úhrady a způsob dopravy; přenášejí se na navazující doklady.
Faktura Ruční textové pole pro číslo faktury (například z jiného systému). Není totéž jako Spárovaná faktura, kterou plní systém.
Vytvořeno, Vytvořil, Změněno, Změnil Auditní údaje, needitovatelné.

Záložky zakázky

Zakázka má deset záložek. Po otevření dokladu je aktivní prodejní položky, protože s nimi se pracuje nejčastěji.

karta

Hlavička zakázky – všechna pole popsaná v předchozí kapitole. Vejdete sem, když měníte klienta, termíny, měnu, stav nebo cílovou marži.

prodejní položky

To, co zákazníkovi prodáváte a co půjde na fakturu. Nejdůležitější mřížka celého modulu.

Sloupec Význam
Kód Kód položky z ceníku. Nelze přepsat.
Popis Název položky. U ceníkové položky je zamčený, u volného textového řádku editovatelný.
Skladem Reálná dostupnost na skladu daného řádku. Počítá se automaticky, nelze přepsat.
Množství Kolik se prodává.
Nákup Nákupní cena za jednotku.
Přirážka % Marže nad nákupní cenou.
Prodej bez DPH / Prodej s DPH Jednotková prodejní cena. Který z těch dvou se ukáže, řídí typ prodejní ceny dokladu.
Sleva % Sleva na řádku.
Celkem bez DPH / Celkem s DPH Řádkové součty. U neplátce DPH jen Celkem.
DPH % Sazba DPH řádku – výběr z platných sazeb.
Objednávka Číslo objednávky u dodavatele. Odkaz otevře objednávku.
Výdejka, Faktura, Záloha Čísla dokladů, na kterých už řádek skončil.
Poznámka 1, Poznámka 2 Dvě volné poznámky. Jejich názvy si firma může přejmenovat.
Středisko Středisko řádku.
Sklad Ze kterého skladu se má vydat. Volba — automaticky — nechá rozhodnutí na systému.
Poznámka Delší poznámka k řádku.

Barevné podbarvení řádků vám bez počítání ukáže problémy:

  • Růžové – přirážka na řádku je nižší, než je firemní minimum. Prodáváte pod cílovou marží.
  • Žluté – požadované množství je vyšší než skladová zásoba. Zboží je potřeba objednat nebo vyrobit.

Nad mřížkou jsou čtyři nástroje: Objednat (objedná dosud neobjednané řádky), Seřadit s volbami Kód zboží / Název / Výchozí pořadí, a Aktualizovat ceny, které přepočte prodejní ceny a zisk podle aktuálního ceníku (hlášení Ceny a zisk byly přepočítány). Pořadí řádků se dá měnit i přetažením.

? Tip: Sloupec Sklad nechte na — automaticky —, dokud nemáte důvod. Systém si sklad vybere sám v pořadí: sklad z ceníku → sklad z e-shopu → speciální sklad pro vratné obaly → obecný sklad z nastavení. Ručně vybraný sklad má vždycky přednost.

? Omezení: Jakmile na řádek naváže výdejka nebo faktura, sloupec Sklad se uzamkne a řádek už nelze smazat – nejdřív ho odeberte z výdejky.

výroba

Pro položky, které nekupujete, ale vyrábíte. Každý řádek se váže na jeden řádek z prodejních položek.

Sloupec Význam
Kód Který prodejní řádek vyrábíte. Povinný výběr.
Popis, Jednotky, Skladem Doplní se podle vybraného výrobku, nelze editovat.
Vyrobeno Kolik kusů je hotovo.
Zbývá vyrobit Dopočítá se z požadovaného množství a už vyrobeného.
Objednávka Číslo výrobní objednávky, textové pole.
Výdejka, Dodací list Doklady, kterými se vyrobené kusy vydaly. Odkazy je otevřou.

Řádkové tlačítko vydat se objeví jen u řádku, kde je Vyrobeno různé od nuly. Nad mřížkou je Vydat vše pro všechny dosud nevydané řádky.

nákladové položky

Náklady zakázky, které se zákazníkovi nefakturují jako samostatné položky – materiál, kooperace, nakoupené díly.

