Inkasní příkazy

K čemu modul slouží

Inkasní příkaz je dávka pokynů pro banku, aby si vaše firma sama stáhla peníze z účtů odběratelů, kteří vám k tomu dali souhlas (svolení k inkasu). Do jednoho příkazu naskládáte neuhrazené faktury vydané (a případně opravné faktury přijaté), doplníte účty plátců a data inkasa a výsledek vyexportujete do souboru GPC (formát ABO, druh dat 1502 – tuzemské inkasní příkazy), který nahrajete do internetového bankovnictví.

Modul tedy nedělá platbu ani neúčtuje úhradu: vytváří soubor pro banku a drží vazbu mezi příkazem a doklady, které do něj vstoupily. Úhrada faktury se v systému objeví až po zpracování bankovního výpisu.

Jak se do modulu dostat

Menu → Faktury → Inkasní příkazy

Položka se v menu zobrazí jen tomu, kdo má k modulu „Inkasní příkazy" přístup (právo enabled). Z faktury se do příkazu dostanete i zpětně – ve výpisu faktur vydaných i faktur přijatých je sloupec Inkasní příkaz s odkazem na příslušný doklad.

Jak na časté úkoly

Založit nový inkasní příkaz a naplnit ho fakturami vydanými

Nejčastější cesta: měsíční dávka inkasa od odběratelů, kteří platí trvalým souhlasem k inkasu.

  1. V nástrojové liště seznamu klikněte na Nový záznam. Doklad se rovnou založí (dostane číslo z číselné řady) a otevře se na záložce karta.
  2. Vyberte Účet (povinné) – například CZK 123456789/0300. Je to váš účet, na který banka peníze stáhne; jeho kód banky určuje i formát popisu v exportovaném souboru.
  3. Zkontrolujte Datum splatnosti – předvyplní se pracovní datum. Chcete-li, aby všechny položky měly stejný den inkasa, zaškrtněte Společná splatnost.
  4. Přepněte se na záložku položky inkasního příkazu a klikněte na Faktury vydané. Otevře se okno Faktury vydané k inkasu.
  5. Zaškrtněte faktury, které chcete inkasovat, a klikněte na Vybrat označené a zpracovat. Systém do příkazu založí řádky – částku dopočítá jako K úhradě mínus Uhrazebno, tedy zbývající dlužnou částku.
  6. V řádcích doplňte, co se nepředvyplnilo – hlavně Protiúčet a Kód banky plátce a V.symbol.
  7. Uložte tlačítkem Uložit v hlavičce dokladu.

Co se stane potom: každá vložená faktura dostane vazbu na tento příkaz (ve faktuře se objeví ve sloupci Inkasní příkaz) a zároveň vznikne záznam ve Spárovaných dokladech. Faktura se tím z nabídky pro další příkazy vyřadí – do dvou příkazů současně ji vložit nelze.

⚠️ Častá chyba: v okně Faktury vydané k inkasu nevidíte fakturu, kterou hledáte. Do výběru se dostanou jen faktury, které mají způsob platby s druhem platby „Inkaso", nejsou plně uhrazené a nejsou v jiném inkasním příkazu. Opravte způsob platby na faktuře a zkuste to znovu.

Zahrnout do příkazu opravnou fakturu přijatou

Použijte, když vám dodavatel poslal opravný doklad (dobropis), který si máte inkasem stáhnout zpět.

  1. Otevřete příkaz a přejděte na záložku položky inkasního příkazu.
  2. Klikněte na Opravné faktury přijaté – otevře se okno Opravné faktury přijaté.
  3. Vyhledejte doklad (hledá se podle variabilního symbolu, názvu faktury, firmy i podle částky), zaškrtněte ho a klikněte na Vybrat označené a zpracovat.
  4. Zkontrolujte v řádku Protiúčet, Kód banky, V.symbol a Částku; bankovní spojení se natáhne z účtu partnera uvedeného na faktuře.

Co se stane potom: stejně jako u faktur vydaných se doklad naváže na příkaz a už se v nabídce znovu neobjeví.

? Tip: obě okna výběru mají vlastní vyhledávání a stránkování a zaškrtávátko v záhlaví („vybrat vše / zrušit výběr"). Můžete tak jedním tahem vybrat celou stránku dokladů.

Zadat inkaso ručně, bez vazby na fakturu

Hodí se pro pravidelné inkaso, ke kterému v systému není doklad (nájem, paušál, záloha dohodnutá smlouvou).

