Zálohové faktury

K čemu modul slouží

Zálohové faktury slouží k vyžádání platby předem – zákazníkovi pošlete zálohovou fakturu, on ji zaplatí a teprve potom mu dodáte zboží nebo službu. Sama zálohová faktura není daňovým dokladem a nevydává zboží ze skladu.

Jakmile je záloha uhrazená, jedním tlačítkem z ní vytvoříte buď daňovou fakturu (daňový doklad k přijaté platbě), nebo konečnou fakturu, která zakázku uzavře a případně vydá zboží ze skladu.

Jak se do modulu dostat

Menu → Faktury → Zálohové faktury

Otevře se seznam všech zálohových faktur seřazený podle data vystavení sestupně – nejnovější doklady jsou nahoře.

Jak na časté úkoly

1. Vystavím zálohovou fakturu na 50 % ceny zakázky

  1. V seznamu klikněte na Záloha (nová zálohová faktura). Chcete‑li doklad rovnou založit do jiné číselné řady, klikněte na šipku vedle tlačítka a vyberte řadu ze seznamu.
  2. Otevře se nový doklad se záložkou položky prodej. Přepněte na karta.
  3. Vyplňte Odběratel – např. Novák stavby s.r.o. Systém sám doplní pobočku, kontakt, formu úhrady, specifický symbol a přepočítá Splatnost.
  4. Zkontrolujte Stav – bez něj doklad neuložíte.
  5. Do pole Popis napište, čeho se záloha týká, např. Záloha 50 % – rekonstrukce koupelny, zakázka 2026/114.
  6. Přepněte na záložku položky prodej a přidejte řádek. U zálohy se často nevyplňuje konkrétní zboží – použijte typ řádku text a cena a zadejte text Záloha 50 % na zakázku 2026/114 a částku 62 000.
  7. Klikněte na Uložit.

Co se stane potom: doklad dostane číslo z číselné řady (např. ZF2026001), z čísla se odvodí Var. symbol, dopočítají se součty a doklad se objeví v seznamu. Zboží se ze skladu nikam nevydá.

⚠️ Častá chyba: Do zálohové faktury se vypisují skutečné položky ze skladu v plném rozsahu, i když se fakturuje jen část ceny. Konečná faktura pak vydá ze skladu více, než se dodalo. Na zálohu patří jen to, co má být zaplaceno předem.

? Tip: Pokud fakturujete pořád to samé (paušál, pravidelná záloha), založte doklad jednou a dál používejte tlačítko kopírovat doklad, nebo si z něj tlačítkem Vytvořit šablonu udělejte šablonu faktury.

2. Zaeviduji úhradu celé zálohy jedním klikem

  1. Otevřete zálohovou fakturu, kterou zákazník zaplatil v plné výši.
  2. Klikněte na Uhradit.

Co se stane potom: systém vloží jeden řádek úhrady na celý zbytek (celková částka mínus dosud zaplaceno), s měnou a formou úhrady z dokladu a s datem podle pracovního data. Pole Zaplaceno se nastaví na plnou částku, doplní se datum úhrady a stav dokladu se přepne na stav označený jako dokončeno.

Je‑li formou úhrady hotovost, navíc se automaticky založí pokladní doklad s popisem Úhrada faktury <číslo>, spáruje se s fakturou a při zapnuté evidenci tržeb se odešle tržba do EET.

⚠️ Častá chyba: Kliknutí na Uhradit u dokladu, který už zaplacený je – systém odpoví Faktura již byla dříve uhrazena a nic neprovede. Pro opravu částky použijte tlačítko úhrady a řádek upravte tam.

3. Zákazník poslal jen část – zaeviduji částečnou úhradu

  1. Otevřete doklad a klikněte na úhrady. Otevře se okno Úhrady zálohové faktury.
  2. Přidejte řádek. Do pole Částka je předvyplněno, kolik zbývá k úhradě – přepište ho na skutečně přijatou částku, např. 30 000.
  3. Zkontrolujte Datum platby (výchozí je pracovní datum), Měna a Typ platby.
  4. V poli Druh úhrady nechte běžná úhrada.
  5. Uložte řádek.

Co se stane potom: pole Zaplaceno se přepočítá jako součet všech řádků s druhem úhrady běžná úhrada. Protože částka nepokrývá celý doklad, datum úhrady zůstane prázdné a doklad se v seznamu dál zobrazuje zeleně (nebo červeně, pokud je po splatnosti).

? Omezení: Dokud není záloha uhrazená do posledního haléře, nelze z ní vytvořit daňovou ani konečnou fakturu.

? Tip: Řádek s druhem úhrady záloha se do pole Zaplaceno nezapočítá – slouží k jinému účelu, viz Úhrady, zálohy a daňové zálohy.

4. Vytvořím k přijaté záloze daňový doklad

Zákazník zálohu zaplatil a chce daňový doklad k přijaté platbě.

