Doklady prodejny

K čemu modul slouží

Modul Doklady je evidence vystavených prodejek z modulu Prodejna (pokladní prodej). Slouží k dodatečné kontrole a opravě již vystavených dokladů, k jejich odeslání do EET, k tisku a e-mailové distribuci a hlavně k řešení vrácení zboží či reklamací formou opravného daňového dokladu. Samotné vystavení nové prodejky (prodej u pokladny) probíhá v modulu Prodejna – tady se s hotovým dokladem dále pracuje.

Jak se do modulu dostat

Menu → Prodejna → Doklady.

(V rozbalovací nabídce "Prodejna" je vedle položky Doklady i položka Prodejna, která vede do vlastní pokladny – nejde o duplicitu, ale o dva různé pohledy na stejná data: prodejní obrazovka vs. evidence dokladů.)

Jak na časté úkoly

Oprava údajů na již vystavené prodejce Pokladní zapomněl vyplnit poznámku nebo je potřeba doplnit odběratele až zpětně.

1. V seznamu dokladů najděte prodejku (lze filtrovat podle čísla dokladu, odběratele nebo data vystavení) a otevřete ji kliknutím na řádek.
2. Na záložce karta upravte potřebné pole, např. Odběratel nebo Poznámka.
3. Klikněte na Uložit. Co se stane potom: částky na dokladu se přepočítají (Uložit volá i přepočet součtů) a doklad se označí jako nevalidní pro stažení PDF (staré PDF už neodpovídá novým datům). Častá chyba: pokud je doklad již odeslán do EET (stav EET = "Odesláno"), formulář se přepne do režimu jen pro čtení a změny se neuloží – je potřeba řešit opravu jinou cestou (viz sekce Okrajové stavy).

Vrácení zboží / reklamace – vystavení opravného daňového dokladu Zákazník vrací část nebo celý nákup a je potřeba vystavit doklad se zápornou částkou a naskladnit vrácené zboží.

1. Otevřete původní prodejku (musí mít Druh dokladu = „Prodejka", ne již opravný doklad – u opravného dokladu tlačítko není k dispozici).
2. V nástrojové liště karty klikněte na Opravný doklad. Otevře se okno „Vytvořit opravný doklad z prodejky" se seznamem položek prodejky.
3. U každé vracené položky vyplňte množství do sloupce Vrátit, nebo použijte Vybrat vše pro označení všeho, co ještě nebylo vráceno (systém sám předvyplní zbývající vratné množství a nedovolí vrátit víc, než bylo prodáno).
4. Klikněte na Vytvořit opravný doklad. Co se stane potom: vznikne nový doklad s Druhem dokladu „Opravný daňový doklad", záporným množstvím a částkou u vrácených položek, automaticky se mu přidělí číslo z číselné řady pro opravné doklady, spáruje se s původní prodejkou (viz sloupec „Oprava dokladu" v seznamu a záložka spárovaných dokladů) a vrácené zboží se rovnou naskladní (systém zobrazí hlášku „Vrácené položky byly naskladněny"). Častá chyba: zapomenutí kliknout na Vybrat vše/ruční vyplnění a odeslání s nulovým vráceným množstvím u všech položek – vznikne prázdný opravný doklad.

Odeslání dokladu do EET Doklad byl vytvořen, ale ještě nebyl (nebo se nepodařilo) odeslat do Elektronické evidence tržeb.

1. Na kartě dokladu klikněte na Odeslat do EET. Tlačítko je k dispozici, jen pokud má firma v nastavení aktivní EET (ostrý nebo testovací režim) a zvolená Forma úhrady má EET zapnuté (typicky hotovost).
2. Systém odešle doklad a uloží vrácenou odpověď (FIK, BKP, případná varování nebo chybu). Co se stane potom: barevná značka stavu EET u dokladu se změní (červená → zelená/tmavě zelená). Je-li odpověď „Odesláno" (stav 3), doklad se zamkne pro další úpravy a mazání. Častá chyba: pokus odeslat doklad s nulovou částkou – systém odeslání odmítne s hláškou „Doklad má nulovou částku. Není možné jej odeslat do EET."; stejně tak odmítne doklad, jehož forma úhrady není hotovostní/EET.

Kontrola vrácené zprávy z EET Potřebujete zjistit, proč byl doklad odeslán s varováním nebo chybou.

1. Na kartě dokladu klikněte na EET zpráva.
2. V okně se zobrazí varování i chybová hláška vrácená finanční správou. Poznámka: tlačítko je viditelné jen u dokladů, které už mají k EET co zobrazit (stav EET ≤ „Odesláno s varováním").

Tisk a odeslání dokladu zákazníkovi

1. Na kartě klikněte na Náhled pro rychlé zobrazení dokladu bez stažení, nebo na PDF pro jeho stažení do počítače.
2. Před tiskem lze přes tlačítko Jazyk přepnout jazykovou mutaci tiskové sestavy (česky, anglicky, německy, maďarsky, polsky, slovensky, ukrajinsky).
3. Pro odeslání e-mailem klikněte na E-mail a doplňte příjemce. Co se stane potom: systém vygeneruje PDF podle formátu nastaveného v nastavení firmy (účtenka na šířku 80 mm, nebo plnohodnotný doklad A4) – u opravného dokladu se vždy použije samostatná sestava pro opravný doklad.

