Doprava

K čemu modul slouží

Modul Doprava eviduje jednotlivé závozy (rozvozy) zboží k odběratelům. Na jeden záznam dopravy se navěsí jeden nebo více dodacích listů, které řidič během jízdy doveze, zapíše, co bylo skutečně proplaceno v hotovosti, jaké položky se vrátily zpět a jaké drobné nákupy (např. pohonné hmoty) po cestě zaplatil. Po ukončení dopravy modul automaticky vypořádá hotovost (příjem i výdej), naskladní vrácené položky a uzavře doručené dodací listy. Modul také umí vyexportovat data pro externí přepravce (DHL, PPL) a vytisknout řidiči "závozovou kartu".

Jak se do modulu dostat

Menu → Dodací listy → Doprava.

Související číselník typů dopravy (např. vlastní rozvoz, DHL, PPL) je na jiném místě: Menu → Ostatní → Druhy dopravy.

Jak na časté úkoly

Založit nový závoz od nuly

Nejběžnější cesta — otevřete rozvoz, přiřadíte k němu dodací listy a necháte řidiče vyjet.

1. V seznamu klikněte na Nová doprava (u tlačítka je i šipka pro výběr jiné číselné řady, pokud jich firma používá víc).
2. Na záložce karta vyberte Doprava: (povinné) — typ/způsob dopravy (vlastní vozidlo, DHL, PPL…) a Zpracoval — řidiče/pracovníka, který závoz veze (předvyplní se přihlášený uživatel).
3. Zkontrolujte Datum závozu (předvyplní se dnešní datum) a případně vyplňte Předanou hotovost, kterou řidič dostal na drobné výdaje.
4. Přepněte na záložku Dodací listy a v řádkové mřížce vyberte Dodací list ze seznamu nedokončených dodacích listů, které ještě nejsou na žádné jiné dopravě.
5. Uložte.

Co se stane potom: dodací list se stane součástí rozvozu a v dopravě se s ním dál pracuje (zápis platby, označení dodáno apod.). Častá chyba: v nabídce Dodací list chybí očekávaný doklad — buď je už přiřazen jiné dopravě, nebo (má-li firma zapnutou volbu "vyžadovat expedici") nemá stav "Expedice OK".

Doplnit dodací listy k rozvozu, který už běží

Řidič může po cestě dostat pokyn vzít další zásilku ke stávajícímu závozu.

1. Otevřete existující (ještě neukončenou) dopravu.
2. Na záložce Dodací listy přidejte další řádek a vyberte další Dodací list ze seznamu.
3. Uložte.

Poznámka: pokud je dodacích listů na dopravě víc, zaškrtněte u toho klíčového Hlavní dl — použije se jako hlavní reference (a slouží k snazší orientaci na tiskové závozové kartě).

Zapsat platbu, vrácené položky a hotovostní nákup během jízdy

Typický průběžný zápis, který řidič nebo dispečer dělá v průběhu dne.

1. Na záložce Dodací listy u konkrétního řádku vyplňte Platbu — částku, kterou od odběratele skutečně vybral v hotovosti — a zaškrtněte Dodáno, pokud byla zásilka předána. Pokud šlo jen o inkaso bez fyzického doručení, zaškrtněte místo toho Jen platba.
2. Vrácené zboží zapište na záložce Položky zpět: vyberte položku z ceníku, Sklad, kam se má vrátit (předvyplní se ze skladu pro vratky z nastavení firmy), množství a Odběratele, od kterého se položka vrací (nabízí se jen partneři z dodacích listů této dopravy).
3. Hotovostní výdaj (např. útrata, pohonné hmoty) zapište na záložce nákupy — datum, částku, měnu a popis.
4. Uložte.

Co se stane potom: žádný pohyb v pokladně ani na skladě zatím nevznikne — vše se zaúčtuje najednou až při ukončení dopravy. Častá chyba: u vrácené položky se zapomene vyplnit odběratel — bez něj nepůjde doprava ukončit.

Ukončit dopravu (uzavření závozu)

Klíčová akce celého modulu — provede se jí finanční i skladové vypořádání celého rozvozu najednou.