  1. Na záložce položky inkasního příkazu klikněte na tlačítko Řádek (ikona +).
  2. Vyplňte Částka, Měna, V.symbol, Splatnost, Protiúčet, Kód banky, případně Spec. symbol a Konst. symbol.
  3. Do pole Popis napište text, který se má objevit v bance – například Najem 07-2026.
  4. Řádek uložte (klik mimo řádek / potvrzení řádku), pak uložte celý doklad.

Co se stane potom: řádek nemá vazbu na žádnou fakturu, ve sloupci Partner proto zůstane prázdno a smazání takového řádku nic jiného v systému neovlivní.

⚠️ Častá chyba: vynechaný V.symbol nebo nulová Částka. Export GPC takový příkaz odmítne hláškou „Variabilní symbol položky není nastaven", resp. „Částka položky není nastavena".

Sjednotit datum inkasa u všech položek

Banky často vyžadují, aby celá dávka měla jeden den splatnosti.

  1. Otevřete záložku karta.
  2. Do pole Datum splatnosti zadejte požadovaný den, například 15.09.2026.
  3. Zaškrtněte Společná splatnost.
  4. Klikněte na Uložit.

Co se stane potom: uložení přepíše pole Splatnost ve všech řádcích příkazu na datum z hlavičky. Zůstane-li přepínač zaškrtnutý, přepíšou se i řádky vložené později – faktury si tedy do příkazu nepřinesou vlastní datum splatnosti.

⚠️ Častá chyba: individuálně upravená data v řádcích se po dalším uložení hlavičky ztratí, dokud je Společná splatnost zaškrtnutá. Potřebujete-li v jedné dávce různé dny, přepínač odškrtněte.

Vyexportovat příkaz do souboru GPC pro banku

Poslední krok práce s příkazem – vytvoření souboru, který nahrajete do internetového bankovnictví.

  1. Otevřete příkaz a zkontrolujte položky (částky, symboly, protiúčty).
  2. V nástrojové liště dokladu klikněte na Export GPC.
  3. Systém nejdřív příkaz zkontroluje. Pokud něco chybí, zobrazí se hláška Export GPC neproběhl a pod ní seznam konkrétních chyb – například Variabilní symbol položky není nastaven. Chyby opravte a export spusťte znovu.
  4. Když je vše v pořádku, otevře se okno Exportované soubory s odkazem na vytvořený soubor. Klikněte na název souboru (odkaz má popisek Stáhnout soubor) a soubor si stáhněte.
  5. Stažený soubor nahrajte v internetovém bankovnictví jako dávku tuzemských inkas.

Co se stane potom: příkaz automaticky přejde do stavu, který je v číselníku stavů označený jako konečný (typicky „Zpracováno" / „Exportováno"). Soubor zůstane uložený u dokladu a kdykoli ho znovu otevřete tlačítkem Export GPC.

Příklad názvu souboru: pro účet 123456789 u banky 0300 a export 15. 9. 2026 v 10:24 vznikne soubor IP-123456789-0300 15-9-2026-10-24.gpc.

? Omezení: u jednoho příkazu se udržuje jediný soubor. Spustíte-li export podruhé, předchozí soubor se přepíše novým – historii jednotlivých pokusů systém nedrží.

⚠️ Častá chyba: zaškrtávátko Exportováno na kartě se exportem nezaškrtne samo. Je to ruční příznak pro vaši evidenci – chcete-li ho používat, zaškrtněte ho a doklad uložte.

Vyprázdnit příkaz a naplnit ho znovu

Použijte, když banka dávku odmítla nebo když jste do příkazu vybrali špatné faktury.

  1. Otevřete příkaz na záložce položky inkasního příkazu.
  2. Klikněte na Vymazat obsah (popisek tlačítka: Vymaže obsah inkasního příkazu).
  3. Potvrďte dotaz. Objeví se hlášení Obsah platebního příkazu byl vymazán.
  4. Naplňte příkaz znovu – tlačítkem Faktury vydané nebo Opravné faktury přijaté.

Co se stane potom: smažou se všechny řádky najednou, u navázaných faktur se zruší vazba na příkaz a zmizí i záznamy ve Spárovaných dokladech. Faktury se tím vrátí do nabídky a můžete je vložit do jiného příkazu.

