Přehled skladů

K čemu modul slouží

Přehled skladů je centrální obrazovka pro sledování aktuálního stavu zásob. Ukazuje, kolik je které položky skladem, jaké má nastavené minimum a požadované množství, a umožňuje z jednoho místa rychle reagovat: vyskladnit nebo naskladnit zboží, vytvořit objednávku k dodavateli (ať už podle minima, nebo podle obratu za období), zjistit umístění a expiraci konkrétní položky a vytisknout či exportovat řadu skladových sestav (stavy skladu, inventura, obraty, pohyby, prodeje...). Modul umí zobrazit sklad i veřejně bez přihlášení (přes sdílený odkaz), a to v omezené podobě bez cen.

Jak se do modulu dostat

Menu → Sklad → Přehled skladů.

Jak na časté úkoly

Zkontrolovat, co je pod minimem, a najít konkrétní položku

Nejčastější použití modulu — rychlá kontrola, které položky je potřeba doobjednat.

1. V horní liště vyberte sklad (rozbalovací strom skladů a podskladů) — seznam se ihned přepočítá pro zvolený sklad.
2. Klikněte na tlačítko Minimum — zobrazí se jen položky, u kterých je stav skladem nižší než nastavené minimum. Nad tabulkou se objeví hláška „Zobrazeny minima".
3. Případně zadejte text do pole vyhledávání a klikněte na Hledat — hledá se v kódu, názvu a vyhledávacím štítku položky. Tlačítkem Hledat dodavatele se stejný text hledá v názvu dodavatele místo v položce.
4. Tlačítkem X vyhledávání i filtr Minimum zrušíte a vrátíte se k plnému seznamu.

Co se stane potom: řádky, kde je stav pod minimem, jsou navíc zvýrazněné červeně i mimo filtr Minimum, takže je poznáte na první pohled i v běžném seznamu. Častá chyba: zapomenutý aktivní filtr Minimum nebo vyhledávací text — pokud se zdá, že položka „zmizela", zkontrolujte, jestli není omylem zapnutý některý z filtrů (u vyhledávání se text i po přepnutí skladu drží dál).

Naskladnit nebo vyskladnit zboží přímo z přehledu

1. Vyberte sklad, do kterého/ze kterého se bude pohybovat zboží.
2. Klikněte na Příjem (nový příjem) nebo Výdej (nový výdej) v horní liště.
3. Otevře se nový doklad v modulu Sklad s již předvyplněným skladem — doplňte položky a doklad uložte tam.

Co se stane potom: po uložení dokladu se stav v Přehledu skladů promítne až po návratu/obnovení stránky — Přehled sám o sobě doklad neukládá, jen na jeho založení odkazuje. Častá past: pokud má sklad zakázán záporný stav (nastavení skladu „zákaz záporného stavu"), výdej většího množství, než je skladem, doklad odmítne hláškou typu „Nelze vydat X ks, skladem je pouze Y ks (položka, sklad)".

Vytvořit objednávku automaticky podle minima

Rychlá cesta k doobjednání všeho, co je pod minimem, bez nutnosti ručně procházet položky.

1. Klikněte na tlačítko Obj z minima (Objednávka položek do požadovaného množství).
2. V modálním okně vyberte Sklady (multivýběr) a Dodavatelé (multivýběr) — lze zúžit jen na některé sklady/dodavatele, nebo nechat prázdné pro všechny.
3. Klikněte na vytvořit objednávku.

Co se stane potom: systém najde všechny položky, u kterých je celkový stav pod nastaveným minimem, mají přiřazeného dodavatele a nejsou neaktivní, a založí z nich objednávku (do modulu Objednávky). Množství k objednání se počítá jako rozdíl do Požadovaného množství, pokud je vyplněné, jinak do Minima. Bez oprávnění „write" akce skončí hláškou „Ke zvolené akci nemáte oprávnění!" a objednávka se nezaloží. Časná chyba: zaškrtnutí je založené na tom, že položka má vyplněného dodavatele v ceníku — položky bez dodavatele se do objednávky nikdy nedostanou, i když jsou pod minimem.

Vytvořit objednávku podle obratu za období

Vhodné, když se objednává podle skutečné spotřeby v minulém období, ne podle pevného minima.

1. Klikněte na tlačítko Obj z obratu (Objednávka dle obratu za období).
2. Vyplňte Datum od a Datum do — pole se předvyplní automaticky navazujícím obdobím stejné délky, jako bylo použito naposledy (systém si pamatuje poslední zadané období pro tento typ objednávky).
3. Vyberte Sklady (povinné, alespoň jeden) — v nabídce se nezobrazí sklady, které mají zapnutou automatickou objednávku, protože pro ně nelze obratovou objednávku vytvářet ručně.
4. Volitelně zúžte na konkrétní Dodavatele.
5. Klikněte na vytvořit objednávku.