  1. Otevřete uhrazenou zálohovou fakturu.
  2. Klikněte na daňová faktura.

Co se stane potom: v modulu Faktury vydané vznikne nová faktura, systém do ní rovnou přepne a zobrazí hlášku Daňová faktura byla vytvořena nebo zaktualizována. Na zálohové faktuře se zaškrtne příznak Daňová faktura, uloží se vazba na vzniklý doklad a stav zálohy se přepne na stav označený jako daňový doklad.

Zboží se ze skladu stále nevydává.

⚠️ Častá chyba: Kliknutí na daňová faktura dřív, než je záloha celá zaplacená. Systém odmítne: Zálohová faktura není celá uhrazena. Daňovou fakturu není možné vytvořit. Nejprve dorovnejte úhradu.

? Tip: Když do zálohy po vytvoření daňového dokladu ještě zasáhnete (opravíte položku, částku), klikněte na daňová faktura znovu – doklad se aktualizuje, druhý nevznikne.

5. Uzavřu zakázku konečnou fakturou a vydám zboží ze skladu

  1. Otevřete uhrazenou zálohovou fakturu.
  2. Klikněte na konečná faktura.

Co se stane potom:

  1. Systém zkontroluje, zda je na skladě dost zboží. Když ne, vypíše hlášku o nedostatku a faktura vůbec nevznikne.
  2. Vznikne faktura v modulu Faktury vydané a systém do ní přepne.
  3. Při zapnutém skladovém režimu se vytvoří výdejka, zboží se vydá ze skladu a výdejka se spáruje s novou fakturou.
  4. Na zálohové faktuře se zaškrtne příznak Konečná faktura, uloží se vazba na vzniklý doklad a stav se přepne na stav označený jako dokončeno.
  5. Zobrazí se hláška Konečná faktura byla vytvořena nebo zaktualizována.

? Omezení: Výdej ze skladu proběhne výhradně přes konečnou fakturu. Ze zálohové faktury samotné se zboží nikdy nevydává, ani tlačítkem, ani uložením dokladu.

? Tip: Potřebujete‑li zákazníkovi vystavit daňový doklad k platbě a až později zakázku uzavřít, klikněte nejdřív na daňová faktura a po dodání zboží na konečná faktura. Obě tlačítka fungují nezávisle a každé si drží vlastní vazbu.

6. Zálohu vystavím z existující faktury nebo z ní udělám šablonu

Zálohová faktura nemusí vznikat od nuly:

Odkud Jak Co se přenese
Z faktury vydané Z modulu Faktury vydané akcí pro vytvoření zálohy Položky; číslo zdrojové faktury se uloží do pole Opravovaná faktura
Ze šablony faktur Z modulu Šablony faktur akcí pro vytvoření zálohové faktury Položky a hlavičkové údaje ze šablony
Kopií existující zálohy Tlačítko kopírovat doklad na dokladu Vše kromě dat, úhrad a příznaků – viz Zamykání, historie a kopírování

Opačným směrem: na dokladu klikněte na Vytvořit šablonu. Ze zálohové faktury vznikne šablona v modulu Šablony faktur a systém do ní rovnou přepne.

? Tip: Šablonu využijte u opakovaných záloh (nájem, servisní paušál). Kopii spíš u jednorázových dokladů, které se liší jen částkou.

7. Hromadně vyřídím nezaplacené zálohy

  1. V seznamu klikněte na předdefinovaný filtr po splatnosti (doklady, které nejsou stornované, mají nedoplatek a už jim uplynula splatnost).
  2. Zaškrtněte řádky, které chcete zpracovat.
  3. Zvolte hromadnou akci:
    • uhradit – otevře okno Hromadná úhrada faktur, zadáte Datum úhrady a potvrdíte tlačítkem Uhradit vybrané faktury;
    • upomínky odeslat emailem – každému partnerovi odejde jeden e‑mail s tabulkou jeho dlužných dokladů (Dlužná částka, V. symb., Dat. splatnosti, Dní po splat., Počet upomínek, účet k úhradě);
    • upomínky do PDF – totéž, jen ke stažení a vytištění;
    • stáhnout PDF – stáhne vybrané doklady jako PDF.

⚠️ Častá chyba: Hromadná úhrada zaplatí vybrané doklady celé. Pokud zákazník poslal jen část, doklad z výběru vyjměte a zaevidujte úhradu ručně přes tlačítko úhrady.

? Tip: Filtr nezaplacené ukáže všechny nedoplatky bez ohledu na splatnost – hodí se na kontrolu před koncem měsíce.

8. Připravím knihu faktur a export do Pohody

Kniha faktur vydaných (nástrojová lišta → Tisk):

  1. V seznamu klikněte na Tisk → Kniha faktur vydaných.
  2. Nastavte období – DUZP od / DUZP do (u neplátce DPH Vystaveno od/do). Výchozí je 1. den aktuálního měsíce až dnešní datum.
  3. Volitelně zúžte výběr: Odběratel, Stav dokladu, Středisko, Obchodníci, Forma úhrady, Měna (lze vybrat více měn najednou).
  4. Zaškrtněte, co má sestava obsahovat: Po splatnosti, Nezaplacené, Zaplacené, Bez konečné faktury, Bez daňové faktury.
  5. Klikněte na Tisk, nebo uložit do CSV / uložit do XML.

