Příjem a výdej (sklad)

K čemu modul slouží

Modul Příjem a výdej slouží k evidenci pohybu zboží a materiálu na skladě – tedy k zaznamenání toho, co na sklad přišlo (příjemky) a co ze skladu odešlo (výdejky). Ke každému dokladu se eviduje dodavatel/odběratel, sklad, položky se skladovou cenou a množstvím a případné navazující doklady (faktura, dodací list, objednávka apod.). Modul zároveň hlídá, aby se ze skladu nevydávalo víc, než je reálně na skladě (pokud to není pro konkrétní sklad povoleno), a umožňuje sledovat historii i barevné rozlišení dokladů.

Jak se dostat do modulu

Modul je dostupný v hlavním menu jako Příjem a výdej. Po vstupu se zobrazí seznam všech skladových dokladů (příjemek i výdejek). Kliknutím na konkrétní řádek se otevře karta dokladu, tlačítky Nový příjem / Nový výdej se založí nový doklad.

Jak na časté úkoly

1. Založení nové příjemky od začátku

1. V seznamu klikněte na tlačítko Nový příjem (pokud je pro příjem nastaveno více číselných řad, u tlačítka je i malá šipka pro výběr konkrétní řady).
2. Vyplňte hlavičku dokladu – povinné je vyplnit dodavatele a sklad, ostatní pole (datum, číslo dokladu dodavatele, dopravu apod.) doplňte podle potřeby.
3. Přepněte na záložku Položky a přidejte řádky zboží – u každé položky zadejte množství a nákupní cenu (u skladu se šaržemi/expiracemi i číslo šarže a datum expirace).
4. Doklad uložte tlačítkem Uložit.

Použijte tento postup vždy, když zboží fyzicky přijímáte od dodavatele a chcete jej rovnou navést na sklad.

2. Založení nové výdejky od začátku

1. V seznamu klikněte na tlačítko Nový výdej (opět s možností výběru číselné řady, je-li jich víc).
2. Vyplňte hlavičku – povinné je odběratel a sklad, ze kterého se vydává.
3. Na záložce Položky přidejte vydávané zboží. Systém hlídá dostupné množství na skladě – pokud sklad nemá povolen záporný stav a zboží fyzicky nestačí, výdej položky se nepovede a zobrazí se chybová hláška o nedostatku zboží na skladě.
4. Doklad uložte tlačítkem Uložit.

Tento postup použijte, když zboží fyzicky opouští sklad (prodej, spotřeba, přesun mimo evidovaný sklad apod.).

3. Naskladnění obsahu výdejky / vydání obsahu příjemky

Pokud potřebujete rychle vytvořit párový doklad ke stávající výdejce nebo příjemce (např. reklamace vráceného zboží, přeskladnění), použijte přímo na kartě dokladu:

• Na kartě výdejky tlačítko Naskladnit – otevře se okno „Naskladnit obsah výdejky", kde vyberete položky a cílový sklad; ze zvolených položek se vytvoří nová příjemka.
• Na kartě příjemky tlačítko Vydat – otevře se okno „Vydat obsah příjemky" s upozorněním, že výdej bude proveden jen z právě naskladněných příjmů a pokud nebude dostatečné množství skladem, bude výdej proveden do mínusu; vyberete položky, případně odběratele, a vytvoří se nová výdejka.

V obou oknech lze přepínat mezi zobrazením Zobrazit nepoužité / Zobrazit použité položky, aby bylo vidět, co už bylo do párového dokladu jednou přeneseno.

4. Hromadné vložení položek

Pokud potřebujete najednou vložit velké množství položek (např. import celého ceníku nebo velké dodávky), použijte na kartě dokladu tlačítko pro hromadné vložení. Otevře se okno, kde lze položky vyhledávat a vybrat je do dokladu najednou, místo přidávání jednu po druhé. Podmínkou je, že doklad má už vyplněný sklad a partnera (dodavatele/odběratele).

