Fyzická inventura

Modul slouží k porovnání evidovaného stavu skladu se skutečně napočítaným množstvím zboží. Uživatel v něm založí inventuru na konkrétní sklad, nechá si vygenerovat seznam položek dle aktuálního skladu, zapíše skutečně zjištěná množství (ručně nebo skenerem EAN kódů) a na závěr nechá systém promítnout zjištěné rozdíly zpět do skladu formou příjmového a výdejového dokladu.

Jak se do modulu dostat

Menu → Sklad → Fyzická inventura.

Jak na časté úkoly

Založení nové inventury od nuly Nejběžnější cesta, kterou uživatel projde vždy, když chce fyzicky přepočítat sklad.

1. V nástrojové liště klikněte na Nový záznam.
2. Na záložce Karta inventury vyplňte Datum inventury (předvyplněno aktuálním pracovním datem), Označení inventury (povinné) a hlavně Sklad inventury (povinné) — bez skladu nelze inventuru vůbec uložit.
3. Volitelně zvolte Skupinu ceníku nebo Dodavatele, pokud chcete inventuru omezit jen na část sortimentu.
4. Klikněte na Uložit.
5. Přepněte na záložku Obsah a klikněte na Vygenerovat obsah — systém načte aktuální evidovaný stav skladu (respektive zvolené skupiny/dodavatele) a založí položky inventury. Co se stane potom: vzniknou řádky v položkách inventury s evidovaným („inventárním") množstvím; skutečnost je zatím nevyplněná. Časté chyba: pokud nezvolíte sklad, formulář uložení odmítne („Sklad musí být zvolen"); pokud sklad zvolíte, ale patříte do pobočky s jiným skladem, karta se při otevření vůbec nezobrazí a systém vás přesměruje zpět na seznam s hláškou o nutnosti přepnutí pobočky.

Zapsání skutečného stavu skenerem EAN kódů Rychlý způsob sčítání zboží na prodejně/skladě kus po kuse pomocí čtečky.

1. Na kartě inventury zaškrtněte zpracování skenerem při nalezení vyplnit skutečnost dle stavu a dát hotovo a uložte.
2. V záložce Obsah nastavte přepínač Hledám nehotové (zobrazuje se jen když je scanner režim zapnutý).
3. Do pole nad tabulkou položek postupně skenujte EAN kódy — každý nalezený kód se vyhledá v položkách inventury. Co se stane potom: při prvním nalezení položky systém automaticky vyplní Skutečnost rovnou evidovanému počtu a označí položku Hotovo; při opětovném naskenování téhož kódu (typicky omylem) nastaví skutečnost na 0 a znovu označí hotovo — tím se dá kus buď potvrdit, nebo „odškrtnout". Časté chyba: při zapnutém scanner režimu se do vyhledávání berou jen nehotové/hotové položky podle přepínače — pokud přepínač nesedí, hledaná položka se zdánlivě „nenajde".

Hromadné zadání napočítaného množství (rychlé hledání) Vhodné, když se zboží počítá mimo systém (papír, tabulka) a zadává se hromadně najednou.

1. V záložce Obsah do textového pole vlepte nebo naskenujte více EAN kódů/kódů zboží oddělených mezerou nebo novým řádkem a klikněte na Hledat.
2. Systém pod polem zobrazí nalezené položky s počtem výskytů každého kódu.
3. Klikněte na Uložit u výsledků hledání. Co se stane potom: ke každé nalezené položce se do historie zadání přičte nový záznam (datum, uživatel, napočítané množství) a Skutečnost se přepočítá jako součet všech dosavadních zadání; pokud součet odpovídá evidovanému počtu, položka se automaticky označí Hotovo. Časté chyba: opakované vložení stejné dávky kódů znovu přičte množství k již zadanému — pro opravu chybného zadání je potřeba upravit řádek přímo v tabulce položek, ne dávku zadávat znovu.

Kontrola a filtrování rozdílů před uzavřením Před promítnutím inventury do skladu je vhodné projít, kde vznikly rozdíly a proč.

1. V záložce Obsah klikněte na Zobrazit jen rozdíly — zobrazí se jen položky, kde se evidovaný Počet liší od zapsané Skutečnosti.
2. U každé takové položky vyberte v poli Důvod odpovídající vysvětlení (manko, škoda, záměna).
3. Barevné podbarvení řádků napovídá typ rozdílu (viz legenda pod vyhledáváním); pro návrat k celému seznamu klikněte na Zobrazit vše. Co se stane potom: vyplněný důvod se propíše i do tiskového protokolu a do popisu vzniklého skladového pohybu. Časté chyba: filtr Zobrazit jen rozdíly proti skutečnosti porovnává na rozdíl od prostého filtru rozdílů aktuální živý stav skladu (ne stav napočítaný při generování obsahu) — pokud mezitím proběhly další skladové pohyby, mohou se výsledky obou filtrů lišit.