Pohoda XML (nástrojová lišta → Export):

  1. Klikněte na Export → Pohoda_XML.
  2. Vyplňte DUZP od/do, případně Stav dokladu, Středisko, Obchodníci, Forma úhrady a zaškrtávátka Po splatnosti / Nezaplacené / Zaplacené.
  3. Klikněte na Exportovat. Tlačítkem Návrat se vrátíte bez exportu.

? Tip: Zaškrtávátka Bez konečné faktury a Bez daňové faktury jsou nejrychlejší kontrola nedodělků – vypíší zálohy, ke kterým se zapomněl vystavit navazující doklad.

Přehled seznamu

Sloupce seznamu

Sloupec Co ukazuje
Císlo dokladu Číslo z číselné řady
Stav Barevná značka stavu dokladu
Druh dokladu Typ zálohové faktury
Středisko Středisko, na které doklad patří
Vystaveno Datum vystavení (výchozí řazení, sestupně)
Odběratel Odkaz na kartu partnera
Odběratel / Pobočka Pobočka odběratele (u neplátce DPH má sloupec název Pobočka)
Forma úhrady Např. převodem, hotově
Stav EET Barevný bod se stavem evidence tržby
Splatnost Datum splatnosti
Dat. úhrady Vyplní se, až je doklad zaplacen celý
Popis Text z pole Popis
E-mail Zda už byl doklad odeslán e‑mailem
Cena bez DPH / Cena s DPH U neplátce DPH jen Cena celkem
Zaplaceno Součet běžných úhrad
Výdejní cena, Zisk %, Zisk abs. Jen při zapnutém skladovém režimu
Měna, Kurz Měna dokladu a použitý kurz
Export, PDP Příznaky exportní faktury a přenesené daňové povinnosti
Daňová faktura Zaškrtnuto, když už z dokladu vznikl daňový doklad
Konečná faktura Zaškrtnuto, když už z dokladu vznikla konečná faktura
Var. symbol, Spec. symbol, Konst. symbol Symboly platby
Zakázka, Spárovaná zakázka Zakázka na dokladu a skutečně navázaná zakázka
Císlo výdejky, Dodací listy Navázané skladové doklady
Obchodník Kdo doklad má na starosti
Vytvořeno, Vytvořil, Změněno, Změnil Historie záznamu

Sloupec Stav EET zmizí úplně, pokud firma nemá zapnutou evidenci tržeb. U dokladů, jejichž forma úhrady evidenci nepodléhá, zůstává prázdný.

Barvy řádků

Barva Význam
Červená Splatnost je dnes nebo už uplynula a doklad nemá datum úhrady
Zelená Splatnost teprve běží a doklad nemá datum úhrady
Černá Doklad má vyplněné datum úhrady – je zaplacený

Filtry a hledání

  • Předdefinované filtry: po splatnosti, nezaplacené (obojí ignoruje stornované doklady). K nim se přidávají filtry podle stavů, číselných řad a filtry Zamknuté doklady / Odemknuté doklady.
  • Filtr stavu – rychlé přepnutí podle druhu dokladu.
  • Filtrování ve sloupcích: Císlo dokladu, Odběratel, Druh dokladu, Var. symbol, Stav, Obchodník, Forma úhrady, Pobočka, Měna, Spárovaná zakázka, Císlo výdejky.
  • Fulltext prohledává číslo dokladu, variabilní symbol, odběratele, popis a ceny.
  • Rozšířené hledání navíc prochází i položky dokladů – text položky, kód a název položky z ceníku.

? Tip: Hledáte fakturu, u které si pamatujete jen zboží? Použijte rozšířené hledání – najde doklad podle textu položky, ne jen podle hlavičky.

Rychlé součty v záhlaví

Uživatelům s příslušným oprávněním se nad seznamem zobrazí: Dnes po splatnosti, Týden a více nezaplaceno, Celkem nezaplaceno, Obrat v tomto měsíci, Obrat v minulém měsíci.

Formulář zálohové faktury

Přehled polí na záložce karta

Pole Povinné Stručně
Císlo faktury ano (doplní se samo) Číslo z číselné řady, ručně jen přes tužku
Odběratel ano Komu zálohu vystavujete; řídí splatnost, formu úhrady i symboly
Pobočka ne Pobočka odběratele, nabízí se podle partnera
Kontakt ne Konkrétní osoba u odběratele
Obchodník ne Výchozí je přihlášený uživatel
Stav ano Stav dokladu; některé stavy nastavuje systém sám
Středisko ne Výchozí podle pobočky firmy
Popis ne Až 150 znaků, zobrazuje se v seznamu
Dodací list ne Číslo dodacího listu
Císlo objednávky ne Objednávka odběratele
Zakázka ne Číslo zakázky
Opravovaná faktura ne Zobrazí se jen u dokladu, který vznikl z faktury vydané
Vystavení ano Výchozí pracovní datum; přepočítává splatnost
Splatnost ano Dopočítá se z odběratele a formy úhrady
Forma úhrady ano Rozhoduje o hotovosti, pokladním dokladu a EET
Přenesená daňová povinnost ne Jen u plátce DPH; mění DPH a zápatí
Stornováno ne Vyřadí doklad z předdefinovaných filtrů
Exportní fa ne Nastaví nulovou sazbu DPH
Tisknout pokladní doklad ne Přidá pokladní doklady do PDF; výchozí z nastavení firmy
Měna ano Přepíná měnu a kurz, přepočítá doklad
Kurz ano Nesmí být prázdný ani nula
Var. symbol ne Odvozuje se z čísla dokladu
K. symbol, Spec. symbol ne Výchozí z nastavení firmy / od partnera
Účet ne Bankovní účet k úhradě; výběr účtu přepíná měnu dokladu