5. Import položek přes XML nebo EDI a jejich naskladnění

1. Na kartě dokladu použijte tlačítko pro import z XML (okno „Import obsahu dokladu z XML") nebo import z EDI (okno „Import položek faktury z EDI") a nahrajte soubor.
2. Importované položky se nejdřív jen navážou k dokladu (nejsou ještě „naskladněné" do stavu zásob).
3. Doklad musí mít navázanou objednávku (pole „Objednávka"), případně musí být zaškrtnuto „bez objednávky", jinak nelze import dokončit.
4. Teprve akcí naskladnění importu se položky reálně promítnou do stavu skladu.

Tento postup je vhodný, když dodavatel posílá dodací data elektronicky a chcete se vyhnout ručnímu přepisování položek.

6. Vytvoření faktury nebo dodacího listu z výdejky

Na kartě výdejky lze tlačítkem Vytvořit fakturu rovnou vygenerovat fakturu vydanou se stejnými položkami (systém hlídá, aby ke stejné výdejce nevznikla faktura duplicitně). Obdobně lze vytvořit dodací list. Tím odpadá nutnost přepisovat položky znovu do jiného modulu.

7. Řešení výdeje do mínusu

Pokud sklad nemá zapnutý zákaz záporných stavů, je možné vydat i víc, než kolik je fyzicky evidováno – takový doklad (nebo jeho položka) se pak označí jako výdej do mínusu. V seznamu dokladů lze pomocí rychlého filtru Výdeje do mínusu takové doklady snadno dohledat a zkontrolovat, případně dodatečně doplnit chybějící příjem. Pokud sklad naopak zápornou zásobu zakazuje, systém vydání položky odmítne a zobrazí chybu s uvedením skladu a nedostatkového množství.

8. Tisk a export sestav za období

Z nástrojové lišty seznamu lze přes tlačítko Tisk vybrat některou z připravených tiskových sestav (např. přehled příjmů/výdejů za období, skladové karty apod.) a vygenerovat ji jako PDF pro zvolené filtrované období.

Přehled seznamu

V hlavním seznamu vidíte všechny skladové doklady (příjemky i výdejky) v jedné tabulce, včetně sloupce označujícího, zda se jedná o výdej do mínusu.

Rychlé filtry (přednastavené) usnadňují zobrazení jen určité skupiny dokladů:

• Příjemky – zobrazí jen doklady typu příjem.
• Výdejky – zobrazí jen doklady typu výdej.
• Výdeje do mínusu – zobrazí jen výdejky, u kterých došlo k vydání bez dostatečného krytí na skladě.
• filtry podle barevného označení (Zelená / Žlutá / Jantarová / Fialová / Označené / Neoznačené).

Hromadné akce (po označení více dokladů zaškrtávacím políčkem) umožňují:

• Vymazat – hromadné smazání označených dokladů (s omezeními popsanými v sekci „Mazání a omezení").
• Barevné označení – přiřazení jedné ze 4 barev (zelená/žlutá/jantarová/fialová) nebo zrušení označení; barvy slouží jen k vizuálnímu odlišení dokladů v seznamu (např. rozpracované vs. vyřízené) a nemají žádný vliv na výpočty skladu.
• hromadné stažení PDF označených dokladů.

Nad seznamem je také možné dokument otevřít a v jeho historii změn (tlačítko Historie) zjistit, kdo a kdy doklad naposledy upravil.

Formulář dokladu

Karta dokladu je rozdělená na záložky Karta (hlavička), Položky, Poznámky a Soubory.

Záložka Karta – hlavička dokladu

Doklad (číslo dokladu)

• Co to je: pořadové číslo dokladu, generované automaticky podle zvolené číselné řady.
• Kdy a proč to řešit: pole je běžně needitovatelné (uzamčené), protože číslování musí být souvislé a jednoznačné. Vedle pole je ikona tužky – jejím kliknutím lze číslo ručně přepsat (pro import starých dokladů nebo opravu chyby) a šipka vedle ní otevře nabídku pro přepnutí na jinou dostupnou číselnou řadu (výchozí řada je v nabídce označena „(výchozí)").
• Co se stane, když to uděláte špatně: ruční přepsání čísla mimo řadu může způsobit kolize s jiným dokladem nebo nesouvislé číslování – používejte jen výjimečně a uváženě.