Co se stane potom: pro každý vybraný sklad se založí samostatná objednávka z výdejů realizovaných ve zvoleném období; systém si zapamatuje zadané období pro příště. Bez oprávnění „write" se objednávka nezaloží a zobrazí se chybová hláška. Častá past: neobjednané množství, které nesplnilo limit dodavatele v předchozím kole, se připočítává k obratu v nově zadaném období — proto je potřeba, aby na sebe období navazovala bez mezer, jinak dojde ke zkreslení.

Zjistit umístění, expiraci nebo šarži konkrétní položky

1. V řádku položky v seznamu použijte tlačítko Detail (zobrazí se jen pokud má firma zapnuté expirace nebo šarže) — otevře modální okno „Detail položky" se sloupci Zásoba č., Datum expirace, Šarže a Skladem mj.
2. Tlačítkem s ikonou umístění (zobrazí se jen pokud jsou v systému zavedena skladová umístění) otevřete okno „Umístění položky" — tabulka Doklad, Datum dodání, Umístění a Skladem mj. za jednotlivé příjmové doklady.
3. V okně Umístění položky můžete kliknout na ikonu u konkrétního řádku a otevřít Změnu umístění položky ve skladu — zde lze stávající umístění smazat tlačítkem vymazat, nebo vybrat nové umístění (regál/police/místo) a uložit.

Co se stane potom: změna umístění se projeví okamžitě v seznamu i v modálním okně; položka může mít současně přiřazeno více umístění.

Vytisknout nebo exportovat skladovou sestavu

1. V horní liště otevřete rozbalovací nabídku Tisk.
2. Vyberte konkrétní sestavu (např. Stavy skladu, Inventura skladu, Obrat dodavatelů...) — kompletní přehled sestav je v sekci „Tisk a export" níže.
3. V modálním okně sestavy vyplňte filtry (období, sklady, dodavatelé/odběratelé...) — pole se předvyplní hodnotami, které jste použili naposledy.
4. Klikněte na tlačítko požadovaného výstupu — Tisk (PDF), XLS nebo CSV (dostupnost závisí na konkrétní sestavě), případně Návrat pro zavření bez generování.

Co se stane potom: systém si nastavené filtry uloží k uživateli a při příštím otevření stejné sestavy je znovu nabídne jako výchozí hodnoty. Častá past: export do CSV/XLS u sestav, kterým nevyhověl žádný záznam, výstup nevytvoří a jen zobrazí informační hlášku — nejde o chybu, jen o prázdný výsledek filtru.

Vytvořit nabídku z položek bez pohybu

Specialita sestavy Zásoby bez pohybu — umožňuje rovnou z ležáků na skladě vytvořit prodejní nabídku, například pro doprodej.

1. V nabídce Tisk otevřete sestavu Zásoby bez pohybu.
2. Nastavte filtry — období naskladnění, množství pohybů k ignorování, sklady, skupiny ceníku.
3. Místo tisku klikněte na tlačítko Vytvořit nabídku.

Co se stane potom: ze všech položek, které sestava našla, se založí nová nabídka (modul Nabídky) s vyplněnými položkami, množstvím a cenami z ceníku, a systém vás na ni rovnou přesměruje k dopracování. Pokud filtru nevyhověl žádný záznam, nabídka se nezaloží a zobrazí se hláška „Nabídka nebyla vytvořena. Zadaným podmínkám nevyhověl žádný záznam."

Sdílet stav skladu bez přihlášení (veřejný odkaz)

1. Sklad musí mít v nastavení vygenerovaný veřejný token (nastavuje se mimo tento modul, v evidenci skladů).
2. Odkaz na Přehled skladů s parametrem public_token odešlete např. partnerovi nebo dodavateli — po otevření se zobrazí stav daného skladu bez nutnosti přihlášení.

Co se stane potom: ve veřejném náhledu se nezobrazují žádné ceny, sazby DPH ani akční tlačítka (příjem, výdej, objednávky, tisk) — je vidět jen kód, název, skupina, dodavatel a množství skladem/minimum/požadováno, a jen pro ten jeden sklad, ke kterému token patří. Častá chyba: očekávat, že přes veřejný odkaz půjde přepínat mezi sklady nebo vidět ceny — veřejný náhled je záměrně omezený jen na čtení množství jednoho skladu.

Přehled seznamu

Seznam je rozdělený podle stromu skladů — nad tabulkou je vždy název a popis aktuálně zobrazeného skladu (a případně jeho podskladů, pokud existují). Sloupce:

Seznam je stránkovaný po 40 položkách. Řádky, u nichž je stav Skladem nižší než nastavené Minimum (a minimum je zároveň větší než 0), jsou zvýrazněné červeně — platí i mimo aktivní filtr Minimum.