Sloupec Význam
Kód, Popis Položka z ceníku nebo volný text.
Množství Kolik se spotřebovalo. Je zamčené u řádku, který vznikl z prodejní položky.
Nákup Nákupní cena za jednotku.
Objednávka Číslo objednávky u dodavatele, odkaz.
Faktura přijatá Přiřazení k přijaté faktuře. Nabídka obsahuje jen faktury už navázané na tuto zakázku.
Poznámka 1, Poznámka 2, Středisko, Sklad Stejně jako u prodejních položek.

Nad mřížkou je tlačítko Objednat, které objedná dosud neobjednané nákladové položky.

? Tip: Nákladové položky nemají prodejní cenu ani DPH – vstupují jen do řádku Nákup položek v panelu Součty a snižují zisk. Když má být položka i na faktuře, patří do prodejních položek, ne sem.

práce

Skutečně odpracovaný čas. Z této záložky se práce přenáší na fakturu.

Sloupec Význam
Popis Co se dělalo.
Začátek, Konec Datum a čas výkonu. Předvyplní se dnešní datum a aktuální čas.
Hodin Počet hodin.
Pracoviště Vybírá se z pracovišť povolených pro zakázky.
Pracovník Uživatel; nabídka je rozdělená na Aktivní a Neaktivní.
Sazba Hodinová sazba.
Přirážka % Marže nad sazbou.
Dobré, Zmetky, Oprava Počty kusů podle výsledku.
Celkem Součet předchozích tří. Počítá se sám.
Středisko Předvyplní se ze střediska zakázky.
Poznámka Volná poznámka.

Řádkové tlačítko PDF vytiskne pracovní list k danému výkonu.

úkoly

Plán práce. Na rozdíl od záložky práce popisuje, co se má udělat, ne co se udělalo.

Sloupec Význam
Popis Co se má udělat.
Začátek, Konec Plánovaný časový rámec.
Hodin Plánovaný čas. U úkolu s podúkoly je zamčený.
Norma ks/hod Kolik kusů se stihne za hodinu.
Norma čas/ks Kolik času zabere jeden kus. Přepočítává se s předchozím sloupcem.
Pracoviště, Pracovník, Sazba Kdo, kde a za kolik.
Hotovo Zaškrtnutím se úkol uzavře a založí se odpovídající řádek práce.
Středisko, Poznámka Doplňkové údaje.

Řádkové tlačítko podúkol přidá podřízený krok – nabízí se jen u hlavního úkolu, ne u už existujícího podúkolu. Úkol, který má aspoň jeden podúkol, je podbarvený modře. Řádkové PDF vytiskne úkolový list.

⚠️ Častá chyba: Odškrtnutím Hotovo se automaticky vytvořený řádek práce smaže i s ručně dopsanými údaji. Když jste k němu doplnili poznámku nebo počty kusů, přijdete o ně.

záhlaví a zápatí

Dvě samostatné záložky s formátovaným textem, který se tiskne nad položkami a pod nimi. Výchozí text se bere z firemního nastavení pro zakázky, můžete ho pro konkrétní doklad přepsat.

poznámky

Volný formátovaný text pro interní účely. Netiskne se na doklad jako záhlaví a zápatí – slouží k předání kontextu mezi kolegy.

soubory

Přílohy zakázky – fotografie závady, schéma, potvrzená objednávka od zákazníka. Soubory se ukládají k zakázce a zůstávají u ní i po vyfakturování.

Panel Součty

Pod záložkami je panel, který průběžně ukazuje ekonomiku zakázky. Přepočítává se automaticky po každé změně řádku.

Řádek Co znamená
Přijaté faktury Součet cen bez DPH z přijatých faktur přiřazených k této zakázce (jen těch označených jako náklad).
Nákup položek Nákupní hodnota prodejních položek, přepočtená kurzem.
Přirážka položek xx % Kolik jste na položkách vydělali. Procento v názvu je dosažená přirážka.
Prodej položek Prodejní hodnota položek.
Náklady práce Sazba × hodiny, bez přirážky.
Přirážka práce xx % Kolik přidává marže na práci.
Prodej práce Cena práce včetně přirážky – tolik půjde na fakturu.
Náklady celkem Nákup položek + náklady práce + přijaté faktury.
Přirážka celkem xx % Absolutní marže celé zakázky.
Zisk celkem xx % Podíl zisku na tržbě.
Celkem bez DPH / Celkem Výsledná cena zakázky.
Celkem s DPH Totéž včetně DPH (jen u plátce DPH).

