Pokladna

K čemu modul slouží

Pokladna eviduje hotovostní příjmy a výdaje firmy – peníze vložené do pokladny i peníze z ní vyplacené. Každý pohyb je samostatný doklad s vlastním číslem, částkou, datem a volitelnou vazbou na fakturu, prodejku nebo jiný doklad, který se hotově hradí. Firma může mít víc pokladen současně (např. hlavní pokladna a pokladna provozovny) – každý doklad patří vždy jen jedné z nich.

Jak se do modulu dostat

Hlavní menu → Pokladna (položka je v horním menu samostatně, není zanořená do žádné kategorie).

Definice jednotlivých pokladen (název, zkratka, měna, výchozí pokladna) se spravují mimo tento modul: Hlavní menu → Ostatní → Pokladny.

Jak na časté úkoly

Zaevidování hotovostního příjmu Použijte, když do pokladny fyzicky přijímáte peníze bez vazby na existující doklad (např. vklad hotovosti majitelem, drobný prodej mimo systém).

1. V nástrojové liště klikněte na Nový příjem. Pokud firma používá pro příjmové doklady víc číselných řad, otevřete šipku vedle tlačítka a vyberte konkrétní řadu – jinak se použije výchozí.
2. Vyplňte Částku +/- – zadejte kladné číslo, systém ho u příjmu ukládá přesně tak, jak ho napíšete.
3. Vyberte Pokladnu, případně upravte Datum, Středisko, Odběratele / dodavatele a doplňte Text dokladu.
4. Klikněte na Uložit. Co se stane potom: doklad dostane číslo z příjmové číselné řady (typ dokladu se automaticky nastaví na „Pokladní doklad") a objeví se v seznamu i v součtech pokladny. Časté chyby: zadání záporné částky u příjmu – systém ji u příjmového dokladu nepřepočítává, takže by se peníze v pokladně nesprávně odečetly.

Zaevidování výdaje z pokladny Použijte pro výplatu hotovosti z pokladny (nákup drobného vybavení, výdej zálohy zaměstnanci apod.).

1. V nástrojové liště klikněte na Nový výdej (případně šipkou zvolte konkrétní výdajovou číselnou řadu).
2. Vyplňte Částku +/- – stačí zadat kladné číslo, systém ho při uložení sám převede na záporné, protože jde o výdajový doklad.
3. Doplňte Pokladnu, Datum, Odběratele / dodavatele (komu bylo vyplaceno) a Text dokladu.
4. Klikněte na Uložit. Co se stane potom: doklad dostane číslo z výdajové číselné řady, typ dokladu se nastaví na „Výdajový pokladní doklad" a částka se v seznamu i součtech projeví jako záporná.

Úhrada vydané nebo přijaté faktury v hotovosti Tímto způsobem vzniká doklad v pokladně jako důsledek úhrady faktury hotovostí přímo v modulu Faktury vydané / Faktury přijaté (tlačítkem „uhradit hotově" u dané faktury) – v Pokladně už jen doklad najdete a zkontrolujete.

1. Doklad se objeví v seznamu Pokladny automaticky, jakmile je faktura uhrazena hotově; ve sloupci Faktura vydaná nebo Faktura přijatá uvidíte číslo faktury, ke které se váže.
2. Otevřete doklad a v nástrojové liště karty klikněte na doklady – zobrazí se spárované doklady, tedy konkrétní faktura, ke které úhrada patří. Co se stane potom: smazání takového pokladního dokladu úhradu z faktury odstraní a fakturu vrátí do stavu neuhrazeno (viz Mazání a omezení). Častá chyba: ruční založení „Nového příjmu" jako náhrady za úhradu faktury – doklad pak není spárovaný a faktura zůstane v systému vedená jako neuhrazená.

Úhrada prodejky v hotovosti Obdobně jako u faktur – prodej v modulu Prodejna zaplacený v hotovosti vytvoří navazující doklad v Pokladně automaticky, propojený přes sloupec Prodejka (číslo prodejky).