⚠️ Častá chyba: akce se neptá po jednotlivých řádcích – smaže obsah celého dokladu. Chcete-li vyřadit jen jednu fakturu, použijte v řádku ikonu koše místo Vymazat obsah.

Zkopírovat příkaz do dalšího období

Hodí se u pravidelných měsíčních dávek se stále stejnými plátci.

  1. V seznamu klikněte u příkazu na nabídku akcí (tři tečky na konci řádku) a zvolte Kopírovat. Potvrďte dotaz „Opravdu chcete vytvořit kopii záznamu?".
  2. Nový doklad dostane vlastní číslo z číselné řady a otevře se k úpravám.
  3. Změňte Datum splatnosti na nové období a doklad uložte.

Co se stane potom: kopie obsahuje stejné položky jako originál, ale bez vazeb na faktury – řádky jsou samostatné a původní faktury zůstávají navázané na původní příkaz. Kopie proto nesmaže ani nepřepíše nic v účetnictví.

? Tip: kopírovat můžete i z otevřeného dokladu – v hlavičce je ikona kopírování s dotazem „Opravdu chcete doklad kopírovat".

Zrušit nebo smazat příkaz

  1. Zrušení bez smazání: otevřete záložku karta, zaškrtněte Storno, doplňte důvod do pole Poznámka a klikněte na Uložit. Doklad zůstane v seznamu i s vazbami na faktury.
  2. Trvalé smazání: v seznamu otevřete nabídku akcí na řádku a zvolte Vymazat, potvrďte „Opravdu chcete záznam vymazat?".

Co se stane potom: při smazání zmizí i všechny položky příkazu, u navázaných faktur se vyprázdní sloupec Inkasní příkaz a faktury se vrátí do nabídky k inkasu.

? Omezení: příkaz, ke kterému už existuje exportovaný soubor GPC, systém smazat nedovolí – soubor je na doklad navázaný. V takovém případě použijte Storno.

Přehled seznamu

Seznam je vstupní obrazovka modulu. Doklady jsou seřazené sestupně podle Čísla příkazu, takže nejnovější dávka je nahoře.

Sloupce seznamu

Sloupec Co obsahuje
Číslo příkazu Číslo dokladu z číselné řady; zároveň odkaz do dokladu
Stav Barevný stav z číselníku stavů (např. Rozpracováno / Zpracováno)
Název banky Banka vašeho účtu, ze kterého inkaso probíhá
Číslo účtu Váš účet vybraný na kartě
Kód banky Kód banky vašeho účtu
Měna Měna účtu
Datum splatnosti Datum z hlavičky dokladu
Exportováno Ruční příznak, že dávka už byla odeslána do banky
Pracovník Uživatel přiřazený k dokladu
Celkem k platbě Součet částek všech položek příkazu
Vytvořeno / Vytvořil / Změněno / Změnil Kdo a kdy doklad založil a naposledy upravil

Hledání a filtrování

  • Rychlý filtr nad sloupci – pod záhlavím lze filtrovat podle Název banky, Číslo účtu, Kód banky a Pracovník; systém nabízí hodnoty, které se v datech skutečně vyskytují.
  • Fulltextové hledání – jedno pole prohledává číslo příkazu, název banky, číslo účtu, jméno pracovníka i kód banky najednou.
  • Předdefinované filtry – v nabídce filtrů jsou připravené volby stav: … pro každý stav z číselníku, takže jedním kliknutím zobrazíte třeba jen rozpracované dávky.
  • Vlastní filtry – nastavenou kombinaci podmínek si můžete uložit a příště vyvolat jménem.
  • Datum splatnosti se v rychlém filtru nenabízí; pro výběr podle data použijte řazení kliknutím na záhlaví sloupce.

Hromadné akce

Zaškrtnete-li v seznamu více řádků, můžete provést najednou:

Akce Co udělá
vymazat Smaže všechny označené příkazy (s uvolněním vazeb na faktury)
Změna stavu Nastaví označeným příkazům zvolený stav z číselníku
Barevné označení Obarví označené řádky – Zelená, Žlutá, Jantarová, Fialová, nebo Zrušit označení

Nabídka akcí na řádku

Na konci každého řádku je nabídka s volbami Barevné označení, Kopírovat a Vymazat. Obě poslední volby se ptají na potvrzení.

? Tip: barevné označení je čistě vizuální pomůcka bez dopadu na data. Hodí se například pro odlišení dávek, které čekají na potvrzení z banky.