Sklad

• Co to je: výběr konkrétního skladu (ze stromové struktury skladů), ke kterému se doklad váže.
• Kdy a proč to řešit: je to povinné pole – bez skladu nelze doklad uložit. Volba skladu určuje, z/na jaký sklad se položky fyzicky účtují, a tedy i to, podle jaké metody oceňování (FIFO nebo vážený aritmetický průměr) a s jakým nastavením záporných stavů se bude s položkami pracovat, protože obojí se nastavuje pro každý sklad zvlášť.
• Co se stane, když to uděláte špatně: výběr špatného skladu znamená, že se zboží naskladní/vyskladní jinde, než mělo – opravu je nutné řešit dodatečnou úpravou položek.

Dodavatel / Odběratel (popisek pole se mění podle typu dokladu – u příjemky „Dodavatel", u výdejky „Odběratel")

• Co to je: výběr partnera (firmy) z adresáře.
• Kdy a proč to řešit: povinné pole. U příjemky určuje, od koho zboží fyzicky přichází, u výdejky komu se vydává – tato vazba se pak používá i při vytváření navazující faktury nebo dodacího listu.
• Co se stane, když to uděláte špatně: špatně zvolený partner se přenese i do vygenerované faktury/dodacího listu, je nutné jej opravit na obou dokladech.

Datum pohybu – datum, kdy fyzicky došlo k příjmu/výdeji zboží; používá se i pro filtrování v tiskových sestavách za období.

Popis – volný textový popis dokladu (interní poznámka k obsahu dokladu, nikoli tisková poznámka).

Stav – stav dokladu z výběrového seznamu stavů, sloužící pro interní řízení procesu vyřizování dokladu.

Doprava – druh dopravy vybíraný ze seznamu druhů dopravy, ovlivňuje jen doplňkové údaje o dopravě, nikoli skladovou logiku.

Faktura dopravy č. – číslo faktury za dopravu (pokud byla doprava fakturována samostatně).

RZ vozidla – registrační značka vozidla, kterým byla přeprava provedena.

Jméno řidiče – jméno řidiče, který přepravu zajišťoval.

Cena dopravy – náklady na dopravu v měně dokladu; vstupuje do celkové kalkulace nákladů na naskladněné zboží.

Vzdálenost – ujetá vzdálenost v km, doplňkový údaj k dopravě.

Cena manipulace – náklady na manipulaci se zbožím (např. nakládka/vykládka).

Cena práce skladu – interní náklady skladu spojené se zpracováním dokladu.

Úprava ceny – ruční korekční částka, kterou lze upravit celkovou hodnotu dokladu (např. dodatečná sleva/přirážka).

Váženka brutto (kg) / Váženka netto (kg) – hrubá a čistá hmotnost dle vážního lístku, evidenční údaj bez vlivu na cenu.

Faktura č. – číslo přijaté/vydané faktury, ke které se doklad váže (ruční údaj, pokud doklad nebyl vytvořen automaticky z faktury).

Dodací list č. – číslo souvisejícího dodacího listu.

Obchodník

• Co to je: výběr uživatele odpovědného za doklad, v nabídce rozdělený na skupiny „Aktivní" a „Neaktivní" uživatelé.
• Kdy a proč to řešit: slouží k přiřazení odpovědnosti a k filtrování/statistikám podle obchodníka.

Středisko – přiřazení dokladu k nákladovému/organizačnímu středisku, používá se pro účetní a výkaznické členění.

Měna a Kurz

• Co to je: měna, ve které je doklad veden, a její aktuální kurz vůči domácí měně.
• Kdy a proč to řešit: kurz je povinný a nesmí být nulový – bez vyplnění kurzu doklad nelze uložit, protože by nebylo možné dopočítat hodnotu v domácí měně. Po výběru měny se kurz snaží systém doplnit automaticky.
• Co se stane, když to uděláte špatně: chybný kurz zkreslí veškeré částky přepočtené do domácí měny (a tedy i skladovou cenu, ze které se počítá FIFO/vážený průměr).