1. V seznamu Pokladny dohledejte doklad podle sloupce Prodejka nebo přes filtr Text / Odběratel.
2. Přes tlačítko doklady na kartě dokladu ověříte, ke které prodejce platba patří.

Vytvoření dokladu kopií existujícího Použijte pro opakující se platby se stejnými parametry (např. pravidelný výdaj na stejnou položku každý měsíc).

1. V seznamu u požadovaného dokladu použijte ikonu kopírovat na řádku.
2. Otevře se formulář nového dokladu předvyplněný podle původního; systém mu nastaví aktuální Datum a přidělí nové číslo dokladu.
3. Zkontrolujte částku, text a partnera a klikněte na Uložit. Časté chyby: zapomenutí upravit částku nebo datum, pokud se od původního dokladu liší.

Tisk pokladní knihy za období Použijte pro účetní přehled všech pohybů pokladny za zvolené období (typicky měsíční uzávěrka).

1. V nástrojové liště rozbalte tlačítko Tisk a zvolte Pokladní kniha.
2. Vyplňte Datum od a Datum do, volitelně omezte výběr na konkrétní Středisko, Pokladnu nebo hledaný Text.
3. Klikněte na Tisk pro PDF sestavu, nebo na uložit do CSV pro export do tabulky. Co se stane potom: sestava zahrnuje i počáteční zůstatek pokladny ke dni „Datum od" (součet všech dokladů před tímto datem) a chronologický přehled pohybů v zadaném rozmezí. Časté chyby: při filtru na konkrétní pokladnu zapomenout, že počáteční zůstatek se počítá jen za tuto pokladnu, ne za všechny dohromady.

Hromadné stažení PDF více dokladů Použijte, když potřebujete vytisknout nebo archivovat víc pokladních dokladů najednou (např. všechny doklady za den).

1. V seznamu zaškrtněte doklady, které chcete stáhnout.
2. Z nabídky hromadných akcí vyberte stáhnout PDF. Poznámka: tato akce je dostupná jen uživatelům s právem „report".

Přehled seznamu

Sloupce seznamu: Pokladna, Číslo dokladu, Vystaveno (datum), Typ dokladu, Odběratel / dodavatel (proklik na kartu partnera), Text dokladu, Částka, Měna, Kurz, Středisko, Přijal / Vydal, Faktura vydaná, Faktura přijatá, Prodejka, a auditní sloupce Vytvořeno, Vytvořil, Změněno, Změnil. Výchozí řazení je od nejnovějšího data vystavení.

Filtrování – nad sloupci lze filtrovat podle čísla dokladu, data, částky, textu a přes automatické doplňování podle pokladny, partnera, faktury vydané/přijaté, prodejky, střediska nebo osoby (Přijal/Vydal). Rychlé fulltextové hledání (pole nad seznamem) prohledává číslo dokladu, částku, partnera a text dokladu.

Rychlé filtry v horní liště nabízí zobrazení dokladů podle konkrétní pokladny (tlačítko „Pokladna: «název»" pro každou definovanou pokladnu) a podle použité číselné řady.

Hromadné akce nad označenými řádky: vymazat (má-li uživatel právo „erase"), Barevné označení (zelená / žlutá / jantarová / fialová / zrušit označení) a stáhnout PDF (viz scénář výše).

Formulář dokladu

Nosná pole

Číslo dokladu – identifikátor dokladu v rámci zvolené číselné řady. Kdy: obvykle se nepíše ručně – přidělí ho zvolená číselná řada při uložení nového dokladu. Následek: u existujícího dokladu lze přes ovládací prvek vedle pole ručně přepnout číselnou řadu (a tím změnit číslo) – povolené jsou jen řady patřící agendě pokladny a firmě; pokus o cizí řadu systém potichu ignoruje a ponechá číslo beze změny.

Pokladna (povinné pro správné zatřídění) – vybírá, do které konkrétní pokladny firmy doklad patří (pokladen může být víc, spravují se v Ostatní → Pokladny). Kdy: při zakládání dokladu je předvyplněná pokladna označená jako „Výchozí pokladna" v definicích; měňte ji, pokud firma vede víc pokladen (např. pobočkovou a hlavní). Následek: podle pokladny se dá seznam rychle filtrovat a pokladna určuje, do jakého součtu se doklad započítá; volba se propisuje i do tiskové sestavy Pokladní kniha.

