Faktury vydané

Obsah

K čemu modul slouží

Modul Faktury vydané slouží k vystavování a evidenci faktur, které posíláte svým zákazníkům. Vedle běžné faktury zde vystavíte i opravný daňový doklad (dobropis) a z jednoho místa spravujete celý životní cyklus dokladu.

Na jedné kartě tak máte položky zboží nebo služeb, výpočet DPH, úhrady a zálohy, tisk do PDF, odeslání e-mailem i vazby na sklad, pokladnu a dodací listy.

Modul zároveň hlídá věci, na které se snadno zapomene: splatnost, nezaplacené doklady, uzávěrku DPH, unikátnost čísla faktury i rozdíly proti dodacímu listu.

? Tip: Faktura je v Trynxu „rozcestník“. Z hotové faktury vytvoříte jedním tlačítkem opravný doklad, zálohovou fakturu, dodací list, úhradu i šablonu pro příště – nemusíte nic přepisovat ručně.

Jak se do modulu dostat

Menu → Faktury → Faktury vydané

Otevře se seznam všech vystavených faktur seřazený podle data vystavení sestupně (nejnovější nahoře).

Jak na časté úkoly

1. Vystavím běžnou fakturu odběrateli

Nejčastější úloha v modulu. Příklad: fakturujeme firmě Novák s.r.o. 10 ks stojanu po 1 250 Kč bez DPH se splatností 14 dní.

  • V seznamu klikněte na tlačítko Faktura. Otevře se nový doklad s předvyplněným číslem z výchozí číselné řady a s dnešním pracovním datem.
  • Doklad se otevře na záložce položky prodej. Přepněte se na záložku karta.
  • V poli Odběratel vyberte Novák s.r.o. – jde o povinné pole. Po výběru se samy doplní údaje partnera (pobočka, kontakt, obchodník, forma úhrady).
  • Zkontrolujte Vystavení, DUZP a Splatnost. Splatnost se dopočítá podle počtu dní nastavených u partnera – přepsat ji můžete kdykoli.
  • Vyplňte Popis (např. Dodávka stojanů dle objednávky 2026/114) a případně Číslo objednávky nebo Zakázku.
  • Zkontrolujte pole Stav – je povinné. Bez něj se doklad neuloží.
  • Přejděte na záložku položky prodej a přidejte řádek: do sloupce Kód nebo Popis začněte psát a vyberte položku z ceníku. Vyhledává se podle kódu, názvu i EAN kódu.
  • Doplňte Množství 10. Cena se natáhne z ceníku – v příkladu Prodej bez DPH 1 250. Sloupce Celkem bez DPH, DPH % a Celkem s DPH se dopočítají samy.
  • Uložte tlačítkem Uložit. Zobrazí se hláška Změny byly uloženy.
  • Chcete-li rovnou i tiskovou podobu, použijte místo toho tlačítko PDF (uloží a rovnou vytvoří PDF) nebo Odeslat (uloží a odešle).

? Tip: Pokud fakturujete zboží ze skladu, použijte tlačítko Vydat ze skladu. Doklad se uloží a zároveň se vytvoří výdej ze skladu – nemusíte chodit do skladového modulu zvlášť.

2. Zákazník fakturu zaplatil – zaznamenám úhradu

Máte dvě cesty podle toho, zda šlo o úhradu celé částky, nebo jen o část.

Celá částka najednou:

  • V seznamu nebo na otevřené faktuře klikněte na Uhradit.
  • Systém vloží úhradu na celou zbývající částku, nastaví datum úhrady a doklad označí za zaplacený.
  • Pokud je faktura placená v hotovosti, může zároveň vzniknout pokladní doklad a tržba EET.

Částečná úhrada nebo záloha:

  • Otevřete fakturu a klikněte na úhrady a zálohy. Otevře se okno Úhrady a zálohy faktury.
  • Přidejte řádek. Do pole Částka zadejte skutečně přijatou částku – ve výchozím stavu je předvyplněná zbývající částka k úhradě.
  • Vyberte Druh úhrady: běžná úhrada nebo záloha, doplňte Datum platby a případně Pokladnu.
  • Zbytek k doplacení uvidíte v součtech dokladu v řádku Zbývá k úhradě.

Příklad: faktura na 15 125 Kč s DPH, zákazník poslal 10 000 Kč. Po zadání úhrady 10 000 Kč zůstane v Zbývá k úhradě částka 5 125 Kč a faktura je stále vedená jako nezaplacená.

⚠️ Častá chyba: Tlačítko Uhradit na už zaplacené faktuře nic nepřidá – objeví se hlášení Faktura již byla dříve uhrazena. Chcete-li opravit chybnou částku, upravte existující řádek v okně úhrady a zálohy.