Objednávka a Nevykrývat objednávku

• Co to je: výběr navázané objednávky ze seznamu nevyřízených objednávek (stornované a uzavřené objednávky v nabídce nejsou), případně zaškrtávací pole pro označení, že doklad žádnou objednávku nevykrývá.
• Kdy a proč to řešit: vazba na objednávku se využívá zejména při importu položek (import z XML/EDI vyžaduje buď vybranou objednávku, nebo zaškrtnuté „Nevykrývat objednávku" – jinak import nejde dokončit) a při sledování, které objednávky byly už zásobováním pokryty.
• Co se stane, když to uděláte špatně: pokud není vyplněná objednávka ani zaškrtnuté „Nevykrývat objednávku", import položek se nepodaří dokončit.

Záložka Položky

Zde se přidávají jednotlivé řádky zboží. Pole se částečně liší podle typu dokladu:

• Společné pro příjem i výdej: položka (zboží), množství, jednotka, cena, celková cena, DPH.
• Navíc u příjemky: pole pro šarži a datum expirace (pokud je zboží na sklad se šaržemi/expiracemi vedeno – pak jsou tato pole povinná), umístění na skladě (regál/police/místo).
• Navíc u výdejky: dostupné množství na skladě u dané položky (kontrolní údaj), vazba na konkrétní naskladněné položky, ze kterých se vydává (kvůli metodě FIFO). Uživatelé bez oprávnění „skladník-manažer" u výdejky nevidí nákupní/prodejní cenu ani marži položky – tato pole se jim v tabulce položek skrývají.

Při ukládání položky se kontroluje: množství nesmí být záporné, u položek se šaržemi je vyžadováno vyplnění šarže a expirace, a pokud sklad zakazuje záporný stav, nelze vydat víc, než je fyzicky k dispozici (systém zohledňuje i množství již blokované/rezervované na jiné doklady, např. zakázky).

Záložka Poznámky

Volné textové poznámky k dokladu – interní komentáře, které se nikam netisknou a slouží jen pro interní komunikaci mezi uživateli.

Záložka Soubory

Prostor pro přílohy k dokladu (např. naskenovaný dodací list, fotografie zboží apod.). Pokud má doklad nahrané soubory, nelze jej smazat, dokud přílohy nejsou odstraněny.

Akce a tlačítka na dokladu

Na kartě otevřeného dokladu se v nástrojové liště zobrazují tato tlačítka (některá jen u příjemky, jiná jen u výdejky):

Tlačítko	Zobrazuje se u	Co dělá
H_položky (Hromadné vložení položek)	příjemka i výdejka	otevře okno pro hromadné vložení položek do dokladu
EDI	jen příjemka	otevře okno importu položek z formátu EDI
CSV	jen příjemka	otevře okno importu položek z formátu CSV
dodací list	jen výdejka	vytvoří z výdejky dodací list
fakturovat	jen výdejka	vytvoří z výdejky fakturu
Export/Import → export XML / import XML	příjemka i výdejka	exportuje obsah dokladu do XML / importuje obsah dokladu z XML
naskladnit	jen výdejka	naskladní zvolené položky výdejky na vybraný sklad (vytvoří párovou příjemku)
vydat	jen příjemka	vydá zvolené položky příjemky (vytvoří párovou výdejku)
doklady	příjemka i výdejka	zobrazí přehled souvisejících/párových dokladů
umístěnka	příjemka i výdejka	vytiskne umístěnku (informaci o umístění zboží na skladě)
Náhled	příjemka i výdejka	zobrazí náhled dokladu k tisku
PDF	příjemka i výdejka	stáhne doklad jako PDF
Tisk → Potvrzení výkupu	jen příjemka	vytiskne potvrzení o výkupu
Tisk → Potvrzení prodeje	jen výdejka	vytiskne potvrzení o prodeji
Uložit (send)	formulář dokladu	uloží doklad a vrátí se zpět na seznam
Uložit (send2)	formulář dokladu	uloží doklad a zůstane na kartě dokladu (pro další úpravy)
Vytvořit příjemku	formulář výdejky	uloží doklad a zároveň založí novou naskladňovací příjemku
Vytvořit fakturu	formulář výdejky	uloží doklad a zároveň vygeneruje fakturu
PDF (save_pdf)	formulář dokladu	uloží doklad a rovnou otevře jeho PDF
Zpět	formulář dokladu	opustí formulář bez dalších akcí

Doklad lze také barevně označit (zelená/žlutá/jantarová/fialová) a nahlédnout do jeho historie změn – obě funkce jsou dostupné z běžné nabídky nad seznamem/dokladem stejně jako u ostatních modulů. Naopak uzamykání dokladů a kopírování/duplikace dokladu v tomto modulu nejsou k dispozici (na rozdíl od některých jiných modulů, jako je Faktura nebo Objednávka).