Částka +/- (povinné) – výše hotovostního pohybu. Kdy: zadává se vždy jako kladné číslo bez ohledu na to, jde-li o příjem nebo výdej. Následek: u výdajového dokladu systém při uložení částku sám převede na zápornou (uživatel tedy nemusí psát mínus); u příjmového dokladu se ale ukládá přesně tak, jak byla napsána – zadání záporné částky u příjmu proto sníží zůstatek pokladny, i když jde o příjmový doklad.

Odběratel / dodavatel – partner, se kterým hotovostní pohyb souvisí. Kdy: vyplňte, jde-li o platbu vztahující se ke konkrétnímu partnerovi (úhrada faktury, výdej zálohy osobě vedené jako partner); pro interní vklad hotovosti majitelem lze pole nechat prázdné. Následek: vyplněný partner se objeví ve sloupci seznamu i na tištěném dokladu a umožní filtrovat pokladní doklady podle partnera.

Měna a Kurz – měna, ve které je částka vedena, a kurz k firemní měně. Kdy: při založení dokladu se předvyplní podle nastavení firmy (pevný kurz); měňte jen u dokladů v cizí měně. Následek: při změně měny se kurz automaticky přepočítá; kurz nesmí být prázdný ani nulový (formulář to nedovolí uložit) – nulový kurz by znemožnil dopočet částky ve firemní měně.

Datum – datum vzniku dokladu, výchozí je aktuální pracovní datum. Následek: podle data se doklad řadí do pokladní knihy a do denních součtů pokladny (u kopie dokladu se datum vždy nastaví na aktuální den, i kdyby měl původní doklad datum starší).

Středisko a Přijal / Vydal – doplňkové údaje pro rozúčtování na středisko a evidenci osoby, která hotovost přijala nebo vyplatila; středisko se předvyplní podle pobočky přihlášeného uživatele.

Text dokladu – volný popis platby, zobrazuje se v seznamu i na tisku.

Záložky karty dokladu

karta – hlavní formulář se všemi poli popsanými výše (číslo dokladu, pokladna, částka, partner, měna, kurz, středisko, datum, text, osoba).

poznámky – textové pole pro interní poznámku k dokladu, nezobrazuje se na tisku ani partnerovi.

soubory – nahrávání a mazání libovolných příloh k dokladu (např. naskenovaný účet k výdaji).

Akce a tlačítka na dokladu

Mazání a omezení

• Uzamčení dokladu modul nemá – pokladní doklady nepatří mezi zamykatelné typy dokladů, takže v nástrojové liště se nezobrazuje tlačítko zamknout / odemknout a doklad lze upravovat i po uložení bez odemykání.
• Mazání dokladu vyžaduje právo „erase". Smaže-li se doklad, který vznikl jako úhrada faktury vydané, faktury přijaté nebo zálohové faktury, systém zároveň zruší vazbu na úhradu u této faktury a přepočítá její uhrazenou částku – faktura se tak může vrátit do stavu neuhrazeno.
• Kurz musí být vždy vyplněný a nenulový, jinak formulář uložení odmítne (hlášení „Kurz nesmí být prázdný" / „Kurz nesmí být 0").
• Pokud mezitím doklad upravil jiný uživatel, uložení skončí hlášením „Pozor! Záznam změnil jiný uživatel, Vaše změny nebyly zapsány" a změny se neuloží – je nutné doklad znovu otevřít a úpravu zopakovat.

Tisk a export

• Tiskový doklad (tlačítka Náhled / PDF na kartě) – vytiskne jednotlivý příjmový nebo výdajový pokladní doklad se záhlavím firmy, údaji o partnerovi, datem, částkou a osobou, která hotovost přijala/vydala. Je-li v nastavení firmy zapnuté dvojí tištění pokladních dokladů, vytiskne se doklad na stránce dvakrát.
• E-mail – odešle vytištěný doklad partnerovi e-mailem; po odeslání se u dokladu interně eviduje, že byl e-mailem odeslán.
• Pokladní kniha – tisková/CSV sestava všech pohybů pokladny za zvolené období, viz scénář „Tisk pokladní knihy za období" výše.