Formulář: karta inkasního příkazu

Karta je hlavička dávky. Určuje, odkud peníze přijdou, kdy a v jakém stavu doklad je.

Přehled polí

Pole Povinné Předvyplněno Význam ve zkratce
Číslo příkazu ano (automaticky) z číselné řady Identifikace dokladu
Účet ano – Váš účet, na který se peníze stáhnou
Stav ne – Fáze zpracování dávky
Datum splatnosti ne pracovní datum Den, kdy má banka inkaso provést
Společná splatnost ne nezaškrtnuto Přepíše datum ve všech řádcích
Storno ne nezaškrtnuto Označí dávku jako zrušenou
Exportováno ne nezaškrtnuto Ruční příznak odeslání do banky
Poznámka ne – Volný text k dokladu

Číslo příkazu a číselná řada

Co to je: pořadové číslo dokladu, které systém přidělí hned při založení. Pole samo o sobě nejde přepisovat.

Kdy a proč s ním pracovat: máte-li více číselných řad (například zvlášť pro pravidelná inkasa a zvlášť pro jednorázová), vyberte správnou řadu ihned po založení – rozbalovacím tlačítkem s popiskem Změnit číselnou řadu vedle čísla. Číslo z původní řady se uvolní a doklad dostane číslo z nové.

Důsledek: potřebujete-li výjimečně vlastní číslo, klikněte na tužku s popiskem upravit číslo dokladu a číslo přepište ručně.

⚠️ Častá chyba: ruční přepsání čísla nesmí kolidovat s už existujícím dokladem. Číslo měňte hned po založení, ne u dokladu, který jste už poslali do banky.

Účet (povinné)

Co to je: rozbalovací seznam vašich bankovních účtů ve tvaru měna číslo účtu/kód banky, například CZK 123456789/0300. Dokud nevyberete, je v poli výzva Zvolte účet.

Kdy a proč ho měnit: účet určuje, kam banka inkasovanou částku připíše. Vyberte ho jako první, ještě před vkládáním položek.

Důsledek: z účtu se do souboru GPC přebírá číslo účtu i kód banky a podle kódu banky se řídí formát popisu plateb. Nevyplněný účet export zastaví hláškou Bankovní účet příjemce není nastaven.

⚠️ Častá chyba: účet bez vyplněného čísla. Export pak skončí hláškou Chybí číslo odchozího účtu – účet je potřeba doplnit v číselníku bankovních účtů.

Datum splatnosti

Co to je: den, kdy má banka inkaso provést. Při založení se předvyplní pracovní datum.

Kdy a proč ho měnit: nastavte den, který jste si s bankou a s odběrateli dohodli. Banky obvykle vyžadují datum v budoucnosti.

Důsledek: samotné pole na řádky nepůsobí – dokud nezaškrtnete Společná splatnost, mají řádky vlastní data převzatá ze splatnosti faktur.

Společná splatnost

Co to je: přepínač, který sjednotí datum inkasa v celé dávce.

Kdy a proč ho zapnout: když banka vyžaduje jednu dávku = jeden den, nebo když chcete inkasovat všechno k jednomu termínu bez ohledu na splatnost faktur.

Důsledek: při každém uložení hlavičky se datum z pole Datum splatnosti zapíše do všech řádků – i do těch, které jste vložili později. Zároveň se zpřísní kontrola: prázdné datum nebo datum v minulosti export zastaví hláškou Společný datum platby není správný.

Stav

Co to je: fáze zpracování z číselníku stavů. V seznamu se zobrazuje barevně.

Kdy a proč ho měnit: ručně tehdy, když si vedete vlastní workflow (například „Ke kontrole" před odesláním do banky).

Důsledek: po úspěšném exportu GPC systém stav přepíše sám na ten, který je v číselníku označený jako konečný. Ruční nastavení tedy může být exportem přepsáno.

Storno

Co to je: příznak, že dávka byla zrušena.

Kdy a proč ho zapnout: když příkaz nechcete odeslat, ale nemůžete nebo nechcete ho smazat (například už má vyexportovaný soubor).

Důsledek: doklad zůstává i s položkami a s vazbami na faktury. Faktury z něj tedy nejsou uvolněné – chcete-li je vložit do jiného příkazu, použijte navíc Vymazat obsah.

Exportováno

Co to je: ruční zaškrtávátko pro evidenci, že dávka už je v bance. Hodnota se ukazuje i ve stejnojmenném sloupci seznamu.