3. Vystavím opravný daňový doklad (dobropis)

Fakturu, která už odešla zákazníkovi, nikdy nepřepisujte „potichu“ – vystavte opravný doklad.

  • Otevřete původní fakturu a klikněte na Opravný doklad.
  • Vznikne nový doklad s číslem z řady opravných dokladů a rovnou se otevře.
  • Do pole Opravovaná faktura se automaticky doplní číslo původního dokladu – a naopak, i původní faktura si zapamatuje číslo opravného dokladu.
  • Položky se přenesou do záložky položky zpět (nikoli do „položky prodej“). Záložka položky prodej se u opravného dokladu vůbec nezobrazuje.
  • Upravte množství nebo ceny na to, co skutečně vracíte, a doklad uložte.

Příklad: ze 100 ks bylo 5 ks vadných. V opravném dokladu ponecháte jen řádek s 5 ks – ten se projeví jako snížení tržby.

? Omezení: Tlačítko Opravný doklad je dostupné jen u běžné faktury. Z opravného dokladu už další opravný doklad nevytvoříte.

4. Fakturuji do zahraničí v cizí měně

Příklad: fakturujeme německému odběrateli 2 000 EUR.

  • Na kartě vyberte Odběratel a poté Účet – volba bankovního účtu automaticky přepne Měnu na měnu daného účtu.
  • Zkontrolujte Měnu (EUR) a Kurz. Obě pole jsou povinná a kurz nesmí být nula.
  • Pokud fakturujete bez daně, zaškrtněte Exportní fa. Tím se u položek nastaví nulová sazba DPH a do zápatí se doplní příslušný text.
  • Zadejte položky – ceny vyplňujete v cizí měně, přepočet na domácí měnu proběhne podle zadaného kurzu.

⚠️ Častá chyba: Změna měny nebo kurzu po zadání položek vyvolá přepočet cen. Nastavte proto měnu a kurz dřív, než začnete vyplňovat položky.

5. Poskytnu zákazníkovi slevu z celé faktury

Slevu na jednotlivé položce zadáte přímo ve sloupci Sleva %. Slevu z celé faktury řeší samostatný nástroj.

  • V záložce položky prodej klikněte v liště nad mřížkou na Sleva (popisek Vloží slevu z celkové částky faktury).
  • V okně Vložení slevy do faktury vyplňte buď Sleva %, nebo slevu v absolutní částce.
  • Do pole Text můžete použít zástupný znak [%], který se nahradí zadaným procentem. Výchozí text je Poskytnuta sleva X%.
  • Po potvrzení se do položek přidá záporný řádek – u procentní slevy zvlášť pro každou sazbu DPH, u absolutní slevy jeden řádek.

Příklad: faktura na 20 000 Kč bez DPH, sleva 10 % → přidá se řádek −2 000 Kč s textem Poskytnuta sleva 10%.

6. Vystavím zálohovou fakturu a pak ji vyúčtuji

  • Máte-li připravenou fakturu s položkami, klikněte na Zálohová faktura. Vznikne zálohový doklad a systém vás přepne do modulu zálohových faktur.
  • Přijatou zálohu evidujte přes úhrady a zálohy, kde u řádku nastavíte Druh úhrady = záloha a případně Daňová záloha = ano se sazbou DPH %.
  • Na konečné faktuře uvidíte v součtech řádky Záloha, Čerpáno ze zálohy a Zbývá k úhradě.

7. Odešlu fakturu e-mailem a pošlu upomínku

Jednotlivý doklad:

  • Otevřete fakturu a klikněte na e-mail. Tlačítko se zobrazí, jen když je vyplněný Odběratel.
  • Máte-li nachystáno více e-mailových textů, tlačítko se rozbalí a vy si vyberete konkrétní text.

Hromadně a upomínky:

  • V seznamu zaškrtněte faktury a použijte hromadnou akci odeslat emailem.
  • Pro nezaplacené doklady použijte upomínky odeslat emailem, nebo upomínky do PDF, chcete-li je poslat jinak.
  • Rychle si nezaplacené doklady vyfiltrujete přednastaveným filtrem po splatnosti nebo nezaplacené.

8. Připravím podklady pro účetní (kniha a export)

  • V seznamu rozbalte skupinu Tisk a zvolte Kniha faktur vydaných.
  • Vyplňte období – u plátce DPH pole DUZP od: / DUZP do:, jinak Vystaveno od: / Vystaveno do: – a případně zúžte výběr přes Odběratel:, Stav dokladu:, Středisko:, Obchodníci:, Forma úhrady: nebo Měna:.
  • Sestavu vytisknete tlačítkem Tisk, nebo uložíte přes uložit do CSV, uložit do XML či XLS.
  • Pro účetní program použijte skupinu Export: Pohoda XML, Stereo 2022 nebo ISDOC/PDF.