⚠️ Častá chyba: Vratné obaly se do zisku nepočítají – systém je z výpočtu marže záměrně vyřazuje. Když vám nesedí Přirážka položek se součtem řádků, zkontrolujte, jestli mezi nimi nejsou obaly.

? Tip: Dva ukazatele marže se liší záměrně. Přirážka celkem říká, kolik jste přirazili k nákladům; Zisk celkem říká, jaký podíl z tržby vám zůstane. Přirážka 25 % odpovídá zisku 20 %.

Akce a tlačítka na dokladu

Lišta nad seznamem

Tlačítko Co udělá
Nový záznam Založí novou zakázku. Šipka vedle nabídne výběr číselné řady.
Eshop Spustí synchronizaci se všemi aktivními e-shopy – stáhne nové objednávky a odešle stavy skladu.
Import → XML Pohoda Otevře okno Import zakázek pro nahrání souboru s objednávkami.
Tisk → (sestava zakázek) Sestava zakázek za období a obchodníka.
Tisk → Zakázky podrobně Rozpad zakázek po střediscích a typech položek.
Tisk → Práce podrobně Přehled práce a úkolů; ukládá se do XLS.
Filtr stavu Rychlé omezení seznamu na jeden stav.
nedokončené v termínu Zakázky po termínu, které nejsou dokončené.
zatím nedokončené Všechny nedokončené zakázky.
Akce → stáhnout PDF Stáhne PDF všech označených zakázek.
Akce → vytvořit faktury Hromadně vyfakturuje označené zakázky.
Nastavení seznamu Výběr, pořadí a šířka sloupců; nabízí i Obnoví výchozí nastavení seznamu.

Lišta otevřené zakázky

Tlačítko Co udělá Kdy nefunguje
Uložit Uloží celý doklad včetně všech záložek. Na zamčeném dokladu nebo bez práva zápisu.
Tisk → Práce na zakázce PDF přehled odpracované práce. Bez práva na sestavy.
Tisk → Úkoly na zakázce PDF přehled úkolů. Bez práva na sestavy.
Do expedice Zapíše zakázku do seznamu pro expedici. Je-li už v expedici – hlášení Zakázka je již v expedici.
Rozdělit → Výběr z mínusů Nová zakázka z chybějícího množství. –
Rozdělit → Vyběr ze všeho Nová zakázka z libovolných vybraných položek. –
Objednat → Objednat vše jedna objednávka Jedna objednávka na všechny položky. –
Objednat → Objednat vše podle dodavatelů Objednávky rozdělené podle dodavatele. –
Objednat → Objednat chybějící podle dodavatelů Objedná jen to, co není skladem. –
Objednat → Objednat výběr Okno pro ruční výběr položek, potvrzení tlačítkem Nová objednávka. –
záloha Okno pro zálohovou fakturu – Nová zálohová faktura nebo Aktualizovat zálohovou fakturu. –
faktura Okno pro fakturu – Nová faktura nebo Aktualizovat fakturu. Existuje-li výdejka: K zakázce již existuje výdejka.
Vydat → nová výdejka Okno Nová výdejka ze zakázky s volbami Vytvořit výdejku, Vytvořit dodací list, Přidat na dodací list. Existuje-li faktura: K zakázce již existuje faktura.
Vydat → aktualizovat výdejky Okno Aktualizace výdejek ze zakázky s volbami Aktualizovat výdejky a Aktualizovat dodací listy. Nejsou-li žádné výdejky.
časté texty Vloží předpřipravený text z knihovny často používaných textů. –
doklady Zobrazí všechny doklady spárované s touto zakázkou. –
Náhled Otevře tiskový náhled zakázky. –
PDF Stáhne zakázku jako PDF. –
E-mail Odešle doklad e-mailem zákazníkovi. –

Univerzální prvky hlavičky dokladu

Tyhle ovládací prvky vypadají stejně ve všech dokladových modulech Trynxu.

Prvek Co udělá
Barevný puntík Nastaví barvu dokladu: Zelená, Žlutá, Jantarová, Fialová, Zrušit označení. Funguje i klávesami Alt+1 až Alt+4.
Ikona schránky Zkopíruje číslo dokladu a název firmy do schránky; potvrdí se nápisem zkopírováno.
Zámek zamkne záznam. U zamčeného dokladu se ikona změní a nabízí odemkne záznam.
Hodiny zobrazí historii změn záznamu. Po najetí myší ukáže rovnou Vytvořeno / Vytvořil / Změna / Změnil.
Kopírka kopírovat doklad – po potvrzení otázky Opravdu chcete doklad kopírovat vytvoří kopii.
Uložit Uložit vše a zůstat – uloží doklad a nechá ho otevřený. V režimu bez seznamu je vedle něj i Uložit vše a zavřít.
Obálka Ukazuje stav odeslaných e-mailů k dokladu; kliknutím otevře jejich historii.

