Nabídky

Modul Nabídky slouží k přípravě a evidenci obchodních nabídek pro klienty – sestavíte v něm položky z ceníku i práci, spočítáte nákup, prodej a marži, nabídku odešlete klientovi (tiskem nebo e-mailem) a po odsouhlasení z ní jedním krokem uděláte navazující doklad – zakázku nebo rovnou fakturu. Modul si pamatuje, co z nabídky už bylo přeneseno dál, takže se stejné položky neomylem nefakturují nebo nezpracují do zakázky dvakrát.

Jak se do modulu dostat

Nabídky jsou v hlavním menu samostatnou položkou (ne v podnabídce) – Menu → Nabídky. Otevře se přímo seznam všech nabídek.

Jak na časté úkoly

Založení nové nabídky od nuly

Typický start – klient si vyžádal nabídku a vy ji zakládáte poprvé.

1. V seznamu klikněte na Nový záznam. Pokud modul používá víc číselných řad pro nabídky, otevřete šipku vedle tlačítka a vyberte konkrétní řadu – jinak se použije výchozí.
2. Na kartě vyplňte Klient – bez vybraného partnera nabídku nejde uložit (systém zahlásí „Partner musí být vybrán“). Po výběru partnera se nabídnou jeho Pobočka a Kontakt (kontaktní osoba u klienta).
3. Zkontrolujte/doplňte Obchodníka, Středisko, Datum nabídky a Platnost dní (nebo rovnou Platnost do – druhé pole se dopočítá samo).
4. Přepněte na záložku položky a přidejte řádky z ceníku (kód, množství, nákup, přirážka, prodej, sleva, DPH se dopočítají). Na záložce práce obdobně přidejte odváděnou práci (hodiny × sazba × přirážka).
5. Doplňte případně Cenu dopravy, Dodací lhůtu a podmínky.
6. Klikněte na Uložit. Co se stane potom: nabídka se uloží, přepočítají se součty (nákup, prodej, zisk) v souhrnném panelu a nabídka čeká na odeslání klientovi. Časté chyba: zapomenutý výběr klienta – formulář se bez něj neuloží.

Odeslání nabídky klientovi

Nabídku je potřeba dostat k odběrateli – buď jako PDF, nebo přímo e-mailem.

1. Na kartě nabídky klikněte na Náhled, pokud si chcete dokument nejdřív prohlédnout v okně, nebo rovnou na PDF pro stažení souboru.
2. Pro odeslání mailem klikněte na E-mail – otevře se okno s předvyplněnou e-mailovou šablonou (lze upravit text i příjemce) a doklad odešlete. Co se stane potom: u čísla nabídky v záhlaví karty i v seznamu (sloupec „E-mail“) se objeví ikona se stavem odeslání (odesláno / čeká / chyba); po najetí myší se zobrazí historie odeslaných e-mailů. Má-li firma zapnuté „zamykat doklad po stažení PDF“, nabídka se stažením PDF automaticky uzamkne. Časté chyba: po automatickém zamčení nejde nabídka bez odemčení dál upravovat – řešení je tlačítko odemknutí (viz níže).

Vytvoření zakázky z nabídky

Klient nabídku odsouhlasil a chcete ji předat do interního zpracování jako zakázku (např. do výroby nebo realizace), ne rovnou fakturovat.

1. Na kartě nabídky klikněte na vytvořit zakázku.
2. V okně „Vytvořit zakázku z nabídky“ zaškrtněte, které Položky a která Práce se mají do zakázky přenést (nabízí se jen to, co ještě nebylo do žádné zakázky použito).
3. Potvrďte tlačítkem Vytvořit zakázku. Co se stane potom: založí se nová zakázka se stejným klientem, střediskem, měnou a obchodníkem, dostane vlastní číslo z číselné řady zakázek a výchozí „nový“ stav; vybrané položky a práce se do ní zkopírují (včetně navázaných položek z cenových balíčků/maker) a přenesené řádky se v nabídce označí jako použité, takže je nelze omylem přenést podruhé. Nabídka a zakázka se navíc spárují – propojení uvidíte na záložce doklady. Časté chyba: pokud v okně nic nezaškrtnete, zakázka se založí bez položek.

Vytvoření faktury z nabídky

Klient chce fakturovat rovnou podle nabídky, bez mezikroku přes zakázku.