Promítnutí rozdílů do skladu (uzavření inventury) Závěrečný krok, kterým se fyzicky zjištěné rozdíly stanou skutečným skladovým pohybem.

1. Ujistěte se, že požadované položky mají zaškrtnuto Hotovo.
2. V záložce Obsah klikněte na Naskladnit a vydat rozdíly a potvrďte dotaz.
3. Případně vytiskněte protokol tlačítkem Tisk protokolu. Co se stane potom: pro položky, kde je skutečnost vyšší než evidovaný počet, vznikne příjmový skladový doklad; kde je nižší, vznikne výdejový doklad (typ dokladu „příjem z inventury" / „výdej z inventury", partner je automaticky vlastní firma). Zpracované položky se označí jako Přijato / vydáno, takže je lze tlačítkem Zobrazit jen naskladněné a vydané kdykoli dohledat. Akce zpracovává jen položky s Hotovo = ano a dosud nepromítnuté (Výdej/Příjem = ne). Časté chyba: akci lze bezpečně spustit i opakovaně — položky, které už jednou byly naskladněné/vydané, se podruhé nezpracují; pokud má sklad zakázán záporný stav a evidence neodpovídá realitě, výdej části položek skončí chybou a je nutné rozdíl nejprve prošetřit přímo na skladu.

Kontrola inventury po uzavření Ověření, že se stav skladu po datu inventury vyvíjel podle očekávání.

1. Přepněte na záložku Kontrola a klikněte na Vygenerovat obsah.
2. Prohlédněte tabulku — ve výchozím stavu jsou zobrazeny jen položky, kde se Počet kontrolní liší od Počtu aktuální. Co se stane potom: pro každou dokončenou položku se dopočítá součet příjmů a výdejů, které proběhly na skladu až po datu a čase inventury, a porovná se s aktuálním stavem v ceníku — tím se odhalí případné další pohyby, které inventuru znovu rozešly se skladem.

Přegenerování nebo zrušení obsahu inventury Pro případ, že byl při zakládání zvolen špatný sklad, skupina ceníku nebo se mezitím výrazně změnil stav skladu.

1. V záložce Obsah klikněte na Aktualizovat obsah — evidovaný Počet se přepočítá dle aktuálního skladu, zapsané Skutečnosti zůstanou zachovány.
2. Pokud je potřeba začít zcela od nuly, klikněte na Smazat obsah (vyžaduje právo „erase") a poté znovu na Vygenerovat obsah. Co se stane potom: smazání obsahu nevratně odstraní všechny dosud zapsané skutečnosti i historii zadání dané inventury.

Práce s více pracovišti / skenovacími zařízeními Pro inventury prováděné souběžně na více místech nebo více čtečkami.

1. Přepněte na záložku Zařízení a pracoviště.
2. Přidejte řádek a vyberte Pracoviště / zařízení ze seznamu evidovaných pracovišť. Co se stane potom: pracoviště se pouze eviduje k dané inventuře (přehled, kdo/co se na inventuře podílelo); nijak needitovatelně nerozděluje položky mezi pracoviště.

Přehled seznamu

Sloupce seznamu: Datum inventury, Stav (barevný štítek dle nastaveného stavu), Popis (interně jde o pole „Označení inventury" z karty), Zodpovědná osoba, Sklad, Skupina ceníku, Počet položek, Hotovo položek, Počet pracovišť, Aktivní, Zpracování skenerem EAN, a auditní sloupce Vytvořeno/Vytvořil/ Změněno/Změnil.

Nad seznamem lze filtrovat podle: Popis, Datum, Sklad, Skupina ceníku a Stav (našeptávač). Rychlé přednastavené filtry nabízejí přepnutí na konkrétní stav inventury jedním klikem.

Hromadné operace (označte řádky checkboxem, zvolte akci v poli Akce a klikněte na Proveď):

• vymazat — hromadné smazání označených inventur (právo „erase").
• Změna stavu — hromadné přepnutí na některý z nakonfigurovaných stavů inventury.
• Barevné označení — hromadné nastavení barevného štítku (zelená, žlutá, jantarová, fialová) nebo jeho zrušení; slouží jen pro vizuální odlišení řádků v seznamu, nemá vliv na zpracování inventury.

Formulář — karta inventury

Datum inventury – den, ke kterému se inventura provádí. Kdy: zpravidla den fyzického počítání skladu; předvyplní se aktuálním pracovním datem. Následek: datum je klíčové pro záložku Kontrola — podle něj se počítají skladové pohyby, které proběhly „po inventuře", a také se použije jako datum vznikajících příjmových/výdejových dokladů.