Kdy a proč ho zapnout: po nahrání souboru do internetového bankovnictví, pokud si chcete vést přehled odeslaných dávek.

Důsledek: systém příznak nikdy nenastaví ani nekontroluje – export GPC lze spustit i u dokladu, který už je označený jako exportovaný.

Poznámka

Co to je: volný text k dokladu, není nikam přenášen.

Kdy a proč ji vyplnit: pro interní vysvětlení – důvod storna, číslo dávky z bankovnictví, jméno schvalovatele.

Důsledek: do souboru pro banku se poznámka nepřenáší; text pro banku patří do pole Popis v jednotlivých řádcích.

Záložky a pomocná okna

Otevřený příkaz má dvě záložky: karta a položky inkasního příkazu. Po otevření dokladu je aktivní rovnou záložka s položkami, protože tam probíhá většina práce.

Záložka „karta"

Obsahuje hlavičku dokladu popsanou výše. Nad ní je nástrojová lišta s tlačítky Export GPC a doklady, v hlavičce pak ikony historie změn a kopírování a tlačítko Uložit.

Záložka „položky inkasního příkazu"

Tabulka jednotlivých inkas. Každý řádek = jeden pokyn pro banku.

Sloupec Význam
Částka Inkasovaná částka; u faktur dopočtena jako zbývající dluh
Měna Měna platby
V.symbol Variabilní symbol – pro export povinný
Splatnost Den inkasa tohoto řádku
Popis Text, který uvidí banka a plátce
Protiúčet Číslo účtu plátce
Kód banky Kód banky plátce
IBAN Mezinárodní číslo účtu plátce (evidenční údaj)
SWIFT Kód banky plátce v mezinárodním tvaru (evidenční údaj)
Spec. symbol Specifický symbol
Konst. symbol Konstantní symbol
Partner Odběratel/dodavatel z navázané faktury; u ručního řádku prázdný
Faktura přijatá Odkaz na navázanou opravnou fakturu přijatou
Faktura vydaná Odkaz na navázanou fakturu vydanou

Nad tabulkou jsou tlačítka Faktury vydané, Opravné faktury přijaté, Vymazat obsah a Řádek (vloží nový prázdný řádek). Na konci každého řádku je ikona pro smazání jediného řádku s potvrzovacím dotazem.

Pod tabulkou je panel součtů, který průběžně ukazuje celkovou částku dávky – porovnejte ho s tím, co potvrdí banka.

⚠️ Častá chyba: vyplněný IBAN a SWIFT neznamená, že platba půjde do zahraničí. Soubor GPC je formát pro tuzemská inkasa a pracuje jen s Protiúčtem a Kódem banky.

Okno „Faktury vydané k inkasu"

Otevře se tlačítkem Faktury vydané (popisek Zobrazí výběr faktur pro inkaso). Nabízí jen faktury, které mají způsob platby s druhem Inkaso, nejsou plně uhrazené a nepatří do jiného příkazu. Řádky jsou seřazené podle data splatnosti od nejnovější, hledat lze podle variabilního symbolu, názvu faktury i firmy. Výběr potvrdíte tlačítkem Vybrat označené a zpracovat.

Okno „Opravné faktury přijaté"

Otevře se tlačítkem Opravné faktury přijaté (popisek Zobrazí výběr opravných faktur přijatých pro inkaso). Funguje stejně jako předchozí okno, navíc lze hledat i podle částky.

Okno „Spárované doklady"

Otevře se tlačítkem doklady v nástrojové liště. Ukazuje všechny doklady navázané na příkaz ve sloupcích Typ, Číslo dokladu, Stav, Datum vytvoření, Vytvořil, Datum změny, Změnil. Vazbu lze odsud zrušit (dotaz „Opravdu vymazat vazbu na doklad?").

? Omezení: zrušení vazby ve Spárovaných dokladech neodebere odpovídající řádek z položek příkazu. Řádek smažte zvlášť, jinak by dávka obsahovala inkaso bez podkladu.

Okno „Exportované soubory"

Otevře se automaticky po úspěšném exportu, s odkazem na soubor GPC a popiskem Stáhnout soubor. Znovu ho vyvoláte opětovným kliknutím na Export GPC.