Nad tabulkou se po kliknutí na ikonu s grafem (u názvu skladu) zobrazí souhrnný box Přijato celkem / Vydáno celkem / Zůstatek za daný sklad — hodnota se dopočítá až na vyžádání, protože jde o výpočet přes všechny doklady skladu.

Filtry a vyhledávání

• Výběr skladu — stromový výběr skladu/podskladu, po výběru se seznam přepočítá pro daný sklad.
• Hledaná položka — fulltextové hledání v kódu, názvu a vyhledávacím štítku položky (tlačítko Hledat), nebo v názvu dodavatele (tlačítko Hledat dodavatele).
• Minimum — zobrazí jen položky pod nastaveným minimem.
• Neaktivní / Aktivní — přepínač mezi aktivními položkami ceníku (výchozí) a neaktivními; při zobrazení neaktivních se navíc zobrazí červené upozornění „zobrazeny neaktivní položky".
• X — vymaže vyhledávání i filtr Minimum.

Nosná pole

Skladem – aktuální fyzický stav položky na skladu. Kdy: toto pole se nevyplňuje ručně, jde o dopočítanou hodnotu ze všech skladových pohybů (příjmy minus výdeje). Následek: do součtu se nezapočítávají pohyby z nedokončeného importu (import zahájený, ale ještě nedokončený) — pokud se stav neshoduje s očekáváním, ověřte, zda na položce neběží rozpracovaný import.

Minimum – hranice, pod kterou se položka považuje za nedostatkovou. Kdy: nastavuje se v ceníku/limitech položky pro konkrétní sklad; typicky na úrovni bezpečné zásoby, aby nedošlo k vyprodání mezi dvěma objednávkami. Následek: řídí červené zvýraznění v seznamu, filtr Minimum i to, které položky se vůbec nabídnou k objednání tlačítkem Obj z minima — je to rozhodující podmínka pro zařazení do objednávky, i když se objednávané množství počítá jinak (viz Požadováno).

Požadováno – cílové množství, na které se má stav doplnit. Kdy: vyplňte, pokud chcete objednávat na jinou hladinu, než je bezpečnostní minimum (např. sezónní navýšení zásoby). Následek: pokud je vyplněné, právě z něj se počítá množství k objednání u tlačítka Obj z minima (rozdíl do Požadováno, ne do Minima) — spouštěcí podmínkou (že položka do objednávky vůbec spadne) ale zůstává pokles pod Minimum. Necháte-li pole prázdné, doplňuje se do Minima.

Akce a tlačítka na dokladu

Modul nemá klasický formulář se záložkami — místo toho je ovládaný tlačítky v horní liště, u jednotlivých řádků seznamu a v modálních oknech.

Horní lišta

Akce u řádku položky

Modální okna

Tisk a export

Nabídka Tisk obsahuje tyto sestavy (viditelné jen s právem „report"). Ke každé se otevře samostatný filtrovací formulář; hodnoty filtrů si systém pamatuje z posledního použití daným uživatelem.

Poznámka: v nabídce Tisk je vidět i položka Kontrola stavu zásob — v aktuální verzi za ní ale není napojená žádná sestava, kliknutí tedy neotevře žádný filtrovací formulář.

Vazby na jiné moduly

Přehled skladů nestojí sám — je to dopočítaný pohled nad daty z jiných modulů:

• Bere stav zásob z pohybů zaznamenaných v modulu Sklad (příjmy a výdeje), ceny a základní údaje o zboží z Ceníku, umístění z evidence skladových míst a dodavatele/odběratele z Partnerů.
• Zakládá nové skladové doklady — tlačítka Příjem a Výdej otevírají nový doklad v modulu Sklad s předvyplněným skladem.
• Vytváří navazující doklady — tlačítka Obj z minima a Obj z obratu zakládají Objednávky dodavatelům; tlačítko Vytvořit nabídku u sestavy Zásoby bez pohybu zakládá Nabídku.
• Spáruje se s modulem Ceník, resp. Náhled ceníku — ikona u položky otevírá kartu položky přímo v ceníku.

Oprávnění

Rozhodovací vodítka

Obj z minima vs. Obj z obratu

• Obj z minima – rychlá jednorázová objednávka všeho, co je aktuálně pod nastaveným minimem/požadovaným množstvím. Vhodné pro pravidelné doplňování zásoby na fixní hladinu.
• Obj z obratu – objednávka odvozená od skutečné spotřeby (výdejů) za zadané období. Vhodné, když se objednává podle poptávky, ne podle pevné hranice, a kdy je potřeba navazovat na předchozí objednané období.