Příklad: účetní chce podklady za červenec 2026 – zadáte DUZP od: 1.7.2026, DUZP do: 31.7.2026 a zvolíte Exportovat faktury.

Přehled seznamu faktur

Nástrojová lišta seznamu

Tlačítko Co udělá
Faktura Založí novou fakturu. Šipka vedle tlačítka nabídne další číselné řady faktur.
Opravný d. Založí nový opravný daňový doklad. Šipka nabídne řady opravných dokladů.
Export Skupina pro export viditelných dat: Pohoda XML, Stereo 2022, ISDOC/PDF.
Import Načtení dat ze souboru.
Tisk Skupina se sestavou Kniha faktur vydaných.

Rychlé součty nad seznamem

Nad seznamem se průběžně zobrazují ukazatele: Dnes po splatnosti, Týden a více nezaplaceno, Celkem nezaplaceno, Obrat v tomto měsíci a Obrat v minulém měsíci.

Barvy řádků

Barva Význam
šedá Doklad je stornovaný.
červená Doklad je po splatnosti a není uhrazen.
zelená Doklad ještě není po splatnosti a není uhrazen.

Storno má přednost – stornovaný doklad zůstane šedý bez ohledu na splatnost.

Filtrování a hledání

Nástroj Popis
Filtr stavu Rychlý filtr podle druhu dokladu (faktura, opravný doklad, …).
po splatnosti Nestornované doklady, které nejsou plně uhrazené a už jim uplynula splatnost. Sečte zbývající částku s DPH.
nezaplacené Nestornované doklady, které nejsou plně uhrazené.
Stornované Pouze stornované doklady.
záporné Doklady se zápornou celkovou částkou.
rozdíl proti dodacímu listu Faktury vzniklé z dodacího listu, jejichž částky se od dodacího listu liší.
fulltextové hledání Hledá v čísle faktury, variabilním symbolu, názvu firmy, popisu a v částkách.

Hledání navíc prochází i položky dokladu – najdete tak fakturu podle názvu zboží, kódu položky nebo textu v poznámkách u řádku.

Nabídka u řádku seznamu

Kliknutím na akce u konkrétního řádku získáte:

Volba Co udělá
Editovat Otevře doklad.
Barevné označení Ručně obarví řádek: Zelená, Žlutá, Jantarová, Fialová, nebo Zrušit označení. Označit lze i více zaškrtnutých řádků najednou.
Kopírovat Vytvoří kopii dokladu (ptá se Opravdu chcete vytvořit kopii záznamu?).
Vymazat Smaže doklad (ptá se Opravdu chcete záznam vymazat?).
Zamknout / Odemknout Uzamkne nebo odemkne doklad proti dalším úpravám.
náhled Zobrazí náhled záznamu bez editace.

Přímo z řádku jsou dostupné i akce Uhradit, Opravný doklad, PDF, Náhled a upomínky.

Hromadné akce

Zaškrtnete-li v seznamu více faktur, můžete použít:

Akce Popis
stáhnout PDF Stáhne PDF vybraných faktur.
stáhnout ISDOC Stáhne vybrané faktury ve formátu ISDOC.
odeslat emailem Rozešle vybrané faktury e-mailem.
uhradit Označí vybrané faktury jako uhrazené.
upomínky odeslat emailem Rozešle upomínky k vybraným fakturám.
upomínky do PDF Vytvoří upomínky jako PDF.

Formulář faktury

Doklad je rozdělen do záložek. Po založení nové faktury se otevře rovnou záložka položky prodej, protože to je místo, kde strávíte nejvíc času.

Záložka K čemu slouží
karta Hlavička dokladu – odběratel, data, platební údaje.
položky prodej Fakturované zboží a služby.
položky zpět Vracené položky, u opravných dokladů hlavní záložka.
záhlaví Text nad položkami na tiskové podobě.
zápatí Text pod položkami na tiskové podobě.
poznámky Interní poznámky k dokladu.
soubory Přílohy připojené k dokladu.

Záložky se přizpůsobují druhu dokladu:

  • U opravného dokladu záložka položky prodej zmizí a aktivní je položky zpět.
  • Pokud se ve firmě nepoužívá vazba faktur na sklad, u běžné faktury zmizí záložka položky zpět.