1. Na kartě nabídky klikněte na vytvořit fakturu.
2. V okně „Vytvořit fakturu z nabídky“ vyberte položky a práci k fakturaci a potvrďte tlačítkem Vytvořit fakturu. Co se stane potom: založí se (nebo doplní, pokud už k nabídce faktura existuje) faktura s číslem z fakturační číselné řady, splatností odvozenou od partnera (nebo firemního nastavení) a zkopírovanými položkami/prací. Je-li zapnuté propojení fakturace se skladem, vytvoří/aktualizuje se zároveň skladová výdejka a položky se ihned vyskladní. Časté chyba: je-li sklad propojen s fakturací a na skladě není dost zboží (vzhledem k již blokovanému množství), systém fakturu nezaloží a zobrazí červené hlášení s chybějícím zbožím – je nutné nejdřív doplnit sklad nebo množství v nabídce upravit.

Přepočet cen při změně měny

Nabídka byla založena v jedné měně, ale mezitím se má přecenit na jinou (např. klient chce nabídku v EUR místo CZK).

1. Na kartě změňte pole Měna; systém dotáhne aktuální Kurz.
2. Potvrďte, zda se mají existující položky a práce přepočítat podle poměru starého a nového kurzu. Co se stane potom: při potvrzení přepočtu se automaticky přepočítají nákupní i prodejní ceny všech položek a sazby práce; při zamítnutí zůstanou čísla beze změny a je nutné je zkontrolovat a doplnit ručně. Časté chyba: měnu změníte a přepočet nepotvrdíte – ceny pak neodpovídají nové měně, i když měna v hlavičce už je jiná.

Hromadné zpracování více nabídek

Potřebujete more nabídek najednou přesunout do jiného stavu, zamknout, barevně odlišit nebo smazat.

1. V seznamu zaškrtněte řádky nabídek (nebo přes hromadný výběr).
2. Ve výběru Akce zvolte požadovanou operaci: vymazat, zamknout, odemknout, konkrétní položku pod Změna stavu, barvu pod Barevné označení, nebo stáhnout PDF.
3. Potvrďte provedení. Co se stane potom: akce se provede na všech označených nabídkách najednou; u mazání se přeskočí (respektive nahlásí chybou) zamčené záznamy nebo záznamy s navázanými doklady. Časté chyba: hromadné mazání zamčených nabídek – systém je nesmaže a nahlásí důvod, je potřeba je nejdřív odemknout.

Kopie existující nabídky jako podklad pro novou

Pro podobného klienta nebo opakovanou objednávku je rychlejší vyjít z už hotové nabídky než psát vše znovu.

1. V seznamu u požadované nabídky (nebo přímo na kartě) klikněte na ikonu kopírovat doklad a potvrďte dotaz „Opravdu chcete doklad kopírovat?“. Co se stane potom: vznikne nová nabídka se zkopírovaným obsahem (klient, položky, práce apod.), kterou dál upravíte a uložíte jako samostatný záznam s novým číslem. Časté chyba: kopírování zamčeného nebo neaktuálního podkladu – zkopírují se i neaktuální ceny, je třeba je po zkopírování zkontrolovat.

Sledování platnosti a tisk přehledu nabídek za období

Potřebujete zjistit, které nabídky brzy vyprší, nebo připravit report pro vedení/obchodníky za určité období.

1. V seznamu použijte sloupec/filtr Platnost do nebo rychlé filtry stavu pro nalezení nabídek k řešení.
2. Pro souhrnný tiskový přehled klikněte v nástrojové liště na skupinu Tisk a vyberte report; v otevřeném okně nastavte rozmezí data (podle data nabídky nebo podle data platnosti), rozmezí ceny, případně omezte výběr na konkrétní klienty, střediska nebo obchodníky, zaškrtněte Pouze hotové, pokud chcete jen uzavřené nabídky, a potvrďte tlačítkem Tisk. Co se stane potom: vygeneruje se tisková sestava se seznamem nabídek podle zadaných kritérií. Časté chyba: zapomenuté zaškrtnutí „Pouze hotové“ (je zaškrtnuté ve výchozím stavu) přinese do přehledu i rozpracované nabídky, pokud jej uživatel omylem odškrtne bez úmyslu.

Přehled seznamu

Seznam zobrazuje mimo jiné sloupce: Číslo nabídky, Stav (barevný štítek), Středisko, Klient (proklik na kartu partnera), Pobočka, Popis, Datum nabídky, Platnost dní, Platnost do, ikonu stavu E-mailu, propojenou Fakturu a Zakázku (pokud už vznikly), Cenu bez DPH, Cenu dopravy, Měnu, Naše/Vaše značka, Kurz, Objednávku, Obchodníka a časové značky vytvoření/změny.

Filtrování:

• rychlá pole nad seznamem umožňují hledat podle čísla, stavu, klienta, faktury, objednávky, popisu, obchodníka, střediska či pobočky,
• dropdown Filtr stavu a řada rychlých tlačítek se stavy nad seznamem slouží k okamžitému omezení jen na nabídky v daném stavu,
• rozšířené hledání prohledává navíc i popisy jednotlivých položek, prací a poznámek k nabídce, ne jen údaje v hlavičce.

