Expedice

Modul Expedice slouží k fyzickému vychystání a kontrole zboží před jeho odesláním zákazníkovi. Pracovník skladu v něm k číslu zakázky nebo dodacího listu naskenuje čárové kódy vychystávaných položek, systém hlídá, že se shoduje počet kusů s objednaným množstvím, a po dokončení kontroly buď vytvoří dodací list a vyskladní zboží (u zakázky), nebo rovnou označí existující dodací list jako expedovaný. Na rozdíl od většiny ostatních modulů zde není klasický formulář s poli k ručnímu vyplnění — celá obrazovka je provozní pracovní postup pro sklad.

Jak se do modulu dostat

Menu → Dodací listy (rozbalovací položka v horní liště) → Expedice.

Stejná položka „Expedice" se v menu objevuje na dvou místech (v nabídce vedle Dodacích listů a Dopravy, i v nabídce vedle Zakázek) — vede ale vždy do stejného modulu.

Jak na časté úkoly

Zahájení expedice zakázky Nejběžnější cesta — vychystáváte zboží k jedné konkrétní zakázce.

1. V nástrojové liště klikněte na Nový záznam. Založí se prázdný expediční příkaz s dnešním datem v poli Datum expedice.
2. Do pole Číslo dokladu zadejte celé nebo jen část čísla zakázky a klikněte na Hledat. Systém najde nejnovější zakázku, jejíž číslo obsahuje zadaný text.
3. Po nalezení se doklad napojí na expediční příkaz, načtou se jeho položky a zakázce se automaticky nastaví stav s příznakem „expedice v řízení" (pokud takový stav v číselníku stavů existuje).
4. Do pole Položka skenujte čárové kódy (EAN) nebo kódy zboží a po každém skenu stiskněte Enter (nebo klikněte na Hledat) — systém sám zvyšuje sloupec Zkontrolováno.
5. Až se všechny položky shodují (množství = zkontrolováno), klikněte na tlačítko s počtem balíků (1–5) podle toho, do kolika balíků zásilku balíte. Co se stane potom: ze zakázky se vytvoří skladový výdej, automaticky vznikne nový Dodací list, zakázka se označí jako expedovaná (expedition_ok = 1) a spáruje se s vytvořeným dodacím listem. Systém vás přesměruje přímo na nově vzniklý dodací list. Častá chyba: hledání podle čísla dokladu bere vždy nejnovější shodu — u krátkého nebo obecného textu (např. jen rok) tak může najít jinou zakázku, než jste chtěli. Zadávejte raději celé nebo dostatečně specifické číslo.

Zahájení expedice přímo z dodacího listu Použijte, když dodací list už existuje bez vazby na zakázku (např. založený ručně) a vy jen potřebujete zboží vychystat a odbavit.

1. Klikněte na Nový záznam a vyhledejte podle čísla dodacího listu stejně jako u zakázky (systém hledá nejprve mezi zakázkami, a pokud nic nenajde, hledá mezi dodacími listy).
2. Naskenujte položky stejně jako u zakázky.
3. Klikněte na tlačítko s počtem balíků. Co se stane potom: dodací list se pouze označí jako expedovaný (expedition_ok = 1) i s počtem balíků — nevytváří se žádný další doklad, protože dodací list už existuje.

Kontrola položek skenováním Základní každodenní činnost skladníka.

1. Kurzor je automaticky v poli Položka — stačí načíst čtečkou čárový kód EAN nebo zadat kód zboží (identifikaci) ručně a potvrdit Enterem.
2. Nalezená položka se v tabulce zvýrazní a sloupec Zkontrolováno se zvýší o 1 (nebo o počet kusů v balení, viz níže). Následek: pokud má položka v ceníku vyplněné Balení (počet kusů v jednom balení/kartonu), jeden sken přičte rovnou celé balení, ne jen 1 kus. Položky svázané jako sada (podřízené k jiné položce) se aktualizují společně s ní. Častá chyba: naskenování kódu, který v dokladu vůbec není, jen zobrazí chybu „Položka nebyla nalezena" a nic nezmění — ověřte, že skenujete správný doklad.