Záložka karta

Identifikace dokladu

Pole Význam Povinné
Číslo faktury Číslo z číselné řady. Vyplní se samo; ruční přepis viz kapitola o číselných řadách. doplní se automaticky
Číslo objednávky Číslo objednávky zákazníka. ne
Dodací list Číslo souvisejícího dodacího listu. ne
Popis Stručný popis dodávky, tiskne se na doklad. ne
Opravovaná faktura Číslo opravovaného nebo opravného dokladu. Doplní se samo při vytvoření opravného dokladu. ne
Zakázka Přiřazení dokladu k zakázce. ne
Středisko Středisko, kterému se výnos přiřadí (nabídka Zvolte středisko). ne

Termíny

Pole Význam Povinné
Vystavení Datum vystavení dokladu. Předvyplní se pracovní datum. ne
DUZP Datum uskutečnění zdanitelného plnění. Zobrazuje se jen u plátce DPH. ne
Splatnost Datum splatnosti. Dopočítá se podle nastavení u partnera. ne

DUZP je nejdůležitější datum na dokladu. Určuje, do kterého období faktura spadá, podle kterého roku se kontroluje unikátnost čísla faktury a jakou sazbu DPH systém u položek použije. U neplátce DPH tuto roli přebírá Vystavení.

Partner a platba

Pole Význam Povinné
Odběratel Zákazník, kterému fakturujete. ano
Pobočka Pobočka odběratele. ne
Kontakt Kontaktní osoba u odběratele. ne
Obchodník Odpovědný uživatel. Nabídka je rozdělená na Aktivní a Neaktivní. ne
Forma úhrady Způsob zaplacení (převodem, hotově, …). ne
Účet Váš bankovní účet uvedený na dokladu. ne
Účet odběratele Účet, ze kterého zákazník platí. ne
Měna Měna dokladu. ano
Kurz Přepočítací kurz. Nesmí být nula. ano
Stav Stav faktury (rozpracovaná, vystavená, …). ano

Odběratel je nosné pole celého dokladu – jeho výběrem se doplní pobočka, kontakt, obchodník, forma úhrady, splatnost i účet odběratele a teprve pak se zpřístupní odeslání e-mailem. Vedle pole je ikona odkazující na kartu partnera.

Účet je druhé nosné pole: jeho změna přepne Měnu dokladu a vyvolá přepočet částek podle kurzu.

Symboly

Pole Význam Povinné
Var symbol Variabilní symbol platby. ne
Konst symbol Konstantní symbol. ne
Spec symbol Specifický symbol. ne

Zaškrtávací pole

Pole Co způsobí
Přenesená daňová povinnost Daň odvádí odběratel. Do zápatí se doplní příslušný text a celková částka s DPH se srovná s částkou bez DPH. Jen u plátce DPH.
Exportní fa Nastaví u položek nulovou sazbu DPH a doplní text do zápatí.
Stornováno Doklad je stornovaný, v seznamu zšedne a vypadne z filtrů nezaplacených.
Tisknout pokladní doklad K faktuře se vytiskne i pokladní doklad.

⚠️ Častá chyba: Odškrtnutím Přenesené daňové povinnosti nebo Exportní fa se vyprázdní celé zápatí dokladu – včetně textu, který jste si tam dopsali ručně. Vlastní text si proto před odškrtnutím zkopírujte stranou.

Tlačítka pod formulářem karty

Tlačítko Co udělá
Uložit Uloží doklad a zůstanete v něm.
Vydat ze skladu Uloží doklad a zároveň vytvoří výdej ze skladu.
Odeslat Uloží doklad a odešle jej.
PDF Uloží doklad a vytvoří tiskovou podobu.
Zpět Vrátí vás do seznamu bez uložení rozdělané práce.

V horní liště dokladu jsou navíc dvě společná tlačítka pro uložení všech záložek najednou: Uložit vše a zavřít a Uložit vše a zůstat.

? Tip: Když máte rozepsané položky i kartu, použijte Uložit vše a zůstat – uloží se obojí a vy pokračujete v práci na dokladu.

Záložka položky prodej

Položky se vyplňují přímo v tabulce, řádek po řádku.

Sloupec Popis
Kód Kód položky z ceníku, jen ke čtení.
Popis Název položky. Zde také hledáte položku v ceníku.
Sklad Sklad, ze kterého se zboží vydává.
Množství Fakturované množství.
Jednotky Měrná jednotka.
Skladová cena Nákupní cena, jen ke čtení.
Prodej s DPH / Prodej bez DPH Jednotková prodejní cena podle nastavení dokladu. U neplátce DPH jen Prodej.
Sleva % Sleva na daném řádku.
Zisk % Marže, jen ke čtení.
Celkem bez DPH Součet za řádek bez daně.
DPH % Sazba daně.
Celkem s DPH Součet za řádek s daní.
Poznámka 1, Poznámka 2 Doplňkové texty k řádku. Názvy lze ve firmě přejmenovat.

Vyhledávat lze podle kódu položky, názvu i EAN kódu. Řádky můžete přetahovat a měnit tak jejich pořadí na tiskové podobě.

Lišta nad položkami

Volba Co udělá
Seřadit Seřadí řádky podle Kód zboží, Název, nebo obnoví Výchozí pořadí.
Sleva Otevře okno Vložení slevy do faktury.
text a cena Vloží nový řádek bez kusů, jen s polem pro text a cenu.