Označení inventury (povinné) – textové označení inventury pro snadnou identifikaci v seznamu.

Sklad inventury (povinné) – hlavní sklad, na který se inventura vztahuje. Kdy: vybírá se vždy, nabízí jen hlavní (nadřazené) sklady, ne dílčí podsklady/pozice. Následek: určuje, ze kterého skladu se při tlačítku Vygenerovat obsah načte evidovaný stav, a je to zároveň sklad, do kterého se zapíší výsledné příjmové/výdejové doklady. Uživatel musí být přihlášen v pobočce, které je tento sklad přiřazen — jinak se karta inventury vůbec neotevře.

Skupina ceníku – volitelné omezení inventury jen na zboží z jedné ceníkové skupiny. Kdy: využijte, když se počítá jen část sortimentu (např. jedna kategorie zboží). Následek: při Vygenerovat obsah se do inventury zařadí jen položky spadající do zvolené skupiny; ostatní zboží na skladu inventura vůbec neuvidí.

Dodavatel – volitelné omezení inventury na zboží od jednoho dodavatele. Kdy: typicky při dílčí inventuře jednoho dodavatele/značky. Následek: stejně jako u skupiny ceníku omezuje, co se do obsahu inventury načte při generování.

Stav – provozní stav inventury (např. rozpracovaná/dokončená — konkrétní hodnoty se nastavují v číselníku stavů pro inventury). Následek: slouží k rychlému filtrování v seznamu a jako hromadná akce; sám o sobě nezamyká ani neuzavírá obsah inventury.

Aktivní – příznak, zda je inventura v evidenci aktivní.

zpracování skenerem při nalezení vyplnit skutečnost dle stavu a dát hotovo (use_scanner) – přepíná způsob práce se záložkou Obsah. Kdy: zapněte, pokud se bude skutečnost zjišťovat postupným skenováním EAN kódů čtečkou. Následek: po zapnutí se v obsahu inventury objeví přepínač Hledám hotové / Hledám nehotové a naskenování kódu rovnou vyplní skutečnost a označí položku hotovou; při vypnutém přepínači se naopak skutečnost zadává ručně do tabulky nebo hromadně přes rychlé hledání.

Poznámka – volný text, bez vlivu na zpracování.

Záložka Karta inventury

Formulář se základními údaji o inventuře popsaný výše. Obsahuje jediné tlačítko Uložit.

Záložka Zařízení a pracoviště

Evidenční tabulka pracovišť/zařízení (typicky skenerů), která se na dané inventuře podílela — viz scénář výše. Řádky lze přidávat, needitovatelný sloupec je jen výběr pracoviště ze společného číselníku.

Záložka Obsah

Hlavní pracovní záložka. Obsahuje nástroje pro generování/mazání obsahu, rychlé hledání a hromadné zadávání skutečností, filtrování zobrazených položek, přepínač hledání a tabulku položek inventury se sloupci: Kód, EAN, Název (vše ze skladového ceníku, needitovatelné), Počet aktuální (aktuální živý stav skladu, needitovatelný), Počet inventární (stav napočítaný při generování obsahu, needitovatelný), Skutečnost (editovatelné pole pro zapsané fyzicky zjištěné množství), Hotovo (příznak dokončení řádku), Důvod (výběr z hodnot neurčeno / manko / škoda / záměna), Celkem (součet všech dílčích zadání skutečnosti), Historie zadání (kdy, kdo a kolik zadal), Výdej/Příjem (příznak, že rozdíl u položky byl již promítnut do skladu).

Záložka Kontrola

Kontrolní tabulka pro ověření stavu po uzavření inventury — sloupce Kód, EAN, Název, Skutečnost inventární, Příjem od inventury, Výdej od inventury, Počet kontrolní (dopočtený stav) a Počet aktuální (živý stav v ceníku); ve výchozím zobrazení jsou vidět jen položky, kde se tato dvě čísla neshodují.

Akce a tlačítka na dokladu

Mazání a omezení

• Kartu inventury nelze otevřít, pokud je uživatel přihlášen v pobočce, ke které je přiřazen jiný sklad než sklad dané inventury — systém zobrazí hlášku o nutnosti přepnutí pobočky a vrátí na seznam.
• Do výběru Sklad inventury se nabízí jen hlavní sklady, ne jejich dílčí podsklady/pozice.
• Modul nemá zámek dokladu (inventuru lze editovat i po uzavření), nemá vlastní číselnou řadu čísel dokladů ani záložku historie změn.
• Naskladnit a vydat rozdíly zpracuje jen položky s příznakem Hotovo; nedokončené položky rozdíl nepromítnou.
• Pokud má sklad zakázán záporný stav zásob a fyzicky zjištěná skutečnost by výdejem způsobila zápornou zásobu, promítnutí rozdílů pro danou položku skončí chybou a je nutné rozdíl nejprve prošetřit přímo na skladu.
• Smazat obsah je nevratné — smaže i historii dosud zapsaných skutečností.