1. Zkontrolujte, že všechny vrácené položky na záložce Položky zpět mají vyplněného odběratele.
2. V nástrojové liště klikněte na ukončení dopravy.
3. Potvrďte dotaz "Uzavřít dopravu? Provede se příjem a výdej hotovosti a naskladnění vrácených položek.". Co se stane potom:
   • za každý dodací list označený Dodáno s vyplněnou Platbou vznikne příjmový pokladní doklad a úhrada se promítne i na fakturu (je-li k dodacímu listu vystavená),
   • za hotovostní nákupy ze záložky nákupy vznikne výdajový pokladní doklad a k němu automaticky i faktura přijatá,
   • doplatí/odečte se Vrácená hotovost, kterou má řidič po cestě odevzdat, a vytvoří se k ní pokladní doklad,
   • vrácené položky se naskladní příjemkou do zvoleného skladu,
   • doručené dodací listy (Dodáno = ano) se převedou do finálního stavu,
   • doprava dostane Datum ukončení (pokud nebylo vyplněné) a finální stav — tlačítko ukončení dopravy poté z nástrojové lišty zmizí.

Častá chyba: pokus o opakované ukončení stejné dopravy je zablokován hlášením "Doprava je už ukončena" (chrání to před dvojím zaúčtováním hotovosti i skladu).

Opravit položku vrácenou na dodací list (výjimečný/opravný případ)

Když se u vrácené položky na dopravě něco změní (množství, sklad) a je potřeba promítnout to zpět na původní dodací list.

1. Na záložce Položky zpět u dané položky použijte nástrojové tlačítko DL ("aktualizovat dodací list").
2. Systém přepočítá a promítne vrácenou položku zpět na dodací list.

Co se stane potom: zobrazí se hláška "Dodací list byl zaktualizován". Omezení: pokud je doprava už ukončená, oprava se neprovede a systém zobrazí "Doprava je uzavřená, není možné provádět změny" — po ukončení už nelze do vrácených položek zasahovat.

Vyexportovat data pro externího přepravce (DHL/PPL)

Pro dopravy, kde je zvolený typ dopravy napojený na přepravní službu.

1. Otevřete dopravu se zvoleným typem dopravy DHL nebo PPL (nastavuje se v Druzích dopravy).
2. V nástrojové liště klikněte na export dopravci.
3. Stáhne se CSV soubor s adresami příjemců, počtem balíků, váhou a případně částkou dobírky — připravený k importu do systému přepravce.

Omezení: u typu dopravy, který není napojen na DHL ani PPL, tlačítko export nic nevygeneruje.

Hromadně stáhnout PDF za více rozvozů

Když potřebujete závozové karty za víc dop­rav najednou (např. za den).

1. V seznamu zaškrtněte více záznamů dopravy.
2. Nad seznamem zvolte hromadnou akci stáhnout PDF.

Podmínka: tato hromadná akce se nabízí jen uživatelům s právem "report".

Přehled seznamu

Sloupce: Číslo závozu, Stav (barevný štítek), Datum závozu, Datum ukončení, Doprava (typ), Zpracoval, Předaná hotovost, Vrácená hotovost, Měna, Vytvořeno/ Vytvořil, Změněno/Změnil.

Filtry: číslo dopravy, typ dopravy, stav a zpracovatel (všechny jako automatické doplňování), datum závozu. Přes fulltextové hledání (ikona lupy/cxs) lze dohledat dopravu i podle čísla přiřazeného dodacího listu, poznámky na dodacím listu nebo podle kódu/názvu vrácené položky. Seznam je defaultně řazen podle data závozu od nejnovějšího.

Formulář — nosná pole

Doprava: (povinné) – typ/způsob dopravy vybraný z číselníku Druhy dopravy. Kdy: vyberte, kým/jak je zboží skutečně rozváženo — vlastním řidičem, nebo externím přepravcem. Následek: u typů napojených na DHL nebo PPL zpřístupní tlačítko export dopravci a určuje výchozí typ a popis balení použitý při exportu.

Datum závozu – den, kdy rozvoz vyjíždí; předvyplní se dnešní datum. Kdy: měňte jen pokud zapisujete dopravu zpětně nebo dopředu. Následek: řídí řazení seznamu a je výchozím datem pro hotovostní zápisy na záložce nákupy.

Datum ukončení – kdy byl rozvoz uzavřen. Kdy: obvykle nevyplňujte ručně — pole se samo doplní při použití tlačítka ukončení dopravy, pokud je prázdné. Následek: jde poznat, jak dlouho byl rozvoz "na cestě".