Doplnění chybějícího EAN kódu při skenování Když je položka v ceníku bez přiřazeného čárového kódu (typicky nové zboží), lze jí EAN doplnit přímo při vychystávání.

1. U řádku, kde ceník EAN kód nemá, se po ručním potvrzení množství zobrazí pole Nový EAN.
2. Vyplňte naskenovaný/zjištěný kód a uložte řádek. Následek: kód se zapíše přímo do ceníkové položky (cl_pricelist), takže příště už půjde stejné zboží skenovat běžně. Častá chyba: pokud stejný EAN kód už má přiřazený jiná položka ceníku, uložení se odmítne s hláškou „EAN kód je již použit" — kód je nutné napřed opravit v ceníku.

Autorizace nezkontrolovaných položek (výjimka) Použijte, když je potřeba doklad dokončit i přesto, že se nepodařilo zkontrolovat úplně všechny položky (např. chybějící kus na skladě, poškozený čárový kód).

1. Klikněte na tlačítko PIN (se symbolem zámku) vedle tlačítek balíků.
2. Do zobrazeného číselníkového panelu zadejte PIN a potvrďte tlačítkem Přihlásit. Následek: PIN musí patřit uživateli označenému jako „vedoucí skladu" (store manager) s nastaveným autorizačním PIN kódem. Po úspěšném zadání se na 1 minutu odemkne jak ruční úprava sloupce Zkontrolováno, tak tlačítka balíků, i když nejsou všechny položky doskenované. Po uplynutí minuty se zámek automaticky vrátí. Častá chyba: špatně zadaný PIN zobrazí hlášku „Chybný PIN" a nic neodemkne — po čase je potřeba akci zopakovat, autorizace nezůstává trvale zapnutá.

Zrušení a opakování kontroly (Vynulovat zkontrolováno) Použijte, když se vychystávání pokazilo (např. omylem naskenováno špatné množství) a chcete začít nanovo, nebo když už byl doklad omylem expedován.

1. Klikněte na Vynulovat zkontrolováno a potvrďte hlášku „Opravdu chcete vynulovat všechny zkontrolované kusy?". Následek: u všech položek dokladu se sloupec Zkontrolováno vrátí na 0, zakázka/dodací list se odznačí jako expedovaný (expedition_ok = 0) a stav se vrátí na stav s příznakem „expedice v řízení". Případný již vytvořený dodací list nebo skladový výdej se tím nezruší — akce jen resetuje kontrolu na tomto expedičním příkazu. Častá chyba: po vynulování je nutné položky znovu celé doskenovat, i kdyby byly předtím hotové — akce nerozlišuje, co bylo správně a co ne.

Tisk expedičního listu Použijte, když potřebujete papírový/PDF podklad pro balení nebo předání zásilky dopravci.

1. Klikněte na Expediční list. Co se stane potom: vygeneruje se PDF se seznamem položek a skladovým umístěním, odkud bylo zboží vydáno (viz sekce Tisk a export).

Smazání expedičního příkazu Použijte, pokud byl expediční příkaz založen omylem nebo duplicitně.

1. V seznamu expedičních příkazů smažte řádek (jednotlivě, nebo označte více řádků a použijte hromadnou akci vymazat). Následek: smazání expedičního příkazu automaticky vynuluje sloupec Zkontrolováno u všech položek navázané zakázky nebo dodacího listu — jako by kontrola nikdy neproběhla. Samotná zakázka ani dodací list se nemažou.

Přehled seznamu

Seznam expedičních příkazů zobrazuje sloupce: Datum expedice, Hotovo (ano/ne), Číslo dokladu, Odběratel, Dodací list (odkaz na navázaný dodací list), Zakázka (odkaz na navázanou zakázku), Zodpovědná osoba, Vytvořeno, Vytvořil, Změněno, Změnil.

Filtrovat lze podle čísla dokladu, data, odběratele, čísla dodacího listu a čísla zakázky (pole s číslem dokladu a odběratelem navíc nabízí rychlé automatické doplňování). Nad označenými řádky je k dispozici hromadná akce vymazat (viz níže).