Ve formuláři samotném jsou navíc čtyři méně nápadná tlačítka: Vytvořit fakturu (uloží a rovnou vystaví fakturu – hlášení Změny byly uloženy faktura byla vytvořena), Odeslat, PDF a Zpět.

? Tip: Kopie zakázky je nejrychlejší cesta k opakované zakázce pro stálého zákazníka. Zkopírují se položky, úkoly i práce, ale Datum přijetí se přepíše na dnešek, vyprázdní se Požadované dodání, Skutečné dodání, Výrobní číslo i Faktura, doklad se odemkne a všechny vazby na faktury, výdejky a objednávky se zruší. Součty se přepočítají.

Mazání, zamykání a omezení

Mazání zakázky

Zakázku smažete z nabídky na jejím řádku v seznamu volbou Vymazat. Systém se ptá Opravdu chcete záznam vymazat?.

? Omezení: Mazání je dostupné jen s právem erase. U zakázky, ze které už vznikla faktura nebo výdejka, mazání neřeší navazující doklady – ty zůstanou. Pro takové případy použijte Stornováno místo mazání.

Mazání řádku

Řádek smažete přímo v mřížce. Prodejní položku, ze které už vznikla výdejka, ale smazat nelze:

? Omezení: Řádek není možné smazat, existuje k němu výdejka. Nejprve položku odeberte z výdejky.

Zamykání

Zámek v hlavičce zakázku uzavře proti změnám. Zamknout i odemknout může kdokoli s právem zápisu nebo editace, takže to není bezpečnostní opatření – je to signál „tady už nešahej“. Zamčené zakázky poznáte v seznamu podle ikonky Zamčeno.

Vzájemné vyloučení faktury a výdejky

Tohle je nejčastější důvod, proč tlačítko nejde použít:

  • Existuje-li k zakázce faktura, nelze z ní vytvořit výdejku – K zakázce již existuje faktura.
  • Existuje-li k zakázce výdejka, nelze z ní vytvořit fakturu – K zakázce již existuje výdejka.

Rozhodněte se tedy dopředu, kterou cestou půjdete: buď fakturujete a výdej necháte proběhnout automaticky při fakturaci, nebo nejdřív vydáte a fakturu vystavíte z dodacího listu.

Pokud se pokusíte fakturu vystavit podruhé, systém ohlásí Faktura již existuje pro zakázku a nabídne místo toho Aktualizovat fakturu.

Blokace skladu

Každá zakázka, která není dokončená ani stornovaná a jejíž položky ještě nebyly vydány, drží („blokuje“) množství na skladě. Ostatní zakázky pak ve sloupci Skladem vidí menší dostupnost. Zakázku uzavřete, stornujete nebo vydáte a zásoba se uvolní.

Ostatní omezení

Situace Co se stane
Výdej by uvedl sklad do minusu Nelze vydat položku do záporného stavu skladu. – celá operace se vrátí zpět.
Doklad mezitím změnil kolega Pozor! Záznam změnil jiný uživatel, Vaše změny nebyly zapsány.
Chybí oprávnění na akci Ke zvolené akci nemáte oprávnění!
Vstup do modulu bez práva Bohužel zde nemáte povolen přístup.
Hromadná akce bez označených řádků Nevybrali jste žádné záznamy.

Tisk a export

Tisk jedné zakázky

  • Náhled otevře tiskovou podobu zakázky – hlavička s číslem, popis zakázky a popis práce, datum přijetí a požadovaného dodání, položky a součty. Pokud má firma nastavený doplňkový text pro zakázky, tiskne se v záhlaví.
  • PDF stejný dokument rovnou stáhne.
  • E-mail ho odešle zákazníkovi; použije se firemní e-mailová šablona pro zakázky. Odeslání se zaznamená do sloupce E-mail v seznamu a do historie e-mailů dokladu.

Tisk z lišty dokladu

Sestava Obsah
Práce na zakázce Odpracovaná práce na této zakázce – kdo, kdy, na jakém pracovišti a za kolik.
Úkoly na zakázce Plánované úkoly této zakázky včetně norem.
PDF na řádku úkolu / práce Úkolový list pro dílnu s QR kódem zakázky.