Přehled tržeb za období – Kniha prodejek Účetní potřebuje sestavu všech prodejek za měsíc pro danou formu úhrady.

1. V nástrojové liště seznamu klikněte na Tisk → Kniha prodejek.
2. Vyplňte rozmezí DUZP od / DUZP do (u neplátce DPH „Vystaveno od/do") a volitelně omezte výběr na konkrétní Formy úhrady.
3. Klikněte na Tisk pro PDF, nebo uložit do CSV pro export dat. Co se stane potom: pokud zadaným podmínkám nevyhoví žádný záznam, CSV export skončí hláškou, že nebyla uložena žádná data.

Hromadné zpracování více dokladů Potřebujete rychle stáhnout PDF nebo změnit stav u více dokladů najednou.

1. V seznamu zaškrtněte checkboxy u vybraných dokladů.
2. Použijte hromadnou akci stáhnout PDF, případně Změna stavu nebo Barevné označení z nabídky hromadných akcí nad seznamem. Častá chyba: hromadné mazání i zamykání respektují stejná omezení jako jednotlivý doklad (zamčené doklady, doklady odeslané do EET) – u části záznamů akce neproběhne a je potřeba zkontrolovat výsledek.

Přehled seznamu

Sloupce (u plátce DPH navíc rozpad DPH): Číslo dokladu, Druh dokladu, Stav (barevný štítek), Pobočka, Vystaveno, DUZP, Odběratel, Forma úhrady, Stav EET (barevná tečka), Var. symbol, Poznámka, Sleva %/abs., Cena bez/s DPH, Měna, Středisko, Kurz, Obchodník, Uhrazeno, sloupec Oprava dokladu (odkaz na párový opravný doklad, je-li vytvořen), a auditní sloupce Vytvořeno/Vytvořil/ Změněno/Změnil. Bez plátcovství DPH se místo rozpadu DPH zobrazuje Zaplaceno a Záloha.

Filtry: číslo dokladu, odběratel, druh dokladu, vystaveno, DUZP, uhrazeno, stav, stav EET, forma úhrady, středisko a poznámka (fulltextově). Zapnuté je i prohledávání obsahu položek dokladu (popis, poznámka, položka ceníku). Předdefinované filtry v horní liště: podle stavu dokladu, zamčené/ odemčené doklady, podle barevného označení.

Formulář – záložka karta

• Číslo prodejky (povinné) – doplní se automaticky z číselné řady při založení dokladu (v Prodejně), zde je needitovatelné. Kdy: ruční úpravu umožní tlačítko s tužkou vedle pole – po jeho použití lze číslo přepsat ručně. Následek: ruční zásah do číslování může narušit návaznost číselné řady, používejte jen výjimečně. Je-li pro doklad k dispozici více číselných řad, lze přes rozbalovací tlačítko vedle pole zvolit jinou řadu ještě před uložením – změní se i navržené číslo dokladu.
• Druh dokladu – „Prodejka" nebo „Opravný daňový doklad". Kdy: nastavuje se automaticky při vzniku dokladu (prodej vs. vytvoření opravného dokladu) a v tomto formuláři se needitovatelné. Následek: řídí, která tisková sestava se použije a zda je na kartě k dispozici tlačítko Opravný doklad (dostupné jen u „Prodejka").
• Stav (povinné) – provozní stav dokladu (číselník stavů pro prodejky). Kdy: měňte při potřebě odlišit rozpracované/dokončené doklady. Následek: lze měnit i hromadně přes skupinovou akci „Změna stavu".
• Odběratel – vazba na modul Partneři. Kdy: doplňte, pokud byl doklad vystaven „na jméno" konkrétního zákazníka. Následek: zobrazí se rychlý odkaz na kartu partnera; údaj se propisuje i do tiskové sestavy a QR platby.
• Forma úhrady – vazba na číselník forem úhrady. Kdy: podle skutečného způsobu platby zákazníka. Následek: přímo ovlivňuje, zda je doklad odesílán do EET (jen formy úhrady s příznakem EET, typicky hotovost), a při hotovostní platbě generuje pohyb v modulu Pokladna.
• Měna a Kurz (kurz povinný, nesmí být 0) – Kdy: měňte jen u dokladů v cizí měně. Následek: změna měny/kurzu spouští přepočet částek na dokladu; je nutné mít v systému nastavený kurz.
• Sleva % / Sleva abs. – procentní, nebo absolutní sleva na celý doklad. Následek: při přepočtu se sleva rozpočítá poměrně do jednotlivých sazeb DPH; zadáte-li obojí, systém přepočte absolutní slevu z procentní.
• DUZP – zobrazuje se jen u plátce DPH. Následek: určuje, které sazby DPH se použijí při přepočtu i jaké datum se bere v úvahu pro sestavu Kniha prodejek a pro kontrolu uzávěrky DPH (doklad s DUZP před uzávěrkou nelze smazat).
• Obchodník – prodejce přiřazený k dokladu, vybírá se ze seznamu aktivních i neaktivních uživatelů firmy.
• Poznámka – volný text, promítá se i do tiskové sestavy, není-li jinak vyplněn text položky.