Formulář expedičního příkazu

Obrazovka nemá klasické záložky karty — je to jediný pracovní postup rozdělený do tří na sebe navazujících částí.

Vyhledání dokladu Zobrazí se jen tehdy, dokud k expedičnímu příkazu není napojená žádná zakázka ani dodací list. Obsahuje pole Číslo dokladu a tlačítko Hledat (viz scénáře výše).

Údaje o dokladu Po napojení zakázky nebo dodacího listu se zobrazí jejich souhrnné, needitovatelné údaje: číslo zakázky/dodacího listu, Doprava (jen u zakázky), Platba, Celkem bez DPH, Celkem s DPH a adresa zákazníka (Zákazník, Ulice, PSČ a Město, Stát, Telefon, Email). Tato část slouží jen k ověření, že skladník vychystává správnou zásilku — nic v ní nelze upravit.

Položky k vychystání Tabulka položek zakázky nebo dodacího listu s polem pro skenování nad ní a tlačítky pro dokončení pod ní.

• Kód a EAN – identifikace a čárový kód zboží z ceníku (needitovatelné).
• Popis – název položky (needitovatelné).
• Množství – kolik kusů má být vychystáno (needitovatelné, přebírá se ze zakázky/dodacího listu).
• Jednotky – měrná jednotka (needitovatelné).
• Zkontrolováno – kolik kusů bylo doposud reálně naskenováno. Kdy: hodnota se běžně mění jen skenováním v poli Položka výše, nikoli ručním přepsáním. Následek: pole jde ručně přepsat pouze tehdy, je-li aktivní PIN autorizace vedoucího skladu (viz scénář Autorizace) — bez ní je needitovatelné. Řádek, kde je Množství větší než Zkontrolováno a položka má vyplněný EAN kód, se v tabulce zvýrazňuje červeně, aby na sebe upozornil.
• Sazba DPH – zobrazí se jen je-li firma plátcem DPH (needitovatelné).
• Prodejní cena a Prodejní celkem – needitovatelné, jen pro kontrolu hodnoty zásilky.
• Nový EAN – zobrazí se jen u položek, které v ceníku ještě nemají přiřazený čárový kód. Kdy: vyplníte při prvním skenování neznámého kódu u zboží bez EANu (viz scénář Doplnění chybějícího EAN kódu). Následek: kód se natrvalo uloží do ceníkové položky; při shodě s již existujícím EANem jiné položky se uložení odmítne.

Pod tabulkou jsou tlačítka 1–5 (počet balíků) a tlačítko PIN — popsána v sekci Akce a tlačítka na dokladu.

Akce a tlačítka na dokladu

Mazání a omezení

• Modul nemá uzamčení dokladu, číselnou řadu ani ruční editaci čísla dokladu — číslo se vždy přebírá ze zakázky nebo dodacího listu.
• Modul nemá historii změn položek — sledování historie je v tabulce položek záměrně vypnuté.
• Modul nemá kopírování/duplikaci ani barevné štítky záznamů v seznamu.
• Dokončit expedici (tlačítka balíků) nelze, dokud nejsou zkontrolované všechny položky s EAN kódem, pokud doklad už není expedovaný, nebo pokud není aktivní PIN autorizace vedoucího skladu.
• Již expedovaný doklad zobrazí varování „Doklad již byl expedován" a řádky jsou needitovatelné, dokud se nepoužije Vynulovat zkontrolováno nebo PIN autorizace.
• Smazání expedičního příkazu vynuluje kontrolu na navázané zakázce/dodacím listu, ale nemaže ani zakázku, ani dodací list, ani případně už vytvořený skladový výdej.

Tisk a export

Tlačítko Expediční list vygeneruje PDF s hlavičkou dokladu (číslo zakázky nebo dodacího listu, popis zakázky), seznamem položek k vychystání a informací, ze kterého skladového umístění bylo zboží vydáno — údaj se dohledává podle skladových pohybů k dané položce ceníku.