Hromadné operace nad zaškrtnutými řádky jsou popsané v úkolu „Hromadné zpracování více nabídek“ výše a v tabulce akcí níže.

Formulář

Karta nabídky je rozdělená do záložek: karta, položky, práce, záhlaví, zápatí, poznámky a soubory.

Záložka karta – nosná pole

Číslo nabídky – číslo dokladu z číselné řady. Kdy: běžně se generuje samo podle zvolené číselné řady. Následek: lze ho i ručně odemknout ikonou tužky a přepsat, nebo přes rozbalovací nabídku u pole změnit číselnou řadu i u již rozpracovaného dokladu – pozor, ruční zásah může narušit návaznost číselné řady.

Klient (výběr partnera) – odběratel nabídky. Kdy: vyplňuje se vždy, je to jediné skutečně povinné pole formuláře. Následek: podle klienta se nabídnou jeho pobočka a kontaktní osoba a při pozdější fakturaci se z něj přebírá splatnost a způsob platby; bez klienta nabídku nelze uložit.

Datum nabídky a Platnost dní / Platnost do – Co: datum vystavení a doba, po kterou nabídka platí. Kdy: vyplníte jedno z dvojice Platnost dní/Platnost do, druhé se dopočítá samo od data nabídky. Následek: datum platnosti se zobrazuje v seznamu a slouží k filtrování nabídek k dořešení; po vypršení platnosti systém stav nabídky sám nemění, je to jen informační údaj pro uživatele.

Měna a Kurz – Co: měna dokladu a její přepočtový kurz. Kdy: měníte u zahraničních klientů nebo když se liší od výchozí firemní měny. Následek: při změně měny nabídne systém přepočet všech už vyplněných položek a prací podle poměru starého a nového kurzu – pokud přepočet nepotvrdíte, čísla zůstanou v původních hodnotách a je nutné je zkontrolovat ručně.

Sazba DPH – zobrazuje se jen u plátců DPH. Kdy: nastavuje výchozí sazbu pro položky. Následek: ovlivňuje dopočet sloupce „Celkem s DPH“ v položkách i pozdější přenos do faktury.

Celkové součty vypnuty – Co: zaškrtávací pole. Kdy: použijete, když nabídka nemá zobrazovat souhrnné ceny (např. slouží jen jako interní podklad nebo balíčková nabídka s jinou logikou cen). Následek: všechny součtové částky (nákup, prodej, zisk) se přepočítají na 0 a nezobrazí se ani v souhrnném panelu, ani v tisku.

DPH pro tisk vypnuto – Co: zaškrtávací pole. Kdy: chcete na vytištěné nabídce skrýt rozpis DPH. Následek: ovlivňuje jen vzhled tiskové sestavy, interní výpočty zůstávají beze změny.

Obchodník, Středisko, Stav – přiřazení odpovědné osoby, střediska a stavu nabídky; stav se dá měnit i hromadně nad více nabídkami najednou. Číslo objednávky, Naše/Vaše značka, Dodací lhůta a typ, Dodací a platební podmínky, Cena dopravy – doplňkové údaje, které se propisují do tisku nabídky; bez přímého vlivu na výpočty jinde v systému.

Záložky karty

• karta – hlavičkové údaje popsané výše.
• položky – řádky zboží/materiálu z ceníku (kód, popis, množství, nákup, přirážka, prodej, sleva, DPH, celkem, poznámka); podklad pro následný přenos do zakázky/faktury.
• práce – řádky odváděné práce (popis, hodiny, sazba, přirážka, poznámka); rovněž podklad pro přenos do zakázky/faktury.
• záhlaví a zápatí – vlastní text, který se vytiskne nad/pod obsahem dokladu; lze přepínačem nastavit, zda se má na tisku vůbec zobrazit, a odkazem „Aktualizovat záhlaví“/„Aktualizovat zápatí“ text znovu načíst z výchozích textů partnera.
• poznámky – textové „Zadání“ k nabídce, editovatelné v samostatném okně; interní poznámka, netiskne se jako obsah dokladu.
• soubory – nahrávání a mazání libovolných příloh k nabídce (např. podklady od klienta, technická specifikace).

Akce a tlačítka na dokladu

Mazání a omezení

• Nabídku nelze smazat, pokud je zamčená – systém nahlásí „Záznam nebylo možné vymazat, protože je uzamčen.“ Je potřeba ji nejdřív odemknout.
• Nabídku nelze smazat, pokud na ni existují navázané záznamy (typicky vytvořená zakázka/faktura) – systém nahlásí, že k záznamu existují podřízené záznamy.
• Zrušení vazby v záložce doklady (u faktury nebo výdejky) vazbu jen odpojí – druhý doklad zůstává v systému dál, jen bez propojení na nabídku.
• Mazání i zamykání lze provádět hromadně nad více vybranými nabídkami najednou (viz Přehled seznamu).