Záložka položky prodeje

Needitovatelný přehled prodaných položek dokladu (popis, prodejní cena, DPH %, prodané množství, jednotka). U plátce DPH navíc sloupec Vrátit a Celkem vráceno – toto ale slouží jen jako informační přehled; samotné vrácení zboží se provádí přes tlačítko Opravný doklad v okně výběru položek, ne přímo v této záložce (ta je needitovatelná – řádky nelze mazat ani přidávat).

Akce a tlačítka na dokladu

Mazání a omezení

Doklad nelze smazat, pokud:

• je uzamčený (Zamknout),
• má DUZP před datem uzávěrky DPH,
• byl úspěšně odeslán do EET (stav EET = „Odesláno").

Ze stejného důvodu (úspěšné odeslání do EET) přechází celý formulář karty do režimu jen pro čtení – další úpravy dokladu nejsou možné. Kopírování dokladu je v tomto modulu záměrně vypnuté (funkce „Kopírovat" v řádkovém menu chybí).

Tisk a export

Kromě tlačítek Náhled/PDF/E-mail na kartě dokladu (viz výše) nabízí modul v nástrojové liště seznamu sestavu Kniha prodejek – přehled prodejek za zvolené období a formy úhrady, s exportem do PDF i CSV (nastavení sestavy a její vzhled jsou řešeny samostatnými tiskovými šablonami, které nejsou součástí běžné práce s doklady).

Vazby na jiné moduly

Modul Doklady nestojí sám: bere hotové prodejky z modulu Prodejna (pokladní prodej), kde doklady vznikají, čerpá odběratele z modulu Partneři a formy úhrady, měny a stavy ze společných číselníků. Tlačítkem Opravný doklad vytváří nový doklad v tomtéž modulu (opravný daňový doklad), který se automaticky spáruje s originální prodejkou (viditelné i v seznamu ve sloupci „Oprava dokladu" a přes tlačítko doklady). Vytvoření opravného dokladu zároveň zakládá skladový příjem vrácených položek (modul Sklad). Při hotovostní úhradě vzniká pohyb v modulu Pokladna. Tlačítky EET zpráva/Odeslat do EET se doklad propojuje s Elektronickou evidencí tržeb (EET).

Oprávnění

Kdy co

Náhled vs. PDF – Náhled jen zobrazí doklad bez vynuceného stažení souboru (rychlá kontrola), PDF soubor rovnou stáhne do počítače.

EET zpráva vs. Odeslat do EET – EET zpráva jen zobrazí odpověď, kterou už doklad od EET dostal (nic neodesílá), Odeslat do EET doklad skutečně odešle (nebo znovu odešle, pokud předchozí pokus skončil chybou).

Editace čísla dokladu vs. výběr jiné číselné řady – tužka u pole Číslo prodejky odemyká ruční přepis konkrétního čísla, rozbalovací nabídka vedle ní mění, ze které číselné řady se má číslo vygenerovat. Kombinujte je jen ve výjimečných případech, běžně se číslo generuje automaticky.

Časté chyby

• Snaha smazat nebo upravit doklad, který už byl úspěšně odeslán do EET – systém to neumožní, doklad je fakticky uzamčený.
• Vytvoření opravného dokladu bez vyplnění vraceného množství (zapomenuté tlačítko „Vybrat vše") – vznikne prázdný opravný doklad bez položek.
• Pokus odeslat do EET doklad s nulovou částkou nebo s bezhotovostní formou úhrady, která EET nevyžaduje – systém odeslání odmítne.
• Očekávání, že doklad půjde zkopírovat jako v jiných modulech – funkce Kopírovat je zde vypnutá.

Časté otázky

Proč nejde doklad uložit? Nejspíš je zamčený, nebo byl úspěšně odeslán do EET – v obou případech se formulář přepne do režimu jen pro čtení.

Proč u dokladu nevidím tlačítko Opravný doklad? Tlačítko se zobrazuje jen u dokladů typu „Prodejka". Na již vytvořeném opravném dokladu není k dispozici (nelze vytvářet opravu opravy).

Jak zjistím, ke které prodejce patří opravný doklad? V seznamu sledujte sloupec „Oprava dokladu", nebo na kartě použijte tlačítko doklady (spárované doklady).

Proč se mi doklad neodešle do EET? Buď firma nemá EET v nastavení aktivní, nebo zvolená forma úhrady není nastavena jako EET-relevantní (typicky hotovost), případně má doklad nulovou částku.

Tipy a triky

• Barevné označení dokladů využijte k vlastnímu třídění (např. rozpracované reklamace), aniž byste museli měnit oficiální stav dokladu.
• Předdefinované filtry „Zamknuté doklady" / „Odemknuté doklady" v horní liště seznamu rychle najdou uzavřené doklady bez nutnosti ručního filtru.
• Před hromadným stažením PDF za více dokladů zkontrolujte, že máte oprávnění „report" – jinak se hromadná akce v nabídce vůbec neobjeví.