Vazby na jiné moduly

Expedice nestojí sama: bere položky a údaje o zákazníkovi ze Zakázky (cl_commission_items_sel) nebo z Dodacího listu (cl_delivery_note_items) — podle toho, který z dokladů je k příkazu napojen. Z Ceníku čerpá informaci o balení (kolik kusů se přičte za jeden sken) a příznak skupiny ceníku „automaticky expedovat" (položky takové skupiny se při přípravě expedice rovnou označí jako plně zkontrolované, typicky služby bez fyzického vychystávání). Ze Skladových pohybů čerpá umístění zboží pro tisk expedičního listu.

Po dokončení expedice zakázky vytváří nový Dodací list a skladový výdej (vyskladnění) a oba doklady spáruje (Spárované doklady) se zdrojovou zakázkou. Zároveň mění stav zakázky/dodacího listu na status s příznakem „expedice v řízení" při zahájení a „expedováno" při dokončení — podle nastavení stavů v číselníku. Autorizační PIN pro obcházení kontroly čerpá z profilu uživatele označeného jako vedoucí skladu.

Oprávnění

Kdy co

Expedice ze zakázky vs. expedice z dodacího listu

• Ze zakázky – zvolte, když zboží ještě nemá vystavený dodací list; dokončením expedice dodací list i skladový výdej teprve vzniknou.
• Z dodacího listu – zvolte, když dodací list už existuje (např. vytvořený ručně nebo z jiného procesu) a jde jen o jeho fyzické vychystání a odbavení.

Normální kontrola vs. autorizace PIN

• Normální kontrola – standardní cesta: každou položku fyzicky naskenujte, dokud se Množství a Zkontrolováno neshodují.
• Autorizace PIN – výjimka pro vedoucího skladu, když část zboží fyzicky doskenovat nelze (chybí kus, poškozený kód); umožní na 1 minutu dokončit expedici i ruční úpravy i s nesrovnalostí.

Časté chyby

• Hledání zakázky/dodacího listu jen podle části čísla (např. jen roku) najde nejnovější shodu, což nemusí být ten správný doklad — zadávejte celé číslo.
• Naskenování kódu, který doklad neobsahuje, nic nezmění, jen ohlásí „Položka nebyla nalezena" — ověřte, že skenujete správný doklad, ne jiný podobný produkt.
• Ruční přepsání sloupce Zkontrolováno bez PIN autorizace nejde — to není chyba systému, ale záměrné omezení proti obcházení fyzické kontroly.
• Po Vynulování zkontrolováno je nutné znovu naskenovat úplně všechny položky, i ty, které byly předtím správně — akce nerozlišuje stav jednotlivých položek.
• Zapomenutí, že PIN autorizace platí jen 1 minutu — při delší prodlevě je nutné PIN zadat znovu.

Časté otázky

Proč nejde kliknout na tlačítka s počtem balíků? Buď nejsou zkontrolované všechny položky s EAN kódem, nebo je doklad již jednou expedovaný. Zkontrolujte, zda sloupec Zkontrolováno odpovídá Množství, případně použijte PIN autorizaci.

Kam se ztratil dodací list, který jsem tu vytvořil? Po dokončení expedice zakázky vás systém rovnou přesměruje na nově vzniklý dodací list — najdete ho i v modulu Dodací listy, spárovaný se zdrojovou zakázkou.

Jak zadám čárový kód ručně, když nemám čtečku? Do pole Položka napište kód zboží (identifikaci) nebo EAN ručně a potvrďte Enterem nebo tlačítkem Hledat — chová se to stejně jako sken.

Proč se některé položky odškrtnou samy, aniž bych je skenoval? Položky patřící do skupiny ceníku s příznakem „automaticky expedovat" (typicky služby) se při otevření dokladu rovnou označí jako plně zkontrolované.

Tipy a triky

• Kurzor po otevření dokladu čeká rovnou v poli pro skenování položek (nebo hledání dokladu, pokud ještě nic není napojeno) — pro rychlou práci se čtečkou není potřeba do pole klikat.
• Má-li zboží v ceníku vyplněné Balení, stačí naskenovat čárový kód balení/kartonu jednou a systém sám přičte celý obsažený počet kusů.
• Expediční list lze vytisknout kdykoliv během vychystávání, nejen po dokončení — hodí se jako podklad pro fyzické balení.