Předaná hotovost – hotovost, kterou řidič dostal před vyjetím (např. na drobné výdaje nebo na vracení). Kdy: vyplňte při zahájení rozvozu, pokud řidič něco dostává. Následek: po uložení formuláře se za tuto částku založí výdajový pokladní doklad; při ukončení dopravy vstupuje do výpočtu částky, kterou má řidič vrátit.

Vrácená hotovost – kolik má řidič po skončení rozvozu odevzdat. Kdy: nevyplňujte ručně. Následek: hodnotu dopočítá tlačítko ukončení dopravy (vybraná hotovost z dodacích listů + předaná hotovost − hotovostní nákupy po cestě) a založí k ní pokladní doklad.

Zpracoval – uživatel (typicky řidič), který rozvoz veze. Kdy: výchozí je přihlášený uživatel, měňte při plánování za jiného řidiče. Následek: podle tohoto pole lze v jiných modulech filtrovat dopravy podle řidiče.

Stav – (povinné) pracovní stav rozvozu z číselníku stavů pro dopravu. Kdy: nastavte ručně, pokud nepoužíváte tlačítko ukončení dopravy. Následek: je-li nastaven na finální stav, systém dopravu považuje za uzavřenou — zmizí tlačítko ukončení dopravy a nelze provádět opravy vrácených položek.

Záložka karta

Hlavní hlavičkové údaje dopravy — číslo, typ dopravy, zpracovatel, stav, datum závozu a ukončení, předaná a vrácená hotovost, měna. Zde se doprava zakládá a upravuje.

Záložka Dodací listy

Řádková mřížka dodacích listů zařazených do rozvozu. Kromě výběru dodacího listu obsahuje i platbu vybranou v hotovosti, příznaky Dodáno/Hlavní dl/Jen platba, váhu a údaje o balení (počet, popis, typ balíku), poznámku a (má-li uživatel právo vidět zisk) i dopočítaný zisk a zisk v %.

Záložka položky zpět

Řádková mřížka vráceného zboží — položka z ceníku, sklad určení, množství, cena, DPH, odběratel, který zboží vrátil. Obsahuje nástrojové tlačítko DL pro zpětné promítnutí opravy na dodací list (viz scénář výše).

Záložka nákupy

Evidence hotovostních výdajů řidiče po cestě (datum, částka, měna, popis). Po ukončení dopravy se u každého řádku zobrazí odkaz na vygenerovaný pokladní doklad.

Záložka poznámky

Volný text k dopravě.

Záložka soubory

Nahrávání a mazání libovolných příloh k dopravě (např. foto předávacího protokolu).

Akce a tlačítka na dokladu

Kopírování dopravy není v tomto modulu k dispozici — tlačítko kopie dokladu je pro Dopravu záměrně vypnuté. Uzamčení dokladu (zámek) modul Doprava nemá — doprava mezi uzamykatelné typy dokladů nepatří, ochranu proti dalším změnám zajišťuje až finální stav dopravy.

Mazání a omezení

Jednotlivý záznam lze smazat košem u řádku v seznamu, více záznamů najednou přes hromadnou akci vymazat po zaškrtnutí řádků. Mazání vyžaduje právo "erase". Nejde smazat dopravu, na kterou existují podřízené záznamy (systém zobrazí hlášení, že záznam nelze vymazat kvůli navázaným dokladům) — typicky proto, že už byla ukončena a vznikly k ní pokladní doklady a příjemky.

Hromadné akce v seznamu dále nabízejí Změnu stavu (přepnutí vybraných dopravy na jiný stav) a Barevné označení vybraných záznamů; uživatelům s právem "report" navíc stáhnout PDF.

Tisk a export

Tisková sestava Závozová karta (tlačítka Náhled/PDF) obsahuje: seznam dodacích listů na trase s adresou, formou úhrady, částkou faktury a informací o zaplacení a doručení, přehled vrácených položek s cílovým skladem a hotovostní rekapitulaci (přijato — předaná a vybraná hotovost, vydáno, výsledný zůstatek, který má řidič odevzdat). Tlačítko export dopravci generuje CSV soubor pro přepravce DHL nebo PPL se jmény, adresami a údaji o balíku a dobírce.