Tisk a export

• Náhled / PDF – tisková sestava jedné konkrétní nabídky.
• Tisk → Přehled nabídek – hromadný report nabídek za období s filtrem na datum (nabídky nebo platnosti), cenu, klienty, střediska a obchodníky a přepínačem „Pouze hotové“.
• Přehled podle techniků – doplňkový report využívající sestavu sdílenou s modulem Helpdesk.
• stáhnout PDF – hromadné stažení PDF za všechny označené nabídky najednou (skupinová akce v seznamu).
• E-mail – odeslání dokladu klientovi podle e-mailové šablony nabídky.

Vazby na jiné moduly

Nabídky nestojí samostatně: berou data z modulu Partneři (klient, pobočka, kontaktní osoba, platební podmínky), Ceník (položky a jejich ceny), Střediska, Uživatelé (obchodník), Měny a číselné řady. Vytvářejí navazující doklady – Zakázku (tlačítko „vytvořit zakázku“) nebo Fakturu (tlačítko „vytvořit fakturu“), a je-li zapnuté propojení fakturace se skladem, i skladovou výdejku. Spáruje se s vytvořenou fakturou a zakázkou – přehled a možnost zrušení vazby je v záložce doklady. Nabídka může vzniknout i automaticky, přes napojení na externí systém (API synchronizace nabídek).

Oprávnění

Rozhodovací vodítka

vytvořit zakázku vs vytvořit fakturu

• vytvořit zakázku – klient nabídku odsouhlasil, ale realizace ještě vyžaduje interní zpracování (výroba, montáž, plánování) předtím, než se bude fakturovat.
• vytvořit fakturu – jde rovnou o fakturaci bez potřeby dalšího interního kroku; lze i opakovaně doplňovat stejnou fakturu dalšími položkami z téže nabídky.

Uložit (a zavřít) vs Uložit (a zůstat)

• Uložit a zavřít – editace nabídky je hotová, vracíte se do seznamu.
• Uložit a zůstat – chcete pokračovat v editaci dalších záložek (položky, práce…) bez opuštění karty.

Časté chyby

• Nevybraný Klient – nabídku nejde uložit vůbec.
• Změna Měny bez potvrzení přepočtu – ceny zůstanou v číslech původní měny, i když je v hlavičce už jiná měna.
• Pokus o hromadné smazání zamčených nabídek – systém je nesmaže, dokud je ručně neodemknete.
• Fakturace položek propojených se skladem bez dostatečné skladové zásoby – systém fakturu nezaloží a zobrazí, čeho se nedostává.
• Zapomenuté zaškrtnutí položek/prací v okně „Vytvořit zakázku/fakturu z nabídky“ – vznikne navazující doklad bez obsahu.

Časté otázky

Proč nejde nabídku upravit ani smazat? Nejspíš je zamčená (ikona zámku) – buď ji uzamkl uživatel ručně, nebo se uzamkla automaticky po stažení PDF (pokud to má firma tak nastavené). Stačí ji tlačítkem odemknout.

Jak zjistím, kdo a kdy nabídku naposledy změnil? Tlačítko Historie na kartě dokladu zobrazí kompletní historii změn.

Jak nabídku převedu na zakázku nebo fakturu, aniž bych přepisoval položky? Tlačítka vytvořit zakázku / vytvořit fakturu – v okně vyberete, které položky a práce se mají přenést, zbytek se doplní automaticky.

Proč se mi po změně měny nezměnily ceny položek? Přepočet cen podle nového kurzu je potřeba při změně měny výslovně potvrdit, jinak zůstanou čísla beze změny.

Co znamená barevná tečka u nabídky v seznamu? Jde jen o osobní vizuální označení (zelená/žlutá/jantarová/fialová), nemá žádný vliv na stav ani zpracování dokladu.

Tipy a triky

• Barevné označení lze nastavit rychle klávesovou zkratkou Alt+1 až Alt+4 přímo na kartě dokladu.
• Ikona schránky vedle čísla dokladu v záhlaví karty zkopíruje číslo dokladu i název klienta jedním kliknutím – hodí se při psaní e-mailu mimo systém.
• Rozšířené hledání v seznamu prohledává i texty v položkách, pracích a poznámkách, ne jen údaje v hlavičce nabídky – využijte ho, když si pamatujete jen část popisu položky.
• Ikona u čísla dokladu se stavem e-mailu (odesláno / čeká / chyba) po najetí myší zobrazí i historii jednotlivých odeslání.