Dodací listy

K čemu modul slouží

Modul Dodací listy eviduje doklady o výdeji (případně vrácení) zboží zákazníkovi ze skladu. Ke každému dodacímu listu se vedou položky výdeje a samostatně i vrácené položky, lze z něj přímo vytvořit fakturu nebo opravný doklad (dobropis), přesunout jej do expedice a napárovat na skladovou výdejku, zakázku nebo fakturu, ze které vznikl. Doklad lze zamknout, barevně označit, sledovat jeho historii změn a hromadně s více doklady pracovat najednou (změna stavu, zamčení, export).

Jak se do modulu dostat

Menu → Dodací listy (rozbalovací položka menu, která sdružuje i Expedici, Dopravu, Dodávky a Dodací listy přijaté) → podpoložka Dodací listy.

Jak na časté úkoly

Vytvoření nového dodacího listu Základní scénář, kterým vznikne nový doklad o výdeji zboží.

1. V seznamu klikněte na tlačítko Nový dodací list. Pokud je v systému nastaveno více číselných řad pro dodací listy, otevřete šipku vedle tlačítka a vyberte konkrétní řadu (např. řadu pro jinou pobočku) — jinak se použije výchozí řada.
2. Na kartě vyplňte Odběratele (povinné pole — bez něj formulář odmítne uložení hláškou „Partner musí být vybrán"). Podle odběratele se automaticky nabídnou jeho pobočky a kontaktní osoby.
3. Zkontrolujte Sklad, ze kterého se bude vydávat (předvyplní se ze skladu pobočky uživatele nebo z nastavení firmy), a případně Formu úhrady a Středisko.
4. Na záložce položky výdej přidejte položky ceníku, doplňte množství a případně slevu.
5. Uložte tlačítkem Uložit.

Co se stane potom: doklad dostane číslo z vybrané číselné řady a objeví se v seznamu. Ze skladu se sníží dostupné množství vydaných položek. Časté chyby: zapomenutý výběr odběratele (formulář uložení odmítne) a zadání záporného množství u položky, která je vázaná na ceníkovou položku — systém to při povoleném nastavení „výdej ze skladu" nedovolí.

Vyfakturování dodacího listu Z hotového dodacího listu vytvoříte nebo aktualizujete navazující fakturu, aniž byste položky přepisovali ručně.

1. Otevřete dodací list a v nástrojové liště klikněte na Faktura.
2. V okně „Vytvořit aktualizovat fakturu z dodacích listů" se zobrazí seznam dodacích listů k vyfakturování (podle nastavení firmy buď jen doklady stejné pobočky, nebo všechny za poslední rok) — zaškrtněte, které chcete zahrnout do jedné faktury.
3. Potvrďte tlačítkem Vytvořit nebo aktualizovat fakturu. Co se stane potom: pokud faktura k dokladu ještě neexistuje, vznikne nová s vlastním číslem z číselné řady faktur; pokud už existuje, jen se aktualizuje o změněné položky. Systém vás upozorní hláškou „Pozor! Dodací list je z jiného než aktuálního měsíce!", pokud se datum vystavení liší od aktuálního měsíce. Časté chyby: pokud má vybraná Forma úhrady nastavený příznak „bez fakturace", tlačítko fakturaci odmítne hláškou „Vytvoření faktury není povoleno typem úhrady." — je třeba formu úhrady na dokladu změnit. Pokud už byl k dokladu vytvořen opravný doklad, systém další fakturaci zablokuje hláškou „Již byl vytvořen opravný doklad".

Vytvoření opravného dokladu (dobropisu) Použije se, když je potřeba k zápornému dodacímu listu (např. stornu části dodávky) vygenerovat opravnou fakturu.

1. Otevřete dodací list, jehož celková cena s DPH je záporná.
2. V nástrojové liště klikněte na Opravný doklad a potvrďte dotaz „Opravdu generovat opravný doklad?". Co se stane potom: systém vytvoří opravný doklad v číselné řadě „invoice_correction" a rovnou vás přesměruje na jeho kartu ve Fakturách vydaných. Časté chyby: akce je zablokovaná, pokud už k dokladu existuje faktura s kladnou částkou („Faktura již je vytvořena, nelze vytvořit opravný doklad") nebo pokud cena dokladu není v mínusu („Dodací list není v mínusu, nelze vytvořit opravný doklad").