Nosná pole podrobně

Odběratel (povinné)

Co to je: partner, kterému zálohu fakturujete. Vybírá se z modulu Partneři.

Kdy a proč se vyplňuje: vždy jako první pole na kartě – ostatní se od něj odvozují.

Důsledek a past: po výběru odběratele systém doplní Pobočku, Kontakt, Formu úhrady partnera, jeho Spec. symbol a přepočítá Splatnost (datum vystavení + počet dní u partnera; není‑li u partnera uveden, vezme se počet dní z nastavení firmy). Bez odběratele doklad neuložíte – objeví se hláška Partner musí být vybrán. Tlačítko e-mail se na dokladu zobrazí teprve, když je odběratel vyplněn.

⚠️ Častá chyba: Odběratel se změní až po ručním nastavení splatnosti – systém splatnost přepočítá znovu a ručně zadané datum přepíše. Splatnost upravujte až nakonec.

Stav (povinné)

Co to je: stav dokladu z číselníku stavů určeného pro zálohové faktury.

Kdy a proč se vyplňuje: při zakládání dokladu; bez něj uložení skončí hláškou Vyberte prosím stav faktury.

Důsledek a past: stav si systém přebírá i sám. Po vytvoření daňové faktury přepne doklad do stavu označeného jako daňový doklad, po vytvoření konečné faktury nebo po úhradě tlačítkem Uhradit do stavu označeného jako dokončeno. Ručně nastavený stav tedy může být automaticky přepsán – neslouží k tomu, abyste si do něj psali vlastní poznámky o průběhu.

Forma úhrady

Co to je: způsob, jakým má být záloha zaplacena.

Kdy a proč se vyplňuje: předvyplní se z nastavení firmy a po výběru odběratele se přepíše formou úhrady partnera.

Důsledek a past: rozhoduje hned o třech věcech:

  • je‑li forma úhrady hotovostní, splatnost se nastaví na datum vystavení;
  • při zaevidování hotovostní úhrady systém automaticky založí pokladní doklad a spáruje ho s fakturou;
  • podléhá‑li forma úhrady evidenci tržeb, řeší se u dokladu EET – u hotovosti se tržba odesílá automaticky s pokladním dokladem, u ostatních forem jen ručně tlačítkem Odeslat do EET.

Kurz (povinné)

Co to je: kurz měny dokladu vůči domácí měně.

Kdy a proč se vyplňuje: vyplní se sám při výběru měny – buď pevným kurzem z nastavení firmy, nebo kurzem ČNB.

Důsledek a past: prázdný kurz nebo nula uložení zastaví (Kurz nesmí být prázdný, Kurz nesmí být 0). Pozor na pole Účet – výběrem bankovního účtu se přepne měna dokladu a s ní i kurz a všechny přepočtené částky.

Přenesená daňová povinnost

Co to je: režim, kdy DPH odvádí odběratel.

Kdy a proč se vyplňuje: u plátců DPH při dodávkách v režimu PDP.

Důsledek a past: zaškrtnutím se do zápatí dokladu doplní text o přenesené daňové povinnosti z nastavení firmy a přepočítá se DPH na položkách (vynuluje se). Odškrtnutím se zápatí smaže celé – i text, který jste si tam dopsali ručně.

? Omezení: Přepínat Přenesenou daňovou povinnost ani Exportní fa nelze u dokladu, ke kterému už je zaevidovaná tržba EET.

Exportní fa

Zaškrtnutí přepočítá položky na nulovou sazbu DPH a přepočítá součty dokladu. Používá se u dodávek mimo tuzemský režim DPH.

Opravovaná faktura

Pole se zobrazí jen u dokladu, který vznikl z faktury vydané – systém do něj uloží číslo zdrojové faktury. U běžně založené zálohy pole vůbec neuvidíte.

Záložky dokladu

karta

Hlavička dokladu – odběratel, data, symboly, měna, forma úhrady a příznaky. Podrobně viz Formulář zálohové faktury.

položky prodej

Záložka, která se otevře jako první při zakládání nového dokladu. Obsahuje mřížku položek a pod ní ceník pro vyhledání zboží.