? Omezení: Sklad nelze změnit u již uloženého řádku ani u textového řádku bez vazby na ceník. Sloupce Kód, Skladová cena a Zisk % se vyplňují automaticky a nedají se přepsat.

Pokud firma nepoužívá vazbu faktur na sklad, sloupce Sklad, Skladová cena a Zisk % se vůbec nezobrazí. U neplátce DPH nahradí sloupce Celkem bez DPH / Celkem s DPH jediný sloupec Celkem.

Záložka položky zpět

Obsahuje stejné sloupce jako položky prodej, ale eviduje vracené zboží. U opravného dokladu je to hlavní pracovní záložka – právě sem se přenesou položky z opravované faktury.

Záložka záhlaví

Text, který se vytiskne nad položkami. Typicky odkaz na smlouvu nebo objednávku. Výchozí obsah se přebírá z nastavení firmy.

Záložka zápatí

Text, který se vytiskne pod položkami. Sem systém sám doplňuje povinné texty při zaškrtnutí Přenesené daňové povinnosti nebo Exportní fa.

Záložka poznámky

Interní poznámky k dokladu. Slouží pro kolegy uvnitř firmy.

Záložka soubory

Přílohy dokladu – např. sken objednávky, protokol o předání nebo fotodokumentace.

Součty na dokladu

Ve spodní části dokladu se průběžně počítají tyto řádky:

Řádek Význam
Výdejní cena Nákupní hodnota vydaného zboží.
Zisk % bez vr. obalů Marže bez vratných obalů. Zobrazuje se jen při zapnutém sledování zisku.
Daňová záloha základ Základ daně z přijatých daňových záloh.
Daňová záloha daň Daň z přijatých daňových záloh.
Celkem bez DPH Součet položek bez daně.
DPH Celková daň.
Zaokrouhlení Zaokrouhlovací rozdíl.
Celkem s DPH Konečná fakturovaná částka.
Záloha Přijaté zálohy.
Zaplaceno Dosud uhrazeno.
Zbývá k úhradě Kolik zákazník ještě dluží.
Čerpáno ze zálohy Část zálohy použitá na tuto fakturu.

? Tip: Vratné obaly se do celkových částek nezapočítávají – proto se u zisku uvádí výslovně „bez vr. obalů“.

Akce a tlačítka na dokladu

V horní části otevřené faktury je lišta akcí. V jejím záhlaví vidíte číslo faktury a odběratele, takže vždy poznáte, na kterém dokladu pracujete.

Tlačítko Co udělá Kdy je vidět
Vytvořit šablonu Z faktury vytvoří šablonu pro opakované vystavování a přepne vás do modulu šablon. vždy
Uhradit Vloží úhradu na celou zbývající částku a doklad označí za zaplacený. U hotovostní platby může vzniknout pokladní doklad. vždy
Opravný doklad Vytvoří opravný daňový doklad k této faktuře a otevře jej. jen u běžné faktury
Dodací list Vytvoří dodací list z faktury a přepne vás do modulu dodacích listů. skryto u faktury vzniklé z dodacího listu a u opravného dokladu
Zálohová faktura Vytvoří zálohovou fakturu a přepne vás do modulu zálohových faktur. vždy
EET zpráva Zobrazí zprávu z evidence tržeb – varování, chyby a tabulku tržeb se sloupci Pokladní doklad, Částka, Datum, POK, Error. jen když je EET zapnuté a forma úhrady se eviduje
Odeslat do EET Odešle tržbu do evidence tržeb. jen u dosud neodeslané tržby s evidovanou formou úhrady
časté texty Otevře nabídku předpřipravených textů k vložení do dokladu. vždy
úhrady a zálohy Otevře okno Úhrady a zálohy faktury pro ruční zadání plateb. vždy
doklady Zobrazí doklady navázané na tuto fakturu. vždy
ISDOC Uloží fakturu ve formátu ISDOC. s oprávněním k tisku
Náhled Zobrazí tiskovou podobu dokladu. s oprávněním k tisku
PDF Stáhne fakturu jako PDF. s oprávněním k tisku
e-mail Odešle fakturu e-mailem. Je-li textů více, tlačítko se rozbalí do nabídky. jen když je vyplněn Odběratel
Jazyk Přepne jazyk tiskové podoby: česky, anglicky, německy, Magyar, Polski, Slovensky, Yкраїнська. vždy

? Tip: Fakturu pro zahraničního zákazníka nemusíte psát dvakrát. Vyplňte ji normálně česky a před tiskem přepněte Jazyk na požadovanou variantu.

Číselné řady a číslo dokladu

Číslo faktury se doplní samo z výchozí číselné řady. Pokud jich máte víc, vyberete si při zakládání dokladu šipkou vedle tlačítka Faktura nebo Opravný d. (nabídka další číselné řady). Výchozí řada je označená slovem (výchozí).