Zrušení vazby na fakturu Použijete, když byla faktura z dodacího listu vytvořena omylem nebo je potřeba vazbu rozpojit a fakturovat jinak.

1. V nástrojové liště otevřete rozbalovací nabídku Nástroje a klikněte na Zrušit vazbu na fakturu. Co se stane potom: dodací list se odpojí od faktury a smažou se položky faktury, které z tohoto dokladu vznikly. Faktura samotná se nemaže, jen zůstane bez napojení na tento dodací list a bez těchto položek.

Přesun dodacího listu do expedice Slouží k předání dokladu do modulu Expedice pro fyzické zpracování zásilky.

1. V nástrojové liště klikněte na Do expedice. Co se stane potom: vznikne záznam v Expedici s číslem a odběratelem dodacího listu a doklad dostane příslušný stav. Pokud už doklad v expedici je, akce to ohlásí hláškou „Dodací list je již v expedici" a nic nezaloží znovu.

Vrácení zboží od zákazníka Pro evidenci zboží, které se od odběratele vrací zpět na sklad.

1. Otevřete dodací list a přepněte se na záložku položky zpět.
2. Přidejte vracenou položku, vyberte sklad a zadejte množství.
3. Uložte. Co se stane potom: vrácené množství se eviduje odděleně od výdeje a promítne se do skladových pohybů opačným směrem.

Hromadné zpracování více dokladů Když je potřeba stejnou akci provést nad více dodacími listy najednou (typicky po filtraci seznamu).

1. V seznamu zaškrtněte checkboxy u vybraných dokladů.
2. Z nabídky hromadných akcí zvolte požadovanou operaci — vymazat, zamknout / odemknout, změnu stavu, barevné označení, nebo stáhnout PDF všech označených dokladů najednou. Časté chyby: zamčené doklady nelze smazat ani hromadně, ani jednotlivě.

Odeslání dokladu e-mailem a tisk

1. Otevřete dodací list a v nástrojové liště zvolte tiskovou sestavu v poli Vyberte tiskovou sestavu (výchozí je „Dodací list").
2. Klikněte na Náhled pro zobrazení PDF bez uložení, nebo na PDF pro stažení a uzamčení očíslování dokladu.
3. Pro odeslání klikněte na E-mail a doklad pošlete odběrateli. Co se stane potom: u dokladu se v hlavičce zobrazí ikona stavu odeslání e-mailu (odesláno / čeká / selhalo) s odkazem na historii e-mailů dokladu.

Přehled seznamu

Seznam zobrazuje mimo jiné sloupce Číslo dokladu, Stav (barevný štítek), Středisko, Vystaveno, Odběratel, Pobočka, Forma úhrady, Dodáno, Poznámka, příznaky E-mail a Komise, Cena bez/s DPH (u plátce DPH), Zaplaceno, Záloha, Datum zaplacení, Expedice ok, Sklad, Měnu a kurz, Číslo objednávky, Splatnost, Číslo faktury, Číslo výdejky, Obchodníka, Dopravu, Váhu (kg, jen u plátců DPH) a údaje o vytvoření/změně.

Filtrování – našeptávací filtr je dostupný nad sloupci Číslo dokladu, Odběratel, Stav, Doprava, Obchodník, Forma úhrady, Číslo faktury, Číslo výdejky a Pobočka. Fulltextové hledání prohledává číslo dokladu, číslo objednávky, číslo faktury, název odběratele, poznámku a obě částky. Rozšířené hledání (přepínač „cxs") navíc prohledává i texty přímo v položkách výdeje a vrácených položkách (název, identifikace, poznámky 1 a 2).

Rychlé filtry (pdFiltry) v horní liště nabízí: filtr podle stavu dokladu (pro každý stav zvlášť), Rozdíl proti faktuře (dodací listy, kde se aktuální částka liší od navázané faktury), Zamknuté doklady / Odemknuté doklady a filtr podle jednotlivé číselné řady, pokud jich je v agendě víc.

Hromadné operace nad označenými řádky: vymazat, zamknout / odemknout (jen pokud má uživatel právo mazat), Změna stavu (nastaví vybraný stav všem označeným dokladům), Barevné označení (zelená / žlutá / jantarová / fialová / zrušit označení) a stáhnout PDF (hromadné stažení PDF všech označených dokladů, vyžaduje právo na tiskové sestavy).