Mazání a omezení

• Doklad (nebo jeho jednotlivou položku) nelze smazat, pokud už z něj bylo naskladněno/vydáno – tedy pokud na položku příjemky existuje navazující výdej. Nejprve je nutné zrušit/smazat navazující doklad.
• Doklad nelze smazat, pokud má nahrané soubory (přílohy) – ty je nutné nejprve odstranit.
• Hromadné smazání více dokladů najednou je možné přes hromadnou akci Vymazat v seznamu (se stejnými omezeními jako u smazání jednotlivého dokladu).
• U výdejky nelze vytvořit fakturu opakovaně – pokud k výdejce už faktura existuje, tlačítko Vytvořit fakturu další duplicitní fakturu nezaloží.

Tisk a export

• Náhled a PDF – standardní tisk/stažení samotného dokladu (příjemky nebo výdejky).
• Umístěnka – tisková sestava s umístěním položek na skladě (regál/police/místo).
• Potvrzení výkupu (jen příjemka) / Potvrzení prodeje (jen výdejka) – doplňkové potvrzovací tiskopisy.
• V hlavním seznamu je pod tlačítkem Tisk k dispozici sada přednastavených tiskových sestav (analytické přehledy pohybů na skladě za období, dle filtrů v seznamu).
• Export/Import XML – umožňuje obsah dokladu vyexportovat do souboru XML a naopak XML soubor do dokladu naimportovat (např. pro výměnu dat mezi systémy).

Vazby na jiné moduly

Skladový doklad může vznikat z jiných modulů nebo je naopak sám zdrojem pro jejich vznik:

• Faktura vydaná – z výdejky lze tlačítkem „fakturovat" rovnou vytvořit fakturu se stejnými položkami.
• Faktura přijatá – naopak z přijaté faktury lze automaticky založit odpovídající příjemku.
• Zálohová faktura – doklad může být provázán se zálohovou fakturou obdobným způsobem jako s běžnou fakturou.
• Zakázka – položky výdejky mohou čerpat z rezervací učiněných zakázkou (systém při výdeji kontroluje blokované/rezervované množství).
• Nabídka a Objednávka – doklad lze navázat na konkrétní objednávku (pole „Objednávka"), což se využívá zejména při importu položek.
• Prodejka – obdobná vazba jako u faktury vydané.
• Dodací list (vydaný i přijatý) – z výdejky lze tlačítkem „dodací list" vytvořit dodací list; obdobně existuje vazba na přijaté dodací listy.

Oprávnění

Oprávnění	Co umožňuje
Číst (read)	prohlížení seznamu a karet dokladů
Zapisovat (write)	zakládání a úprava dokladů, práce s položkami, import/export, naskladnění/vydání, vytvoření faktury/dodacího listu
Sestavy (report)	tisk analytických sestav a potvrzení výkupu/prodeje
Povoleno (enable)	tisk náhledu, PDF a umístěnky
Skladník-manažer	zvláštní příznak uživatele (nezávislý na výše uvedených právech) – bez něj uživatel u položek výdejky nevidí nákupní ani prodejní cenu ani marži

Rozhodovací vodítka

FIFO vs. vážený aritmetický průměr (VAP) Metoda oceňování skladu se nastavuje pro každý sklad zvlášť (nikoli globálně ani na dokladu). Pokud potřebujete přesně sledovat cenu podle konkrétní dodávky (např. u zboží s krátkou trvanlivostí), volte pro daný sklad FIFO. Pokud vám stačí průměrná cena napříč dodávkami (typicky u komoditního zboží), zvolte vážený aritmetický průměr.

Naskladnit vs. Vydat Použijte Naskladnit na kartě výdejky, když chcete z již vydaného zboží vytvořit nový příjem (např. vrácení). Použijte Vydat na kartě příjemky, když chcete ze zrovna přijatého zboží rovnou vytvořit výdej (např. okamžitý prodej dovezeného zboží).