Sloupec Poznámka
Kód Jen ke čtení, doplní se z ceníku
Popis Text položky
Sklad Jen při zapnutém skladovém režimu
Množství, jednotka
Skladová cena Jen ke čtení, jen při skladovém režimu
Prodej bez DPH / Prodej s DPH Podle typu ceny nastaveného na dokladu; u neplátce jen Prodej
Sleva %
Zisk % Jen ke čtení, jen při skladovém režimu
Celkem bez DPH, DPH %, Celkem s DPH U neplátce jen Celkem
Poznámka 1, Poznámka 2 Názvy sloupců lze přejmenovat v nastavení firmy
  • Řádky lze přetahovat myší a měnit tak jejich pořadí na dokladu.
  • Typ řádku text a cena vloží řádek bez množství – jen text a částka. To je obvyklý způsob, jak na zálohu napsat „Záloha 50 % na zakázku…“.

? Omezení: Má‑li doklad zaevidovanou tržbu EET, je mřížka položek jen ke čtení – nelze přidávat řádky ani vkládat položky z ceníku.

záhlaví

Text tištěný nad položkami. Předvyplní se z nastavení firmy (zapnutí i text). Typicky odkaz na smlouvu nebo objednávku.

zápatí

Text tištěný pod položkami. Také se předvyplňuje z nastavení firmy. Do zápatí zasahuje příznak Přenesená daňová povinnost – zaškrtnutí tam text o PDP doplní, odškrtnutí zápatí vymaže.

poznámky

Interní poznámky k dokladu. Neplní se do tiskové sestavy pro zákazníka.

soubory

Přílohy k dokladu – naskenovaná objednávka, smlouva, potvrzení platby. Soubory zůstávají u dokladu a lze je odtud stahovat.

Úhrady, zálohy a daňové zálohy

Okno Úhrady zálohové faktury (tlačítko úhrady) obsahuje mřížku:

Sloupec K čemu je
Částka Předvyplněná částkou, která zbývá k úhradě
Měna Měna platby
Doklad Číslo dokladu k platbě
Pokladna Odkaz na pokladní doklad, pokud vznikl
Stav EET Jen ke čtení
Typ platby Způsob platby
Druh úhrady běžná úhrada nebo záloha
Daňová záloha ano / ne
DPH % Sazba pro daňovou zálohu
Datum platby Výchozí pracovní datum

Jak se počítá „Zaplaceno"

Do pole Zaplaceno se sčítají pouze řádky s druhem úhrady běžná úhrada. Datum úhrady se doplní teprve tehdy, když zaplacená částka odpovídá celkové částce dokladu; jinak zůstane prázdné.

Příklad: doklad je na 121 000 Kč. Zaevidujete běžnou úhradu 100 000 Kč → Zaplaceno = 100 000, Zbývá k úhradě = 21 000, datum úhrady prázdné, řádek v seznamu zelený. Doplatíte 21 000 Kč → Zaplaceno = 121 000, doplní se datum úhrady, řádek zčerná.

Druh úhrady „záloha" a příznak „Daňová záloha"

Řádek s druhem úhrady záloha se do pole Zaplaceno nezapočte. Slouží k evidenci přijatých záloh, které se mají odečíst od základu:

  • Daňová záloha = ano – částka se rozdělí na základ a daň podle zadané sazby DPH % a odečte se od základu daně. V součtech dokladu ji uvidíte jako Daňová záloha základ a Daňová záloha daň.
  • Daňová záloha = ne – částka se sčítá do součtu Záloha a snižuje celkovou částku k úhradě.

Příklad: doklad na 121 000 Kč (základ 100 000, DPH 21 000). Zadáte řádek druh úhrady záloha, Daňová záloha ano, částka 60 500, DPH 21 % → v součtech se objeví Daňová záloha základ 50 000 a Daňová záloha daň 10 500 a základ daně na dokladu se o tuto částku sníží.

Hotovost a pokladna

Řádek úhrady s hotovostním typem platby automaticky:

  1. založí pokladní doklad v modulu Pokladna – vybere se výchozí pokladna pro měnu dokladu,
  2. spáruje ho s fakturou,
  3. při zapnuté evidenci tržeb odešle tržbu do EET.

⚠️ Častá chyba: Ruční založení pokladního dokladu v Pokladně a navíc řádku úhrady na faktuře – tržba se pak eviduje dvakrát. Vždy zadávejte jen úhradu na faktuře, pokladní doklad vznikne sám.

Součty na dokladu

Výdejní cena, Zisk X %, Záloha, Daňová záloha základ, Daňová záloha daň, Celkem bez DPH, DPH, Zaokrouhlení, Celkem s DPH, Zaplaceno, Zaplaceno dne, Zbývá k úhradě. U neplátce DPH jen: Prodej, Zaokrouhlení, Zaplaceno, Zbývá k úhradě.