Přímo na dokladu můžete:

  • tlačítkem s tužkou (upravit číslo dokladu) odemknout pole Číslo faktury a zapsat vlastní číslo;
  • volbou Změnit číselnou řadu přepnout doklad do jiné řady. Tato volba se nabízí jen tehdy, když je řad více než jedna.

Podle řady se dopočítává i náhled variabilního symbolu.

⚠️ Častá chyba: Číslo faktury musí být jedinečné v rámci roku podle DUZP. Při ručním přepsání na už použité číslo se doklad neuloží a zobrazí se hlášení Zadané číslo faktury je již použité.

Zamykání, historie a kopírování

Zamknutí dokladu

V horní liště dokladu je tlačítko, které zamkne záznam, a po zamčení naopak odemkne záznam. Zamčený doklad je jen ke čtení – nelze v něm nic měnit. Zamykat a odemykat mohou jen uživatelé s právem na úpravy, jinak se objeví hlášení Ke zvolené akci nemáte oprávnění!.

Historie změn

Tlačítko zobrazí historii změn záznamu ukáže, kdo a kdy doklad založil a naposledy změnil. Údaje Vytvořeno, Vytvořil, Změna a Změnil se vyplňují samy a nelze je přepsat.

Kopírování dokladu

Kopii vytvoříte tlačítkem kopírovat doklad na dokladu, nebo volbou Kopírovat v seznamu. Systém se zeptá Opravdu chcete doklad kopírovat.

Do kopie se přenesou položky prodej i položky zpět a navíc:

  • datum vystavení a DUZP se nastaví na dnešek, splatnost na dnešek plus původní počet dní splatnosti;
  • vynulují se úhrady, zálohy, datum úhrady, zámek, storno i příznak odeslaného e-mailu;
  • odpojí se vazby na platební příkaz, dokument, výdejku či příjemku, zakázku, nabídku, dodací list a inkasní příkaz;
  • vyprázdní se pole Opravovaná faktura, Dodací list a Číslo objednávky;
  • u cizí měny se natáhne aktuální kurz ČNB, případně pevný kurz nastavený u měny.

? Tip: Kopie je nejrychlejší cesta k pravidelně se opakující faktuře. Pokud ji vystavujete každý měsíc, zvažte místo toho Vytvořit šablonu.

Mazání a omezení

Fakturu smažete volbou Vymazat u řádku v seznamu; potvrzujete dotaz Opravdu chcete záznam vymazat?. Smazat lze i více zaškrtnutých dokladů najednou.

Při smazání se zároveň uvolní vazby na související záznamy helpdesku a při smazání úhrady se smaže i její pokladní doklad a navázaná platba dodacího listu.

? Omezení: Fakturu se zaevidovanou tržbou EET nelze smazat. Zobrazí se hlášení Fakturu se zaevidovanou tržbou EET nelze smazat. Opravu zaevidujte opravným dokladem. Obdobně platí, že Pokladní doklad má zaevidovanou tržbu EET a nelze jej smazat. Vrácení hotovosti zaevidujte záporným pokladním dokladem.

Co nejde a proč

Situace Co nelze Proč
Doklad je zamčený jakákoli úprava Zámek chrání doklad před nechtěnou změnou. Nejdřív jej odemkněte.
DUZP před uzávěrkou DPH úprava dokladu Období je uzavřené a odevzdané. Upravit smí jen správce; ostatním se doklad otevře jen ke čtení.
Faktura má zaevidovanou tržbu EET mazání, úpravy položek, vkládání z ceníku, přepočet měny a kurzu, zapnutí PDP a exportu Tržba už odešla do evidence, obsah dokladu musí zůstat shodný. Měnit lze odběratele, středisko, splatnost a texty.
Faktura vznikla z dodacího listu přidávání a úprava položek, tlačítko Dodací list Zdrojem pravdy je dodací list; faktura jen přebírá jeho položky.
Opravný doklad záložka položky prodej, tlačítka Opravný doklad a Dodací list Opravný doklad pracuje výhradně s vracenými položkami.
Doklad edituje někdo jiný uložení vašich změn Zobrazí se Pozor Záznam změnil jiny uživatel Vaše změny nebyly zapsany. Doklad si znovu otevřete a změny zopakujte.

Tisk a export

Tisk jednotlivého dokladu

Akce Výsledek
Náhled Zobrazí tiskovou podobu na obrazovce.
PDF Stáhne fakturu jako PDF.
ISDOC Uloží fakturu ve formátu ISDOC pro elektronickou výměnu dokladů.
e-mail Odešle doklad zákazníkovi.
Jazyk Přepne jazyk tiskové podoby.