Detail vs. Umístění

• Detail – zajímá vás, kolik kusů expiruje kdy a v jaké šarži (jen u položek s expirací/šarží).
• Umístění – zajímá vás, kde konkrétně na skladu (regál/police/místo) se zboží fyzicky nachází (jen pokud jsou v systému zavedena skladová umístění).

Hledat vs. Hledat dodavatele

• Hledat – hledá zadaný text v kódu, názvu a vyhledávacím štítku položky.
• Hledat dodavatele – stejné pole, ale hledá v názvu firmy nastavené jako dodavatel u položky — použijte, když chcete vidět vše, co berete od jednoho dodavatele, a neznáte přesné kódy položek.

Okrajové stavy a omezení

• Zákaz záporného stavu — pokud má sklad v nastavení zakázaný záporný stav, nelze vydat víc, než kolik je fyzicky skladem; systém takový výdej odmítne hláškou ve tvaru „Nelze vydat X ks, skladem je pouze Y ks (položka, sklad)".
• Nedokončený import — pohyby z importu, který ještě nebyl dokončen, se do stavu Skladem nezapočítávají, dokud se import nedokončí.
• Bez dodavatele — položky bez přiřazeného dodavatele se nikdy nedostanou do objednávky vytvořené tlačítkem Obj z minima, i kdyby byly hluboko pod minimem.
• Sklady s automatickou objednávkou — takové sklady se nenabízí ve výběru u ruční objednávky podle obratu (Obj z obratu), protože se pro ně objednávky generují automaticky.
• Veřejný náhled — bez platného tokenu vede otevření modulu bez přihlášení na přesměrování na přihlašovací stránku; s tokenem naopak nejde přepínat sklady ani vidět ceny.
• Bez práva „write" — pokusy o vytvoření objednávky (obě varianty) skončí jen chybovou hláškou, objednávka se nezaloží.
• Prázdný výsledek exportu — pokud filtru sestavy nevyhoví žádný záznam, CSV/XLS export se nevytvoří a zobrazí se jen informační hláška.

Časté chyby

• Uživatel očekává, že se stav skladu po vydání dokladu v modulu Sklad aktualizuje sám v otevřené záložce Přehledu — je potřeba stránku znovu načíst nebo přepnout sklad.
• Objednávka Obj z minima „nenajde" položku, která je viditelně pod minimem — většinou proto, že položka nemá v ceníku vyplněného dodavatele.
• Filtr Minimum zůstane omylem zapnutý a uživatel se domnívá, že sklad je poloprázdný — stačí kliknout na X a filtr zrušit.
• Očekávání cen ve veřejném náhledu (přes odkaz s tokenem) — ceny se tam záměrně nezobrazují vůbec.
• Snaha objednat obrat za období, které nenavazuje na předchozí objednávku — neobjednané množství z předchozího kola se pak chybně připočítá.

Časté otázky

Proč se mi stav skladu neshoduje s tím, co vidím fyzicky ve skladu? Zkontrolujte, jestli na položce neběží nedokončený import — takové pohyby se do stavu Skladem nepočítají, dokud se import nedokončí.

Jak zjistím, kde přesně na skladu položka leží? Tlačítkem s ikonou umístění u řádku položky (dostupné jen pokud jsou v systému zavedena skladová umístění) — otevře se přehled podle příjmových dokladů.

Proč nevidím sloupce s cenami? Buď nemáte právo „edit" na cenu (edit → price), nebo se díváte na modul přes veřejný odkaz, kde se ceny nezobrazují nikdy.

Proč tlačítko Obj z minima nezaložilo objednávku pro konkrétní položku? Položka musí mít v ceníku vyplněného dodavatele a nesmí být neaktivní — bez dodavatele se do objednávky nedostane, i když je pod minimem.

Kam se objednávka po vytvoření uloží? Do modulu Objednávky — u objednávky podle obratu vznikne samostatná objednávka pro každý vybraný sklad.

Tipy a triky

• Filtry ve formulářích tiskových sestav se ukládají za vás — při příštím otevření stejné sestavy je najdete předvyplněné podle posledního použití.
• Kombinujte vyhledávání s filtrem Minimum — lze tak najít, které konkrétní položky od jednoho dodavatele (Hledat dodavatele) jsou právě teď pod minimem.
• Sestava Zásoby bez pohybu s tlačítkem Vytvořit nabídku je rychlý způsob, jak z ležáků udělat prodejní akci, aniž byste položky přepisovali do nabídky ručně.
• Ikona s grafem u názvu skladu (Přijato/Vydáno/Zůstatek) se počítá až na vyžádání — nenačítá se automaticky při každém otevření skladu kvůli výkonu.