Akce a tlačítka na dokladu

Tlačítko Co dělá Kdy je dostupné / omezení
Uložit Uloží doklad a zůstane v něm Vždy; v seznamu má variantu Uložit vše a zavřít
Vytvořit šablonu Z aktuálního dokladu vytvoří šablonu faktury a otevře ji Vždy
Uhradit Provede jednorázovou úhradu celého zbytku Neuhrazený doklad; jinak Faktura již byla dříve uhrazena
casté texty Nabídne uložené texty k vložení do dokladu Vždy
daňová faktura Vytvoří ze zálohové faktury daňový doklad Jen u celé uhrazené zálohy
konečná faktura Vytvoří ze zálohové faktury konečnou fakturu a vydá zboží Jen u celé uhrazené zálohy a při dostatku zásob
úhrady Otevře okno Úhrady zálohové faktury Vždy
doklady Zobrazí spárované doklady Vždy
EET zpráva Zobrazí varování nebo chyby vrácené z EET Jen u dokladů s formou úhrady podléhající evidenci tržeb
Odeslat do EET Ručně odešle tržbu do EET Jen když tržba ještě není zaevidovaná a forma úhrady není hotovost
Náhled Uloží doklad a zobrazí PDF Vždy
PDF Stáhne doklad jako PDF Vždy
e-mail Odešle doklad odběrateli e‑mailem Jen když je vyplněn odběratel; při více e‑mailových šablonách se z tlačítka stane rozbalovací nabídka
kopírovat doklad Vytvoří kopii dokladu Vždy, s potvrzením Opravdu chcete doklad kopírovat
zamkne záznam / odemkne záznam Uzamkne doklad proti úpravám Podle oprávnění k úpravám
zobrazí historii změn záznamu Zobrazí, kdo a kdy doklad vytvořil a měnil Vždy
Zpět na seznam Vrátí se do seznamu Jen mimo režim karty

Obě tlačítka EET zpráva a Odeslat do EET se skryjí úplně, pokud firma nemá evidenci tržeb zapnutou ani v testovacím režimu.

⚠️ Častá chyba: Snaha ručně odeslat do EET hotovostní úhradu. Systém to odmítne – u hotovosti tržbu nese pokladní doklad a odešle se automaticky. Stejně tak nelze odeslat tržbu u dokladu s nulovou částkou.

Tlačítka nad seznamem

Tlačítko Co dělá
Záloha Založí novou zálohovou fakturu; šipka vedle vybere číselnou řadu
Tisk → Kniha faktur vydaných Otevře nastavení sestavy knihy faktur
Export → Pohoda_XML Otevře nastavení exportu do Pohody

Hromadné akce

Zaškrtněte řádky v seznamu a zvolte akci: stáhnout PDF, uhradit, upomínky odeslat emailem, upomínky do PDF, dále zděděné vymazat, zamknout, odemknout, Změna stavu a Barevné označení (zelená / žlutá / jantarová / fialová / zrušit označení).

? Tip: Barevné označení použijte jako pracovní značku – např. žlutě zálohy čekající na potvrzení platby, zeleně ty, které jdou hned uzavřít konečnou fakturou.

Číselná řada a číslo dokladu

Pole Císlo faktury se vyplňuje samo z číselné řady a běžně se needituje.

  • Změnit číselnou řadu – v rozbalovací nabídce u čísla dokladu. Výchozí řada je označena (výchozí). Po přepnutí se dokladu přidělí nové číslo z vybrané řady a z nového čísla se znovu odvodí variabilní symbol.
  • upravit číslo dokladu (tlačítko s tužkou) – odemkne pole pro ruční zápis. Když číslo bylo poslední ve své řadě, čítač řady se sníží zpět.
  • Systém hlídá jedinečnost: Zadané číslo faktury je již použité.

⚠️ Častá chyba: Ruční přepsání čísla dokladu poté, co jste si nastavili vlastní variabilní symbol. Přepočet symbolu z čísla dokladu ho přepíše.

? Tip: V seznamu si můžete zapnout předdefinovaný filtr podle konkrétní číselné řady (Číselná řada: …) – hodí se, když máte oddělené řady pro pobočky nebo pro zálohy v cizí měně.

Zamykání, historie a kopírování

Zamykání

Tlačítko zamkne záznam doklad uzavře – formulář se přepne jen ke čtení a nelze do něj zasahovat. Tlačítkem odemkne záznam se doklad zase otevře. V seznamu jsou k dispozici filtry Zamknuté doklady a Odemknuté doklady a hromadné akce zamknout / odemknout.

Historie změn

Tlačítko zobrazí historii změn záznamu ukáže, kdo doklad vytvořil a kdo ho naposledy měnil, včetně dat. Tytéž údaje jsou i sloupci seznamu (Vytvořeno, Vytvořil, Změněno, Změnil) a nelze je ručně přepsat.

Kopírování

Tlačítko kopírovat doklad (s potvrzením Opravdu chcete doklad kopírovat) vytvoří nový doklad, ve kterém:

  • datum vystavení = pracovní datum a splatnost se posune o stejný počet dní jako na originále,
  • vynuluje se: datum úhrady, zaplaceno, zálohy, zámek, storno, opravovaná faktura, dodací list, číslo objednávky, příznaky Daňová faktura a Konečná faktura i jejich vazby, vazby na výdejku, zakázku, nabídku a dodací list, příznak odeslaného e‑mailu,
  • u cizí měny se znovu natáhne kurz – pevný kurz z nastavení, jinak kurz ČNB k dnešnímu dni.

? Tip: Kopie je nejrychlejší způsob, jak vystavit další zálohu na stejnou zakázku – zůstanou položky i odběratel, přepíšete jen částku.