Vazby na jiné moduly

Pokladna nestojí sama: může vzniknout jako důsledek hotovostní úhrady ve Faktury vydané, Faktury přijaté nebo Prodejna (a obdobně z dodacích listů a dopravy) – takový doklad je pak s původním dokladem spárovaný a v seznamu Pokladny se zobrazuje ve sloupci Faktura vydaná, Faktura přijatá nebo Prodejka. Spárování konkrétního dokladu ověříte tlačítkem doklady na kartě dokladu. Bere výchozí měnu a kurz z nastavení firmy a výchozí středisko z pobočky přihlášeného uživatele. Čerpá definice pokladen (název, zkratka, měna, výchozí pokladna) z modulu Ostatní → Pokladny. Smazání pokladního dokladu navázaného na fakturu se propisuje zpět do faktury – zruší evidovanou úhradu a přepočítá její uhrazenou částku.

Oprávnění

Rozhodovací vodítka

Nový příjem vs. Nový výdej

• Nový příjem – hotovost do pokladny přibývá (vklad, úhrada přijatá v hotovosti mimo systém). Částka se ukládá tak, jak je napsaná – musí být kladná.
• Nový výdej – hotovost z pokladny ubývá (výplata, nákup za hotové). Znaménko částky řeší systém automaticky, stačí zadat kladné číslo.

Ruční doklad vs. doklad vzniklý z úhrady

• Ruční doklad – zakládáte přímo v Pokladně, když platba nesouvisí s žádným existujícím dokladem v systému.
• Doklad z úhrady – vzniká automaticky z Faktur vydaných/přijatých nebo Prodejny při volbě úhrady v hotovosti; v Pokladně ho jen dohledáte a případně smažete, pokud byla úhrada zadána omylem.

Časté chyby

• Založení „Nového příjmu" ručně místo použití tlačítka úhrady na faktuře – vznikne nespárovaný doklad a faktura zůstane vedená jako neuhrazená.
• Zadání záporné částky u příjmového dokladu – systém ji u příjmu nepřepočítává, takže se zůstatek pokladny nesprávně sníží.
• Smazání pokladního dokladu spárovaného s fakturou bez vědomí, že se tím zruší i evidovaná úhrada na faktuře.
• Práce s víc pokladnami bez kontroly pole Pokladna – doklad se uloží do výchozí pokladny, i když měl patřit jiné.

Časté otázky

Proč se mi u výdaje sama změnila částka na zápornou? Je to záměr – u výdajových dokladů systém vždy ukládá částku jako zápornou bez ohledu na to, jaké znaménko jste napsali, aby se hotovost správně odečetla ze zůstatku pokladny.

Jak zjistím, ke které faktuře pokladní doklad patří? Otevřete doklad a klikněte na tlačítko doklady v nástrojové liště karty – zobrazí se spárované doklady. Rychleji to poznáte i přímo v seznamu podle vyplněného sloupce Faktura vydaná / Faktura přijatá / Prodejka.

Můžu doklad zamknout, aby ho nikdo neupravil? Ne, pokladní doklady mezi zamykatelné typy dokladů v systému nepatří.

Kde nastavím, kolik má firma pokladen? V menu Ostatní → Pokladny, kde se pokladny zakládají a jedna z nich se označí jako výchozí.

Tipy a triky

• Rychlé filtry v horní liště seznamu podle konkrétní pokladny výrazně urychlí kontrolu hotovosti, má-li firma víc pokladen.
• Pro opakující se platby (např. pravidelný měsíční výdaj) použijte funkci kopírování dokladu místo ručního zakládání od nuly – ušetří vyplňování partnera, střediska a textu.
• Před uzávěrkou měsíce vytiskněte Pokladní knihu za dané období – sestava rovnou obsahuje i počáteční zůstatek ke dni „Datum od".