Akce a tlačítka na dokladu

V seznamu

Tlačítko Kde Co udělá
Nový záznam nástrojová lišta seznamu Založí nový příkaz a otevře ho
Barevné označení nabídka na řádku / hromadné akce Obarví řádek (Zelená, Žlutá, Jantarová, Fialová, Zrušit označení)
Kopírovat nabídka na řádku Vytvoří kopii příkazu i s položkami
Vymazat nabídka na řádku Smaže příkaz včetně položek
vymazat hromadné akce Smaže všechny označené příkazy
Změna stavu hromadné akce Nastaví označeným příkazům vybraný stav

V otevřeném dokladu

Tlačítko Kde Co udělá
Export GPC nástrojová lišta dokladu Zkontroluje data a vytvoří soubor pro banku
doklady nástrojová lišta dokladu Otevře okno Spárované doklady
Uložit hlavička dokladu Uloží kartu i položky a zůstane v dokladu
ikona historie hlavička dokladu zobrazí historii změn záznamu – kdo a kdy doklad založil a měnil
ikona kopírování hlavička dokladu Vytvoří kopii dokladu (s potvrzením)
ikona kopírování názvu hlavička dokladu Zkopíruje označení dokladu do schránky
tužka u čísla vedle čísla příkazu upravit číslo dokladu – ruční přepsání čísla
rozbalovací šipka u čísla vedle čísla příkazu Změnit číselnou řadu (jen máte-li více řad)

Na záložce položek

Tlačítko Co udělá
Faktury vydané Otevře okno Faktury vydané k inkasu
Opravné faktury přijaté Otevře okno Opravné faktury přijaté
Vymazat obsah Vymaže obsah inkasního příkazu – smaže všechny řádky
Řádek vloží nový řádek – prázdný řádek pro ruční inkaso
ikona koše v řádku Smaže jeden řádek (s potvrzením)
Vybrat označené a zpracovat Ve výběrových oknech vloží zaškrtnuté doklady do příkazu

? Tip: ikona historie ukazuje čtveřici údajů Vytvořeno / Vytvořil / Změna / Změnil. Když si nejste jistí, kdo dávku upravil těsně před odesláním do banky, začněte tady.

Mazání a omezení

Co se dá smazat a co se přitom stane

Akce Následek
Smazání jednoho řádku Uvolní se navázaná faktura a zruší se záznam ve Spárovaných dokladech
Vymazat obsah Smažou se všechny řádky a uvolní se všechny navázané faktury
Smazání celého příkazu Zmizí i všechny jeho řádky a všechny vazby na faktury
Hromadné vymazat Totéž pro všechny označené příkazy najednou

Smazané doklady se nedají obnovit – systém nemá koš.

Omezení, na která narazíte

? Omezení: jednu fakturu lze mít jen v jednom inkasním příkazu. Dokud je navázaná, v nabídce dalších příkazů se neobjeví.

? Omezení: příkaz, u kterého už existuje exportovaný soubor GPC, nelze smazat. Použijte Storno, případně nejdřív Vymazat obsah.

? Omezení: modul nemá zamykání dokladů. Otevřený a rozpracovaný příkaz může upravit kdokoli s právem zápisu – proto systém hlídá alespoň souběžné úpravy: uloží-li doklad mezitím někdo jiný, objeví se hlášení Pozor. Záznam změnil jiný uživatel. Vaše změny nebyly zapsány. a vaše úpravy se zahodí.

? Omezení: položky se zadávají po jednom řádku nebo hromadným výběrem z faktur; hromadný import řádků ze souboru modul nenabízí.

Kdy se faktura v nabídce vůbec neobjeví

  • Faktura nemá způsob platby s druhem Inkaso.
  • Faktura je už plně uhrazená (uhrazeno = k úhradě).
  • Faktura má nulovou nebo zápornou částku k úhradě.
  • Faktura je navázaná na jiný inkasní příkaz.

Export GPC do banky

Co soubor obsahuje

Vyexportovaný soubor je textová dávka ve formátu ABO (přípona .gpc) druhu 1502 – tuzemské inkasní příkazy. Do souboru vstupuje:

  • vaše číslo účtu a kód banky (z pole Účet),
  • za každý řádek: Protiúčet, Kód banky, Částka, V.symbol, Konst. symbol, Spec. symbol a Popis,
  • datum inkasa – řádky se seskupují podle data splatnosti, takže jeden soubor může obsahovat několik skupin s různými dny.