Uložit (send) vs. Uložit (send2) Pokud doklad dokončujete a chcete se vrátit do seznamu, použijte první tlačítko Uložit. Pokud budete v úpravách pokračovat (např. hned přidávat položky), použijte druhé Uložit, které vás ponechá na kartě dokladu.

Zakázat vs. povolit záporný stav skladu Nastavení „nepovolit záporný stav" u konkrétního skladu volte tam, kde je nutné mít přesnou a spolehlivou evidenci (např. sklad s omezenou kapacitou nebo přísnou evidencí šarží). Naopak u skladů, kde se běžně stává, že se vydává dřív, než dorazí formální příjem (a fyzicky zboží k dispozici je), lze záporný stav povolit a případné výdeje do mínusu následně dohledávat přes rychlý filtr.

Časté chyby

• Nevyplněný sklad nebo dodavatel/odběratel – doklad nelze uložit bez vybraného skladu a partnera; obě pole jsou povinná.
• Nulový nebo prázdný kurz měny – při jiné než domácí měně musí být vyplněn nenulový kurz, jinak formulář ohlásí chybu.
• Import položek bez navázané objednávky – pokud doklad nemá vybranou objednávku a zároveň není zaškrtnuto „Nevykrývat objednávku", import z XML/EDI/CSV se nepodaří dokončit.
• Pokus o smazání dokladu s návazností – smazání se nezdaří, pokud už z příjemky bylo něco vydáno nebo pokud má doklad přiložené soubory.
• Opakované vytvoření faktury z téže výdejky – systém duplicitní fakturu nevytvoří; pokud faktura chybí, zkontrolujte, zda nebyla vytvořena už dříve.
• Výdej bez dostatečné zásoby u skladu se zákazem záporných stavů – položku nelze uložit; řešením je buď doplnit zásobu příjmem, nebo (je-li to žádoucí) povolit u skladu záporný stav.

Časté otázky

Proč nejde upravit číslo dokladu? Pole s číslem dokladu je běžně uzamčené, protože číslování musí navazovat na zvolenou číselnou řadu. Ruční úpravu umožňuje ikona tužky vedle pole.

Jak poznám, že výdejka byla vydána do mínusu? V seznamu dokladů použijte rychlý filtr Výdeje do mínusu – zobrazí jen doklady, u kterých bylo vydáno víc, než bylo v okamžiku vydání na skladě.

Proč u položek výdejky nevidím nákupní cenu? Zobrazení nákupní a prodejní ceny a marže na položkách výdejky je vázáno na oprávnění „skladník-manažer". Bez něj se tyto sloupce v tabulce položek skrývají.

Jaký je rozdíl mezi tlačítky Naskladnit a Vydat? Naskladnit (na kartě výdejky) vytvoří z vybraných položek novou příjemku, Vydat (na kartě příjemky) vytvoří z vybraných položek novou výdejku – jde o opačné směry stejné operace „vytvořit párový doklad".

Proč se mi u dokladu nezobrazuje tlačítko EDI/CSV/naskladnit/vydat? Tato tlačítka jsou vázaná na typ dokladu – import přes EDI a CSV a tlačítko „vydat" se zobrazují jen u příjemky, tlačítka „naskladnit", „dodací list" a „fakturovat" jen u výdejky.

Tipy a triky

• Pokud pravidelně pracujete s velkým počtem položek, využívejte hromadné vložení místo ručního přidávání položek jednu po druhé – ušetří to čas i sníží riziko překlepu.
• Barevné označení dokladů (zelená/žlutá/jantarová/fialová) si můžete nastavit jako vlastní vizuální systém pro sledování rozpracovanosti dokladů, aniž by to jakkoliv ovlivnilo skladovou evidenci.
• Před vydáním velkého množství zboží zkontrolujte na kartě položky dostupné množství na skladě – předejdete tak nečekanému vydání do mínusu.
• Využívejte rychlé filtry Příjemky / Výdejky / Výdeje do mínusu k rychlé orientaci v rozsáhlém seznamu dokladů, místo ručního prohledávání.