Mazání a omezení

Doklad smažete v seznamu (jednotlivě i hromadnou akcí vymazat). Ne vždy to ale jde:

? Omezení: Doklad se zaevidovanou tržbou EET smazat nelze: Fakturu se zaevidovanou tržbou EET nelze smazat. Opravu zaevidujte opravným dokladem.

? Omezení: Řádek úhrady, ke kterému patří pokladní doklad s tržbou EET, smazat nelze: Pokladní doklad má zaevidovanou tržbu EET a nelze jej smazat. Vrácení hotovosti zaevidujte záporným pokladním dokladem.

? Omezení: U dokladu se zaevidovanou tržbou nelze smazat ani položku.

Další chování při mazání:

  • Smazáním řádku úhrady se smaže i pokladní doklad, který k němu automaticky vznikl (pokud nemá zaevidovanou tržbu).
  • Při mazání se ruší i párování s bankovní transakcí.

Co v tomto modulu nejde

Co Proč
Vydat zboží ze skladu ze zálohové faktury Výdej patří až konečné faktuře
Vytvořit daňovou nebo konečnou fakturu z neuhrazené zálohy Podmínkou je úhrada v plné výši
Vytvořit konečnou fakturu bez dostatku zásob Systém nejprve kontroluje blokované množství
Přepínat PDP nebo Exportní fa u dokladu s tržbou EET Doklad je pro tyto změny uzamčen
Upravovat položky u dokladu s tržbou EET Mřížka položek je jen ke čtení
Ručně odeslat do EET hotovostní úhradu Tržbu nese pokladní doklad, odešle se sám

Tisk a export

PDF a e‑mail

  • Náhled – uloží doklad a rovnou zobrazí PDF.
  • PDF – stáhne doklad do souboru.
  • e-mail – odešle doklad odběrateli. Po odeslání se u dokladu nastaví příznak E-mail, který uvidíte i ve stejnojmenném sloupci seznamu.
  • Je‑li zaškrtnuto Tisknout pokladní doklad, přidají se do PDF i navázané pokladní doklady.
  • Po každém uložení dokladu se dříve vygenerované PDF označí za neplatné a při dalším tisku se vytvoří znovu – tisknete tedy vždy aktuální verzi.

Sestavy nad seznamem

Sestava Kde Výstup
Kniha faktur vydaných Tisk → Kniha faktur vydaných Tisk, uložit do CSV, uložit do XML
Pohoda XML Export → Pohoda_XML Exportovat

Nastavení formuláře knihy faktur se ukládá – při dalším otevření se předvyplní tak, jak jste ho nechali naposledy. Tlačítkem Návrat obě okna zavřete bez akce.

Vazby na jiné moduly

Modul Jak souvisí
Faktury vydané Z faktury může vzniknout záloha (číslo faktury se uloží do pole Opravovaná faktura); ze zálohy vzniká daňová i konečná faktura
Šablony faktur Ze šablony lze založit zálohovou fakturu; ze zálohy lze tlačítkem Vytvořit šablonu udělat šablonu
Sklad Konečná faktura vytvoří výdejku a vydá zboží; číslo výdejky je vidět v seznamu i mezi spárovanými doklady
Pokladna Hotovostní úhrada automaticky založí pokladní doklad a spáruje ho s fakturou
Banka Úhrady lze párovat s bankovními transakcemi; smazání vazbu ruší
Zakázky Doklad lze navázat na zakázku; vazbu lze zrušit v okně spárovaných dokladů
Partneři Odběratel, pobočka, kontakt, splatnost, forma úhrady a spec. symbol se berou odsud
Číselné řady Určují číslo dokladu a odvozený variabilní symbol
Nastavení firmy Výchozí měna, kurz, forma úhrady, konstantní symbol, záhlaví, zápatí, text PDP, počet dní splatnosti

Spárované doklady

Tlačítko doklady ukáže vše, co je s dokladem provázané. U výdejky a zakázky můžete vazbu zrušit – systém upozorní, že samotný doklad zůstává: Vazba na výdejku byla zrušena. Výdejka však stále existuje. / Vazba na zakázku byla zrušena. Zakázka však stále existuje.

Oprávnění

Oprávnění Co umožňuje
Zobrazení modulu Otevřít seznam a doklady
Úpravy Zakládat a měnit doklady, zamykat a odemykat je
Mazání Mazat doklady jednotlivě i hromadně
Sestavy a tisk Tlačítka Tisk, Export, hromadná akce stáhnout PDF
Rychlé součty Zobrazení součtů nad seznamem (Dnes po splatnosti, Celkem nezaplaceno, Obrat…)

Uživatel bez práva na sestavy tlačítka pro knihu faktur, Pohoda XML ani hromadné stažení PDF vůbec neuvidí.

Kdy co použít

Zálohová faktura, nebo rovnou faktura vydaná?

Situace Použijte
Chcete platbu předem, zboží dodáte později Zálohovou fakturu
Zboží už je dodáno a fakturujete ho Fakturu vydanou
Dlouhá zakázka placená po částech Několik zálohových faktur, na závěr jednu konečnou fakturu

Daňová faktura, nebo konečná faktura?