Kontrola před exportem

Export se spustí až po kontrole. Nejčastější hlášky a jejich řešení:

Hláška Co s tím
Data nenalezena Doklad nebyl uložen nebo byl mezitím smazán – otevřete ho znovu
Bankovní účet příjemce není nastaven Na kartě vyberte Účet
Chybí číslo odchozího účtu Vybraný účet nemá v číselníku vyplněné číslo
Společný datum platby není správný Při zaškrtnuté Společné splatnosti doplňte Datum splatnosti a nastavte ho na dnešek nebo později
Žádné položky k inkasu Příkaz nemá řádky – vložte faktury nebo ruční řádek
Bankovní účet plátce není nastaven pro položku V řádku doplňte Protiúčet a Kód banky
Datum platby položky není správné V řádku doplňte Splatnost (ne v minulosti)
Variabilní symbol položky není nastaven V řádku doplňte V.symbol
Částka položky není nastavena V řádku doplňte nenulovou Částku

Chyby se ukazují najednou pod hlavičkou Export GPC neproběhl, takže je můžete opravit v jednom kole.

Na co si dát pozor u textu plateb

Popis se do souboru přenáší bez diakritiky a zkracuje se na 35 znaků. Napíšete-li Nájemné za kancelář Brno – září 2026, banka zobrazí zhruba Najemne za kancelar Brno - zari 202.

? Tip: píšete-li popis ručně, začněte tím nejdůležitějším (typ platby a období) a vejděte se do 35 znaků – například Najem 09-2026 Novak.

⚠️ Častá chyba: očekávání, že se do souboru propíše IBAN/SWIFT nebo cizí měna. Formát 1502 je určen pro tuzemská inkasa v korunách; ostatní údaje slouží jen jako evidence u položky.

Vazby na jiné moduly

Modul Jak souvisí
Faktury vydané Zdroj položek. Do inkasa vstupují jen faktury se způsobem platby druhu Inkaso, které nejsou uhrazené. Ve výpisu faktur je sloupec Inkasní příkaz s odkazem zpět na dávku
Faktury přijaté Zdroj opravných dokladů (dobropisů). Také zde je sloupec Inkasní příkaz
Bankovní účty Číselník vašich účtů – naplňuje pole Účet a dodává číslo účtu i kód banky do souboru
Adresář firem (partneři) Z bankovního spojení partnera se do řádku předvyplní Protiúčet, Kód banky, IBAN a SWIFT
Způsoby platby Rozhoduje, které faktury se vůbec nabídnou – musí mít druh platby Inkaso
Číselné řady Přiděluje Číslo příkazu; nastavení pro použití inkasní příkazy
Číselník stavů Naplňuje pole Stav; stav označený jako konečný se nastaví po úspěšném exportu
Bankovní výpisy Skutečná úhrada faktury vzniká až spárováním výpisu, ne exportem příkazu
Uživatelé Pole Pracovník se předvyplní přihlášeným uživatelem

⚠️ Častá chyba: předpoklad, že vytvořením příkazu jsou faktury uhrazené. V modulu Faktury vydané zůstanou neuhrazené, dokud se nezpracuje bankovní výpis.

Oprávnění

Přístup k modulu se nastavuje v právech uživatelské role.

Právo Co umožňuje
enabled Zobrazí položku Inkasní příkazy v menu
read Prohlížení seznamu a otevřených dokladů
write Založení nového příkazu, ukládání, vkládání faktur, Export GPC, okno doklady
edit Úpravy existujících dokladů
erase Mazání příkazů a hromadná akce vymazat

Bez práva zápisu se doklad otevře jen ke čtení – pole i tlačítka pro úpravy jsou nedostupné.

⚠️ Častá chyba: uživatel modul v menu vidí, ale tlačítka Export GPC a doklady mu chybí. Znamená to, že má jen právo čtení – doplňte právo zápisu.

Rozhodovací vodítka „Kdy co"

Vložit fakturu, nebo napsat řádek ručně?

Situace Řešení
Inkasujete existující fakturu vydanou Faktury vydané – vznikne vazba a částka se dopočte
Inkasujete opravný doklad od dodavatele Opravné faktury přijaté
Inkasujete nájem, paušál nebo zálohu bez faktury Tlačítko Řádek a ruční vyplnění
Inkasujete jen část faktury Vložte fakturu a v řádku Částku přepište na nižší

Společná splatnost zapnout, nebo vypnout?

Situace Řešení
Banka chce jednu dávku k jednomu dni Zaškrtnout Společná splatnost
Chcete respektovat splatnosti jednotlivých faktur Nechat nezaškrtnuté
Ručně jste upravili data v některých řádcích Nechat nezaškrtnuté, jinak se úpravy při uložení přepíšou

Storno, Vymazat obsah, nebo smazat celý příkaz?