Tisková podoba se liší podle druhu dokladu – jinak vypadá běžná faktura, jinak opravný doklad a jinak zálohová faktura. Název souboru PDF je podle nastavení firmy buď „firma + variabilní symbol“, nebo „variabilní symbol + firma“.

⚠️ Častá chyba: Po každém uložení se dosud vytvořené PDF zneplatní a při dalším tisku se vygeneruje znovu. Nedivte se proto, že se změna na dokladu v tisku projeví až po opětovném otevření náhledu.

Kniha faktur vydaných

Sestava pro účetní se otevře přes skupinu Tisk → Kniha faktur vydaných.

Nastavení Popis
DUZP od: / DUZP do: Období u plátce DPH. U neplátce se pole jmenují Vystaveno od: / Vystaveno do:.
Dle datumu Zda se má filtrovat podle data vystavení, nebo data zdanitelného plnění.
Odběratel:, Stav dokladu:, Středisko:, Obchodníci:, Forma úhrady:, Měna: Zúžení výběru; lze vybrat i více hodnot najednou.
Po splatnosti, Nezaplacené, Zaplacené, Mínusová částka, Přeplacené faktury, Rozdíl větší než 1 Doplňkové podmínky výběru.
Částka od Dolní hranice částky.
uložit do CSV, uložit do XML, XLS, Tisk Výstup sestavy.
Návrat Zpět do seznamu bez vytvoření sestavy.

Exporty do účetních programů

Export Nabízené výstupy
Pohoda XML Exportovat faktury, Exportovat úhrady faktur
Stereo 2022 Data pro účetní program Stereo
ISDOC/PDF Exportovat faktury ISDOC, Exportovat faktury PDF

Ve všech exportech nastavíte stejné období a filtry jako u knihy faktur; navíc je u exportu do Pohody k dispozici podmínka Nad 10tis. Tlačítkem Návrat se vrátíte zpět bez exportu.

Import

Tlačítko Import v liště seznamu slouží k načtení faktur ze souboru.

Vazby na jiné moduly

Modul Jak souvisí
Partneři Odběratel, pobočka, kontakt, účet odběratele a výchozí splatnost. Z karty faktury vede odkaz přímo na kartu partnera.
Ceník / zboží Zdroj položek – kód, název, jednotky, prodejní i skladová cena, sazba DPH.
Sklad Tlačítko Vydat ze skladu vytvoří výdej. Sloupce Sklad, Skladová cena a Zisk % existují jen při zapnuté vazbě na sklad.
Dodací listy Tlačítkem Dodací list vytvoříte dodací list z faktury. Opačně: faktura vzniklá z dodacího listu má položky jen ke čtení a hlídá se filtrem rozdíl proti dodacímu listu.
Zálohové faktury Tlačítko Zálohová faktura vytvoří zálohový doklad; přijaté zálohy se pak čerpají na konečné faktuře.
Pokladna Hotovostní úhrada může vytvořit pokladní doklad; volba Tisknout pokladní doklad jej přidá k tisku.
Šablony faktur Tlačítko Vytvořit šablonu připraví předlohu pro opakované fakturace.
Zakázky Pole Zakázka přiřadí doklad k zakázce.
Střediska Pole Středisko rozděluje výnosy podle organizační struktury.
Nabídky a objednávky Vazba se u kopie dokladu záměrně ruší, aby kopie nedědila cizí historii.
Helpdesk Vazby na požadavky se při smazání faktury uvolní.
Evidence tržeb (EET) Tlačítka EET zpráva a Odeslat do EET; zaevidovaná tržba doklad uzamkne proti změnám.

Navázané doklady si kdykoli zobrazíte tlačítkem doklady na faktuře.

Oprávnění

Oprávnění Co umožňuje
zobrazení Otevřít seznam faktur a prohlížet doklady.
úpravy Zakládat a měnit doklady, zamykat a odemykat je. Bez tohoto práva se objeví Ke zvolené akci nemáte oprávnění!.
tisk a export Tlačítka Náhled, PDF, ISDOC a hromadné akce stáhnout PDF a stáhnout ISDOC. Bez něj se u exportu objeví Nemáte oprávnění k exportu ISDOC.
správce Úprava dokladu s DUZP před datem uzávěrky DPH. Ostatní uživatelé mají takový doklad jen ke čtení.

Kdy co použít

Opravný doklad, nebo storno?

Situace Řešení
Faktura odešla zákazníkovi a je v ní chyba Opravný doklad
Faktura má zaevidovanou tržbu EET Opravný doklad (smazat ani přepsat nejde)
Doklad vznikl omylem a nikam neodešel zaškrtnout Stornováno, případně Vymazat

Uhradit, nebo úhrady a zálohy?

Situace Řešení
Zákazník poslal celou částku Uhradit – jedno kliknutí
Zákazník poslal část úhrady a zálohy a ruční zadání částky
Přišla záloha před dodáním úhrady a zálohy s druhem úhrady záloha
Potřebuji opravit chybně zadanou platbu úhrady a zálohy a úprava řádku

Kopie, nebo šablona?