Formulář dodacího listu

Formulář je rozdělen do záložek. Přepínání mezi nimi je možné jen v tzv. „bsc" rozšířeném zobrazení karty; v základním zobrazení se karta zobrazuje jako jeden formulář a ostatní záložky (položky, soubory…) jako přidružené panely.

Záložka karta

Hlavní hlavička dokladu s těmito nosnými poli:

Číslo dod. listu – číslo dokladu z aktuální číselné řady. Kdy: pole je běžně needitovatelné (generuje se automaticky) — ruční úpravu povolíte kliknutím na ikonu tužky vedle pole. Šipka s rozbalovacím seznamem vedle pole umožní přepnout na jinou číselnou řadu, pokud jich agenda má víc. Následek: ruční změna čísla v rámci stejné řady posune čítač řady tak, aby se číslo znovu nepřidělilo; přepnutí na jinou řadu dokladu rovnou přidělí nové číslo z této řady.

Odběratel (povinné) – firma, které se zboží vydává. Kdy: vybírá se vždy při založení dokladu; podle vybrané firmy se v poli Pobočka a Kontakt nabídnou jen pobočky a kontaktní osoby dané firmy. Následek: bez vyplnění odběratele formulář uložení odmítne. Odběratel se přenáší i na navazující fakturu a další spárované doklady — jeho případná pozdější změna se promítne i do nich (viz funkce aktualizace spárovaných dokladů při uložení).

Stav (povinné) – aktuální fáze zpracování dokladu (číselník stavů pro dodací listy). Kdy: nastavuje se ručně, nebo hromadně přes skupinovou akci „Změna stavu"; při přesunu do expedice se nastaví automaticky na stav příznakovaný pro expedici. Následek: podle stavu lze doklady rychle filtrovat v seznamu (rychlý filtr pro každý stav).

Sklad – sklad, ze kterého se vydává zboží. Kdy: předvyplní se podle pobočky přihlášeného uživatele, případně z globálního nastavení firmy; měnit ho lze i dodatečně (změna se ukládá ihned, bez nutnosti uložit celý formulář). Následek: jednotlivé položky výdeje mají vlastní volbu skladu, hlavičkový sklad je jen výchozí hodnota pro nové položky.

Forma úhrady – způsob, jakým odběratel platí. Kdy: předvyplní se výchozí formou úhrady z nastavení firmy, nebo je-li u odběratele nastavena vlastní. Následek: pokud má vybraná forma úhrady příznak „bez fakturace", nepůjde z dokladu vytvořit fakturu tlačítkem Faktura — akce skončí hláškou o zákazu.

Tisk bez cen – potisk dokladu bez uvedení cen (typicky pro doklad k převozu zboží). Kdy: výchozí hodnota se bere z nastavení firmy; zaškrtněte, pokud odběratel nemá na tiskopisu vidět ceny. Následek: ovlivňuje jen vzhled tiskového výstupu, na uložená data a částky nemá vliv.

Komise – příznak, že jde o komisní prodej. Kdy: zaškrtněte u dokladů vystavovaných v režimu komise. Následek: při vytváření navazující faktury se u komisních dokladů jako datum uskutečnění plnění vždy použije aktuální pracovní datum (nikoli datum vystavení dodacího listu).

Měna a Kurz (kurz povinný, nesmí být 0) – měna dokladu a použitý přepočítací kurz. Kdy: měna se předvyplní z nastavení firmy; při změně měny se kurz doplní automaticky, lze jej ale přepsat ručně. Následek: změna měny nebo kurzu přepočítá ceny na položkách dokladu.

Středisko, Obchodník, Kontakt, Pobočka – doplňkové vazby na organizační členění a kontaktní osobu; přenášejí se i na navazující fakturu, zakázku či výdejku při uložení dokladu. Číslo objednávky, Poznámka, Faktura (volný text) – informační pole bez dopadu na výpočty. Vystavení, Dodání, Splatnost – data vystavení, skutečného dodání a splatnosti dokladu.