Situace Řešení
Dávka je špatná, ale ještě neexportovaná Vymazat obsah a naplnit znovu
Dávka je zbytečná a nemá exportovaný soubor Smazat celý příkaz
Dávka už byla vyexportována a nemá se odesílat Zaškrtnout Storno a doplnit Poznámku
Banka dávku odmítla, faktury patří do nové dávky Vymazat obsah, pak faktury vložit do nového příkazu

Nová dávka, nebo kopie staré?

Situace Řešení
Stále stejné faktury a plátci každý měsíc Kopírovat a přepsat datum
Sestava plátců se mění Nový záznam a výběr faktur
Potřebujete zachovat vazby na faktury Nový záznam – kopie vazby nepřenáší

Časté chyby

  • Faktura se nenabízí k výběru. Nemá způsob platby s druhem Inkaso, je uhrazená, nebo už je v jiném příkazu.
  • Export skončí hláškou o variabilním symbolu. Ručně zadaný řádek nemá V.symbol; u faktur se symbol přebírá automaticky, u ručních řádků ne.
  • Data splatnosti v řádcích se pořád vracejí na stejný den. Je zaškrtnutá Společná splatnost, která je při každém uložení hlavičky přepíše.
  • Storno neuvolnilo faktury. Storno je jen příznak; vazby uvolní až Vymazat obsah nebo smazání příkazu.
  • Příkaz nejde smazat. Má navázaný exportovaný soubor GPC – použijte Storno.
  • Zmizely úpravy po uložení. Doklad mezitím uložil jiný uživatel; systém upozorní hláškou o změně jiným uživatelem. Otevřete doklad znovu a úpravy zopakujte.
  • Text platby je v bance zkrácený a bez háčků. Formát pro banku povoluje 35 znaků bez diakritiky.
  • Faktura je v příkazu, ale v přehledu stále svítí jako neuhrazená. Úhrada vzniká až zpracováním bankovního výpisu.

Časté otázky

Znamená export GPC, že jsou faktury zaplacené? Ne. Export vytvoří jen soubor s pokyny pro banku. Úhrada se u faktur objeví až po zpracování bankovního výpisu.

Můžu jednu fakturu dát do dvou příkazů? Ne. Faktura je vždy navázaná jen na jeden příkaz. Chcete-li ji přesunout, nejdřív ji z původního příkazu odeberte (smazáním řádku nebo Vymazat obsah).

Můžu příkaz vyexportovat vícekrát? Ano, tlačítko Export GPC lze spustit opakovaně. U dokladu se ale drží jen jeden soubor – nový export ten předchozí nahradí.

Jak inkasuji jen část faktury? Vložte fakturu běžným způsobem a v řádku přepište Částku na požadovanou výši. Vazba na fakturu zůstane zachována.

Proč se do příkazu vložila jiná částka, než je na faktuře? Systém počítá zbývající dluh, tedy částku k úhradě mínus už uhrazenou část. Byla-li faktura částečně zaplacena, inkasuje se jen zbytek.

Jak zjistím, do které dávky faktura patří? Ve výpisu faktur vydaných i přijatých je sloupec Inkasní příkaz s odkazem přímo na doklad.

Tipy a triky

  • Nejdřív účet, pak položky. Účet určuje měnu i formát souboru; jeho pozdější změna vás donutí kontrolovat celou dávku znovu.
  • Používejte panel součtů jako kontrolu. Součet v příkazu porovnejte s částkou, kterou potvrdí banka – rozdíl odhalíte dřív, než se objeví na výpisu.
  • Kopírování pro pravidelné dávky. U měsíčního nájmu nebo paušálů ušetří kopie dokladu většinu práce; stačí přepsat datum.
  • Barevné označení jako pracovní fronta. Například žlutá = čeká na kontrolu, zelená = odesláno do banky.
  • Předdefinované filtry podle stavu rychle oddělí rozpracované dávky od těch už zpracovaných.
  • Vlastní filtr si uložte. Kombinaci „můj účet + rozpracované" tak vyvoláte jedním kliknutím.
  • Nechte si čas na chyby. Datum inkasa plánujte alespoň o den dva dopředu – zamítnutá dávka se pak dá opravit a poslat znovu ve lhůtě.