Situace Použijte
Zákazník zaplatil zálohu a potřebuje daňový doklad k platbě daňová faktura
Zakázka je hotová, zboží se má vydat ze skladu a případ uzavřít konečná faktura
Obojí – nejdřív doklad k platbě, po dodání uzávěrka Nejprve daňová faktura, později konečná faktura

Uhradit, nebo úhrady?

Situace Použijte
Přišla celá částka Tlačítko Uhradit – jeden klik
Přišla jen část, nebo víc plateb Tlačítko úhrady a ruční řádky
Přijatá záloha se má odečíst od základu daně Tlačítko úhrady, druh úhrady záloha, Daňová záloha = ano
Zaplaceno bylo víc dokladů najednou Hromadná akce uhradit

Šablona, nebo kopie?

Situace Použijte
Pravidelně opakovaná záloha se stejnými položkami Vytvořit šablonu
Jednorázově potřebujete „ještě jednu takovou" kopírovat doklad

Časté chyby

⚠️ Častá chyba: Klik na konečná faktura u nedoplacené zálohy. Systém odpoví Zálohová faktura není celá uhrazena. Konečnou fakturu není možné vytvořit. Zkontrolujte pole Zbývá k úhradě – bývá tam rozdíl v haléřích ze zaokrouhlení.

⚠️ Častá chyba: Očekávání, že se zboží vydá ze skladu už při vystavení zálohy. Nevydá – sklad se pohne až konečnou fakturou.

⚠️ Častá chyba: Opakovaný klik na daňová faktura ve strachu, že první doklad nevznikl. Druhý doklad nevznikne, ten původní se jen aktualizuje – nic se nekazí.

⚠️ Častá chyba: Zaevidování zálohy jako běžná úhrada, když měla snížit základ daně. Pak sedí Zaplaceno, ale nesedí DPH. Pro odpočet ze základu použijte druh úhrady záloha s Daňovou zálohou = ano.

⚠️ Častá chyba: Ruční úprava zápatí a následné odškrtnutí Přenesené daňové povinnosti – zápatí se smaže celé, včetně vašeho textu.

⚠️ Častá chyba: Změna bankovního Účtu u hotového dokladu. Výběr účtu přepíná měnu dokladu a přepočítá všechny částky.

⚠️ Častá chyba: Nastavení splatnosti ručně dřív, než je vybraný odběratel. Výběr odběratele splatnost přepočítá znovu.

Časté otázky

Musím zálohovou fakturu zaplatit celou, abych z ní udělal daňový doklad? Ano. Podmínkou je, že Zaplaceno odpovídá celkové částce dokladu. Do té doby tlačítka daňová faktura i konečná faktura odmítnou doklad vytvořit.

Vydá zálohová faktura zboží ze skladu? Ne. Zálohová faktura sklad nikdy nehýbe. Výdejka vzniká výhradně při vytvoření konečné faktury a jen při zapnutém skladovém režimu.

Co se stane, když kliknu na konečnou fakturu podruhé? Původní faktura se aktualizuje podle aktuálního stavu zálohy. Druhý doklad nevznikne.

Proč nevidím sloupec Stav EET? Firma nemá zapnutou evidenci tržeb. Pak se skryje i sloupec v seznamu a tlačítka EET zpráva a Odeslat do EET na dokladu.

Proč je řádek v seznamu červený, i když jsem úhradu zadal? Protože doklad není zaplacený celý – dokud se Zaplaceno nerovná celkové částce, datum úhrady se nedoplní a barevné označení podle splatnosti zůstává.

Kam se poděl doklad po vytvoření konečné faktury? Zálohová faktura zůstává na svém místě s příznakem Konečná faktura. Nový doklad najdete v modulu Faktury vydané – systém do něj rovnou přepnul.

Tipy a triky

? Tip: Před koncem měsíce projděte knihu faktur se zaškrtnutými Bez konečné faktury a Bez daňové faktury – najdete zaplacené zálohy, ke kterým chybí navazující doklad.

? Tip: Sloupce Daňová faktura a Konečná faktura si v seznamu nechte zapnuté. Na první pohled uvidíte, v jaké fázi každá záloha je.

? Tip: Rychlé součty nad seznamem (Celkem nezaplaceno, Dnes po splatnosti) jsou nejrychlejší denní kontrola – nemusíte kvůli tomu spouštět sestavu.

? Tip: Pro pravidelné zálohy si připravte jednu vzorovou fakturu, udělejte z ní tlačítkem Vytvořit šablonu šablonu a další doklady zakládejte z ní.

? Tip: Když si nejste jistí, co všechno na dokladu visí – výdejka, zakázka, pokladní doklad, navazující faktura – otevřete tlačítko doklady. Odtud lze i zrušit vazbu na výdejku nebo zakázku, aniž byste doklad smazali.

? Tip: Používáte‑li rozšířené hledání v položkách, najdete zálohu i podle textu, který jste do řádku napsali (např. čísla zakázky) – to je rychlejší než procházet seznam.