Tisk a export

Tlačítko Tisk protokolu (záložka Obsah) vygeneruje PDF protokol fyzické inventury: hlavička s datem inventury, skladem a (je-li nastavena) skupinou ceníku, a tabulka dokončených položek se sloupci Kód, EAN, Název, Počet, Skutečnost, Rozdíl a Důvod, zakončená prohlášením o souhlasu s výsledky a provedením inventury. Do protokolu se zahrnují jen položky označené jako Hotovo.

Vazby na jiné moduly

Fyzická inventura nestojí sama: bere evidovaný stav a pohyby ze Skladu (skladové ceníky, aktuální stav zboží dle skladových pohybů), čerpá dodavatele z modulu Partneři a odpovědné osoby z Uživatelů, čerpá skupiny z modulu Skupiny ceníku a pracoviště z číselníku Pracoviště / zařízení. Tlačítkem Naskladnit a vydat rozdíly modul vytváří skladové doklady (příjem ze skladu / výdej ze skladu) v partnerovi odpovídajícím vlastní firmě — tyto doklady se pak objevují v evidenci skladových dokladů a promítají se do stavu ceníku a skladu.

Oprávnění

Rozhodovací vodítka

Ruční zadávání skutečnosti vs. zpracování skenerem

• Ruční zadávání – vhodné pro menší sortiment nebo doplňkovou kontrolu; skutečnost se zapisuje přímo do tabulky položek nebo hromadně přes rychlé hledání.
• Zpracování skenerem – vhodné pro rychlé procházení velkého množství zboží čtečkou; zapněte checkbox na kartě inventury a využijte přepínač Hledám hotové/nehotové.

Zobrazit jen rozdíly vs. Zobrazit jen rozdíly proti skutečnosti

• Zobrazit jen rozdíly – porovnává proti stavu napočítanému při generování obsahu (tedy „na začátku" inventury).
• Zobrazit jen rozdíly proti skutečnosti – porovnává proti aktuálnímu živému stavu skladu; použijte, pokud od vygenerování obsahu uplynula delší doba a na skladu mezitím proběhly další pohyby.

Časté chyby

• Založení inventury bez vyplnění skladu — formulář uložení odmítne.
• Přihlášení do jiné pobočky, než ke které patří sklad inventury — karta se neotevře.
• Opakované vkládání stejné dávky kódů do rychlého hledání — množství se sčítá, ne přepisuje.
• Spuštění Naskladnit a vydat rozdíly dřív, než jsou položky označeny jako Hotovo — takové položky se nezpracují a rozdíl zůstane nepromítnutý.
• Smazání obsahu v domnění, že jde jen o vymazání skutečností — smaže se i historie zadání a je nutné obsah vygenerovat znovu od začátku.

Časté otázky

Lze inventuru omezit jen na část skladu? Ano, výběrem skupiny ceníku nebo dodavatele na kartě inventury před vygenerováním obsahu.

Co se stane, pokud vygeneruji obsah opakovaně? Použijte raději tlačítko Aktualizovat obsah — přepočítá evidovaný počet a zachová zapsané skutečnosti; opětovné vygenerování na již existující obsah funguje obdobně (aktualizuje počty existujících řádků).

Proč se mi u položky nezobrazuje tlačítko pro přepnutí hledám hotové/nehotové? Toto tlačítko se zobrazuje jen tehdy, když je na kartě inventury zapnuté zpracování skenerem.

Musím inventuru po zjištění rozdílů uzavírat ručně? Ne, uzavření v systému nemá samostatný stav zámku — dokladem uzavření inventury je fakticky spuštění Naskladnit a vydat rozdíly, které rozdíly promítne do skladu.

Kam se založené příjmové/výdejové doklady dostanou? Do evidence skladových dokladů, s partnerem nastaveným na vlastní firmu a datem podle data inventury.

Tipy a triky

• Před spuštěním Naskladnit a vydat rozdíly si obsah nejprve projděte přes Zobrazit jen rozdíly a doplňte Důvod — usnadní to pozdější vyhledání příčiny manka nebo škody.
• Barevné podbarvení řádků v tabulce položek odpovídá legendě zobrazené pod rychlým hledáním a pomáhá bez filtrování rychle odhalit, kde skutečnost chybí, přebývá nebo je nulová.
• Záložku Kontrola je vhodné použít s odstupem několika dní po uzavření inventury, aby bylo vidět, zda navazující skladové pohyby proběhly správně.