Sestavy nad více zakázkami

Rozbalte Tisk v liště nad seznamem.

Sestava K čemu je Parametry
Sestava zakázek Přehled zakázek zákazníka za období. Od – Do, Odběratel, Obchodníci
Zakázky podrobně Rozpad zakázek po střediscích až na jednotlivé položky a práci. Datum začátek, Datum konec, Střediska, Typ položek (Prodejní položky / Nákladové položky / Práce / Úkoly), Seskupovat prodejní položky, Bez cen, cenové rozmezí Cena bez DPH od – do
Práce podrobně Přehled odvedené práce a úkolů; ukládá se do XLS tlačítkem Uložit do XLS. Datum začátek, Datum konec, Zakázka, Pouze hotové / Pouze nehotové

⚠️ Častá chyba: U sestavy Zakázky podrobně musí být zaškrtnutý alespoň jeden Typ položek, jinak se objeví Alespoň jeden typ musí být zvolen. Když výběru nevyhoví žádná zakázka, XLS se nevytvoří a systém to oznámí hláškou Data nebyly do XLS uloženy. Zadaným podmínkám nevyhověl žádný záznam.

? Tip: Volbu Bez cen použijte, když sestavu dáváte do dílny – vytiskne se stejný rozpad práce a materiálu, ale bez nákupních a prodejních cen.

Import a e-shop

Synchronizace e-shopu

Tlačítko Eshop v liště nad seznamem projde všechny e-shopy, které máte označené jako aktivní pro synchronizaci, a stáhne z nich nové objednávky jako zakázky. U e-shopů, které to podporují, zároveň odešle zpět stavy skladu – a to ve dvou číslech: kolik je fyzicky skladem a kolik je blokováno rozpracovanými zakázkami.

Importovaná zakázka dostane stav vyhrazený pro e-shopové objednávky, sklad a středisko podle nastavení e-shopu a v seznamu je poznáte podle sloupce Eshop.

⚠️ Častá chyba: Když odeslání stavů selže, objeví se Chyba při odesílání stavů skladu. Objednávky se přesto stáhnou – chyba se týká jen zpětného zápisu zásob.

Import XML Pohoda

  1. V liště nad seznamem rozbalte Import a zvolte XML Pohoda.
  2. V okně Import zakázek vyberte soubor a potvrďte.
  3. Systém oznámí, kolik zakázek naimportoval.

Z každé objednávky se vezme číslo objednávky, datum, interní poznámka jako popis zakázky, adresa odběratele i dodací adresa jako pobočka, forma úhrady a jednotlivé položky s množstvím, názvem, sazbou DPH a jednotkovou cenou. Sazba DPH se dohledá podle kódu platného k datu objednávky.

? Omezení: Nahrávaný soubor smí mít nejvýše 512 kB. Větší dávku rozdělte na několik souborů. Položka, jejíž kód není ve vašem ceníku, se do ceníku automaticky založí.

Vazby na jiné moduly

Zakázka je uzel, ze kterého vede sedm cest:

Modul Jak vzniká vazba Co je vidět na zakázce
Adresář partnerů Pole Klient, Pobočka, Kontakt Ikonka u pole Klient otevře kartu partnera.
Ceník Vkládání položek do mřížek Kód, název, jednotka, nákupní cena, dodavatel, DPH a sklad položky. Množstevní ceny se nabízejí podle množství na řádku.
Sklad Výdejka ze zakázky, výdej výroby Sloupec Skladem, sloupec Sklad, číslo výdejky ve sloupci Výdejka.
Objednávky vydané Tlačítka ve skupině Objednat Číslo objednávky u řádku jako odkaz.
Dodací listy Volby Vytvořit dodací list a Přidat na dodací list Číslo dodacího listu u řádků výroby.
Faktury vydané Tlačítko faktura a hromadná akce vytvořit faktury Sloupec Spárovaná faktura, číslo faktury u řádku.
Zálohové faktury Tlačítko záloha Sloupec Spárovaná záloha, sloupec Záloha u řádku.
Faktury přijaté Sloupec Faktura přijatá na nákladových položkách Řádek Přijaté faktury v panelu Součty.
Expedice Tlačítko Do expedice a akce Expedice na řádku seznamu Sloupec Expedice ok v seznamu.
Helpdesk Zaškrtávátko Použít pro Helpdesk Zakázka se nabídne při zakládání helpdeskové události.