Situace Řešení
Podobnou fakturu vystavuji jednou za čas Kopírovat
Stejnou fakturu vystavuji pravidelně Vytvořit šablonu

Sleva na řádku, nebo z celé faktury?

Situace Řešení
Zlevňuji jednu položku sloupec Sleva % u řádku
Dávám slevu z celé částky tlačítko Sleva nad položkami

Faktura, nebo nejdřív dodací list?

Situace Řešení
Zboží už bylo dodáno a je na dodacím listu fakturu vytvořte z dodacího listu – položky se přenesou a hlídá se rozdíl
Fakturujete rovnou při dodání vystavte fakturu a použijte Vydat ze skladu
Zákazník chce dodací list dodatečně z hotové faktury tlačítko Dodací list

Časté chyby

⚠️ Častá chyba: Doklad nejde uložit. Zkontrolujte povinná pole: Odběratel, Stav, Měna a Kurz. Kurz navíc nesmí být nula – u domácí měny patří 1.

⚠️ Častá chyba: Změnil jsem měnu až po zadání položek a ceny se rozházely. Změna Měny nebo Účtu vyvolá přepočet částek. Nastavte je jako první.

⚠️ Častá chyba: Zadal jsem DUZP do už uzavřeného období. Uložení skončí hlášením Datum DUZP je před datem uzávěrky DPH Změny nelze uložit. Použijte datum v otevřeném období, nebo požádejte správce.

⚠️ Častá chyba: Opravný doklad má prázdné položky prodej. To je správně – opravný doklad pracuje se záložkou položky zpět a záložka položky prodej se u něj vůbec nezobrazuje.

⚠️ Častá chyba: Nejde odeslat e-mail. Tlačítko e-mail se objeví, teprve až vyberete Odběratele.

⚠️ Častá chyba: Odešel jsem ze záložky a přišel o rozepsané položky. Tlačítko Zpět vrací do seznamu bez uložení a zobrazí Změny nebyly uloženy. Ukládejte průběžně přes Uložit vše a zůstat.

⚠️ Častá chyba: Nejde smazat hotovostní fakturu. Má-li zaevidovanou tržbu EET, smazat ji nelze – vystavte opravný doklad.

Časté otázky

Proč je moje faktura v seznamu červená? Je po splatnosti a zároveň nemá zaznamenanou úhradu. Jakmile zadáte platbu nebo posunete splatnost, barva zmizí. Zelená znamená nezaplaceno, ale ještě před splatností; šedá znamená storno.

Přepsal jsem číslo faktury a systém ho odmítl. Proč? Číslo musí být jedinečné v rámci roku podle DUZP. Zvolte jiné číslo, nebo nechte číslo z číselné řady.

Kde najdu fakturu, když si pamatuju jen název zboží? Do vyhledávacího pole nad seznamem napište název nebo kód položky – hledání prochází i řádky dokladů včetně poznámek u položek.

Co znamená „rozdíl proti dodacímu listu“? Tento filtr vypíše faktury vzniklé z dodacího listu, jejichž částky se od dodacího listu liší. Bývá to signál, že se položky nebo ceny po vystavení dodacího listu změnily.

Co dělat, když mi systém hlásí, že záznam změnil jiný uživatel? Někdo doklad uložil dřív než vy. Vaše změny se nezapsaly – doklad znovu otevřete, podívejte se na aktuální stav a úpravy proveďte znovu.

Tipy a triky

? Tip: Nastavte si vlastní filtr a zapamatujte si ho – seznam se pak otevírá rovnou s vaším výběrem a nemusíte filtrovat pokaždé znovu.

? Tip: Barevné označení (Zelená, Žlutá, Jantarová, Fialová) využijte pro vlastní pracovní stavy, například „čeká na potvrzení“. Označit lze i více zaškrtnutých faktur najednou a označení kdykoli zrušit volbou Zrušit označení.

? Tip: Nespokojenost s pořadím položek na tisku vyřešíte přetažením řádků nebo volbou Seřadit → Název. Původní stav vrátí Výchozí pořadí.

? Tip: Opakující se formulace (dodací podmínky, záruka) si uložte mezi časté texty a vkládejte je jedním kliknutím.

? Tip: Hotové doklady zamykejte. Zamčená faktura je jen ke čtení a nikdo ji už omylem nepřepíše.

? Tip: Řádek typu text a cena se hodí na dopravu, balné nebo paušál – nepotřebujete pro ně položku v ceníku.

? Tip: Nad seznamem sledujte ukazatele Dnes po splatnosti, Celkem nezaplaceno a Obrat v tomto měsíci. Rychle uvidíte, zda je čas rozeslat upomínky.