Vazby na jiné moduly

Doprava bere dodací listy z modulu Dodací listy (přiřazují se na záložce Dodací listy) — do výběru se nabízí jen ty, které ještě nejsou na žádné jiné dopravě a případně mají stav "Expedice OK". Po ukončení dopravy vytváří návazné doklady: pokladní doklady (příjem plateb od odběratelů i výdej hotovosti a útrat), fakturu přijatou za hotovostní nákupy řidiče a příjemku na sklad pro vrácené položky. Platby zapsané na dopravě se promítají i na navázanou fakturu vydanou k dodacímu listu (pole Uhrazeno). Typ dopravy se vybírá z číselníku Druhy dopravy (modul Ostatní). Vzniklé doklady lze zpětně dohledat přes tlačítko doklady (spárované doklady) na kartě dopravy.

Oprávnění

Rozhodovací vodítka

Vlastní doprava vs. DHL vs. PPL – vlastní typ dopravy použijte pro rozvoz vlastním vozidlem a hotovostní inkaso u zákazníka; typy napojené na DHL nebo PPL zvolte, když zásilku předáváte externímu přepravci — jen u nich funguje tlačítko export dopravci.

Dodáno vs. Jen platba – zaškrtněte Dodáno, pokud řidič skutečně předal zboží; zaškrtněte Jen platba, pokud na dané zastávce jen vybral peníze (např. doplatek), aniž by cokoliv fyzicky vezl.

Hlavní dl – označte jím dodací list, který má sloužit jako hlavní reference dopravy, když je na jednom rozvozu víc dodacích listů pro stejnou zastávku/odběratele.

Časté chyby

• Uzavření dopravy s vrácenou položkou bez vyplněného odběratele — systém to odmítne hlášením "Nelze ukončit dopravu, protože některá z vrácených položek nemá odběratele". Doplňte odběratele na záložce Položky zpět.
• Opakované kliknutí na ukončení dopravy u již uzavřené dopravy — zablokováno hlášením "Doprava je už ukončena", aby nedošlo k dvojímu zaúčtování.
• Pokus o opravu vrácené položky (tlačítko DL) na už uzavřené dopravě — systém hlásí "Doprava je uzavřená, není možné provádět změny".
• Očekávání, že tlačítko export dopravci něco stáhne u typu dopravy, který není napojen na DHL/PPL — u ostatních typů export nic nevygeneruje.
• Nenalezení dodacího listu v nabídce na záložce Dodací listy — dodací list je buď už na jiné dopravě, nebo (je-li to v nastavení vyžadováno) nemá stav "Expedice OK".

Časté otázky

Jak zjistím, kolik má řidič po cestě vrátit? Na tiskové sestavě Závozová karta je v části Hotovostní pohyby řádek Zůstatek — to je částka, kterou má řidič odevzdat po ukončení dopravy.

Lze dopravu zkopírovat, abych nemusel zadávat stejné údaje znovu? Ne, kopírování dokladu je pro modul Doprava vypnuté.

Jde ještě upravit doprava, kterou jsem už ukončil? Ne — po ukončení zmizí tlačítko ukončení dopravy a případná oprava vrácené položky (tlačítko DL) je zablokována hlášením, že doprava je uzavřená.

Co se stane s dodacím listem po ukončení dopravy? Pokud byl na dopravě označený jako Dodáno, přejde po ukončení do finálního stavu dodacího listu.

Podle čeho pozná export dopravci, jestli má vygenerovat data pro DHL nebo PPL? Podle nastavení konkrétního typu dopravy v číselníku Druhy dopravy.

Tipy a triky

• Postupně zapisujte platby, vrácené položky i hotovostní nákupy v průběhu dne — účetní a skladové doklady se založí najednou a bez ruční práce až tlačítkem ukončení dopravy.
• Než dopravu uzavřete, projděte záložku Položky zpět a ověřte, že má každá vrácená položka vyplněného odběratele — ušetříte si opakované pokusy o uzavření.
• Přes tlačítko doklady rychle zkontrolujete, jaké pokladní doklady a příjemky se k dopravě po uzavření vygenerovaly, bez nutnosti je hledat v jiných modulech.
• Součtový panel nad záložkami zobrazuje celkovou váhu a počet balíků na dopravě — využijte ho pro odhad kapacity vozidla ještě před vyjetím.