Tlačítko doklady v liště zakázky zobrazí kompletní seznam všech spárovaných dokladů na jednom místě – je to nejrychlejší způsob, jak zjistit, co všechno z konkrétní zakázky vzniklo.

Oprávnění

Přístup se řídí právy na modul Zakázky. Bez práva na čtení se při vstupu objeví Bohužel zde nemáte povolen přístup.

Právo Co umožňuje
čtení Otevřít seznam a prohlížet zakázky, používat filtry a hledání.
zápis Zakládat nové zakázky, kopírovat, dělit, objednávat, vytvářet výdejky, faktury a zálohy, předávat do expedice, posílat e-mailem, importovat, synchronizovat e-shop, používat časté texty.
editace Upravovat existující zakázky, zamykat a odemykat, měnit barevné označení.
mazání Mazat zakázky.
sestavy Tisknout sestavy nad více zakázkami, tisknout práce a úkoly, používat hromadné akce stáhnout PDF a vytvořit faktury.

Tlačítko, na které nemáte právo, se nezobrazí. Pokud se akce přesto pokusíte spustit, systém odpoví Ke zvolené akci nemáte oprávnění!

Kdy co

Prodejní položky vs. nákladové položky

Prodejní položky Nákladové položky
Půjde na fakturu ano ne
Má prodejní cenu a DPH ano ne
Vidí ji zákazník na dokladu ano ne
Vstupuje do zisku jako výnos jako náklad
Typický obsah zboží a služby, které prodáváte materiál, kooperace, doprava, díly

Použijte prodejní položky vždy, když má být položka na faktuře. Nákladové položky použijte pro to, co zakázku stojí peníze, ale zákazníkovi se neúčtuje samostatně – například režijní materiál u paušálně nacenené opravy.

Úkoly vs. práce

Úkoly Práce
Odpovídá na otázku Co se má udělat? Co se udělalo?
Kdy se zadává při plánování při odvádění
Má normy ano (ks/hod, čas/ks) ne
Má výsledky (Dobré, Zmetky, Oprava) ne ano
Jde na fakturu ne ano
Umí podřízené kroky ano ne

Když práci neplánujete a jen zapisujete hodiny, vystačíte si se záložkou práce. Jakmile potřebujete zadání pro dílnu, normy nebo dělení na kroky, začněte u úkolů – zaškrtnutím Hotovo se práce vygeneruje sama.

Výdejka vs. dodací list vs. faktura

Situace Co použít
Zboží fyzicky odchází, doklad pro zákazníka zatím nepotřebujete Vydat → nová výdejka → Vytvořit výdejku
Zboží odchází a zákazník chce papír o převzetí Vydat → nová výdejka → Vytvořit dodací list
Zboží odchází a přidává se k už rozpracované dodávce Vydat → nová výdejka → Přidat na dodací list
Zakázka je hotová a fakturuje se celá najednou faktura → Nová faktura
Zákazník platí předem záloha → Nová zálohová faktura

⚠️ Častá chyba: Nekombinujte cesty. Jakmile z jedné zakázky vytvoříte výdejku, tlačítko faktura už nepůjde použít, a naopak.

Rozdělit zakázku vs. jen doobjednat

Když zákazníkovi stačí počkat na kompletní dodávku, nedělte – jen chybějící zboží objednejte (Objednat chybějící podle dodavatelů) a zakázku nechte otevřenou. Zakázku rozdělte teprve tehdy, když má část odejít a být vyfakturována dřív než zbytek. Rozdělení vytvoří druhý doklad s vlastním číslem, který se bude fakturovat a vydávat nezávisle.

Zrušení zakázky – Stornováno vs. Vymazat

Použijte Stornováno, pokud zakázka má historii, komunikaci se zákazníkem nebo z ní už něco vzniklo. Zůstane dohledatelná, přestane blokovat sklad a v seznamu je jasně označená. Použijte Vymazat jen u omylem založeného prázdného dokladu.

Časté chyby

Součty v panelu nesedí se součtem řádků. Skoro vždy je vyplněná Předběžná cena bez DPH. Ta má přednost před vypočtenou cenou. Vynulujte ji a součty se vrátí k realitě.

Změnili jste klienta a ceny zůstaly staré. Ceny se při změně partnera na už vložených řádcích nepřepočítají. Použijte Aktualizovat ceny nad mřížkou prodejních položek.

Kurz na faktuře je jiný než na zakázce. To je správně. Faktura si kurz počítá k datu zdanitelného plnění, které bere ze Skutečné dodání. Pokud chcete kurz ze zakázky, vyplňte Skutečné dodání stejným datem.

Tlačítko faktura nejde použít. K zakázce už existuje výdejka. Buď fakturujte z dodacího listu, nebo výdejku zrušte.

Řádek nejde smazat. Existuje k němu výdejka. Nejdřív položku odeberte z výdejky, teprve pak ji smažte ze zakázky.

Zboží je skladem, ale sloupec Skladem ukazuje méně. Zásobu blokují jiné nedokončené zakázky. Uzavřete je, stornujte, nebo z nich zboží vydejte.

Hromadná fakturace některé zakázky přeskočila. Zakázky, které už fakturu mají, se přeskakují a vypíšou se pod hlášením Z těchto zakázek nebyly faktury vytvořeny.

Odškrtli jste Hotovo a zmizel řádek práce. Řádek práce je na úkolu závislý – odškrtnutím se maže. Pokud jste k němu doplnili údaje, zapište je znovu.

Číslo zakázky se po přepnutí řady nezměnilo. Řadu je potřeba přepnout ikonou seznamu vedle pole s číslem, ne ikonou tužky. Tužka jen odemyká ruční přepis.

Ve výrobě nejde opravit vyrobené množství. Řádek už byl vydán. Vydané řádky výroby jsou uzamčené.

Časté otázky

Můžu z jedné zakázky vystavit víc faktur? Ne přímo – jedna zakázka drží vazbu na jednu fakturu. Pokud potřebujete fakturovat po částech, zakázku nejdřív rozdělte přes Rozdělit → Vyběr ze všeho a fakturujte každou část zvlášť. Doplnit položky na už existující fakturu jde tlačítkem Aktualizovat fakturu.

Proč se mi práce na faktuře objevila v hodinách a ne v kusech? Práce jde na fakturu vždy jako množství v hodinách s jednotkou hod. a jednotkovou cenou = sazba navýšená o přirážku. Počty kusů (Dobré, Zmetky, Oprava) slouží k výrobní evidenci, ne k fakturaci.

Co znamená ten oddělovací řádek Práce: na faktuře? Když se z jedné zakázky fakturuje zároveň zboží i práce, systém mezi ně automaticky vloží textový řádek s nulovou cenou, aby byl doklad pro zákazníka čitelný. Můžete ho na faktuře smazat nebo přepsat.

Jak zjistím, kde všude zakázka skončila? Tlačítkem doklady v liště zakázky. Zobrazí všechny spárované doklady – objednávky, výdejky, dodací listy, zálohy i faktury.

Musím vyplňovat sklad u každého řádku? Ne. Volba — automaticky — je ve většině případů správná – systém vezme sklad z ceníku, pak z e-shopu, u vratných obalů zvláštní sklad a nakonec obecný sklad z nastavení. Ručně sklad vybírejte jen tehdy, když chcete rozhodnutí přebít.

Tipy a triky

? Tip: Hledat v obsahu prohledává i položky, úkoly a práci. Když zákazník volá „loni jsme u vás dělali tu převodovku“, najdete zakázku podle názvu položky, aniž byste znali její číslo.

? Tip: Barvy řádků v prodejních položkách používejte jako kontrolní seznam před uložením. Růžová = jdete pod firemní marži, žlutá = zboží nemáte. Když nesvítí nic, je zakázka připravená.

? Tip: Kombinace filtru nedokončené v termínu a barevného označení dá jednoduchou tabuli. Zeleně označte to, co je pod kontrolou, žlutě to, kde čekáte na zákazníka, fialově to, co eskalujete.

? Tip: Sestavu Zakázky podrobně spouštějte s vypnutými cenami (Bez cen) pro dílnu a se zapnutými pro vedení. Je to tatáž sestava, jen s jiným zaškrtávátkem.

? Tip: Řádky prodejních položek lze přetahovat myší a měnit tak pořadí, ve kterém se vytisknou. Když pořadí rozbijete, vrátí ho Seřadit → Výchozí pořadí.

? Tip: Ikonu schránky v hlavičce dokladu použijte, když číslo zakázky a firmu píšete do e-mailu nebo chatu – zkopíruje obojí najednou.