Záložka položky výdej

Řádkový seznam vydávaných položek. Ke každé položce se eviduje kód a název (z ceníku, needitovatelné), Sklad (needitovatelný po první změně dokladu), Množství, jednotky, needitovatelná Skladová cena, prodejní cena (podle nastavení dokladu buď „Prodej s DPH", nebo „Prodej bez DPH"), Sleva %, dopočtené needitovatelné pole Po slevě a Zisk %, Celkem bez DPH, u plátců DPH i sazba DPH a Celkem s DPH, číslo objednávky a dvě volitelně pojmenované poznámky. Řádky lze přetahováním přeřazovat nebo hromadně seřadit tlačítkem Seřadit (podle kódu zboží, názvu nebo pořadí vzniku). Tlačítko Aktualizovat ceny přepočítá prodejní ceny a zisk podle aktuálních dat ceníku. Řádek s příliš nízkým ziskem (pod hranicí nastavenou pro modul v nastavení firmy) se v tabulce zvýrazní barevně. Omezení: pokud je v nastavení firmy zapnutý přímý výdej ze skladu, nelze u položky navázané na ceník uložit záporné množství, a pokud má sklad zakázaný záporný stav, výdej se odmítne hláškou o nedostatku zboží na skladě s uvedením dostupného množství.

Záložka položky zpět

Stejná struktura sloupců jako u položek výdeje, ale eviduje zboží vrácené zpět od odběratele — vytváří opačný skladový pohyb (příjem) oproti záložce položky výdej.

Záložka záhlaví

Textový editor záhlaví, které se vloží do tisknuté podoby dokladu (nezávisle na položkách).

Záložka zápatí

Textový editor zápatí (patičky) tiskového výstupu dokladu.

Záložka poznámky

Volný textový editor interních poznámek k dokladu, které se do tiskového výstupu nepropisují.

Záložka soubory

Správa příloh dokladu — nahrání a mazání souborů připojených k dodacímu listu (např. skeny podepsaného dokladu).

Akce a tlačítka na dokladu

Mazání a omezení

• Jednotlivý doklad lze smazat jen v případě, že má uživatel právo mazat a doklad není zamčený — u zamčeného dokladu operace skončí hláškou „Záznam nebylo možné vymazat, protože je uzamčen."
• Hromadné mazání přes zaškrtnutí více řádků v seznamu podléhá stejnému omezení pro zamčené doklady.
• Kopírování (duplikace) dokladu je u tohoto modulu vypnuté — na rozdíl od jiných agend zde ikona „kopírovat doklad" není k dispozici.
• Fakturaci nejde spustit u dokladu s formou úhrady „bez fakturace" a u dokladu, ke kterému už existuje opravný doklad.
• Opravný doklad (dobropis) lze vytvořit jen z dokladu se zápornou celkovou cenou s DPH a jen pokud k němu ještě není vytvořena kladná faktura.
• U položek výdeje vázaných na ceník nelze při zapnutém přímém výdeji ze skladu uložit záporné množství; je-li navíc konkrétní sklad nastaven na zákaz záporného stavu, výdej nad rámec dostupného množství systém odmítne.

Tisk a export

Dodací list se tiskne přes vybranou tiskovou sestavu (výchozí „Dodací list") tlačítky Náhled (bez uzamčení čísla) a PDF (s uzamčením). Přehledová sestava Kniha dodacích listů vytiskne dodací listy vystavené ve zvoleném období (vlastní nastavení rozsahu a filtrů). Celý (vyfiltrovaný) seznam lze exportovat do CSV, XLS nebo XML včetně sestavy položek dokladu.

Vazby na jiné moduly

Dodací list nestojí sám: může vzniknout ze skladové výdejky (modul Sklad – Příjem a výdej), ze Zakázky (Commission) nebo z Faktury vydané; vytváří navazující Fakturu vydanou (tlačítko Faktura) nebo Opravný doklad (dobropis); vytváří záznam v Expedici (tlačítko Do expedice); a spáruje se se skladovou výdejkou nebo zakázkou, ze které vznikl — vazbu lze v záložce „doklady" jednotlivě zrušit, aniž by se navázaný doklad smazal. Vazbu na fakturu lze samostatně zrušit tlačítkem „Zrušit vazbu na fakturu" v nabídce Nástroje.

Oprávnění

Rozhodovací vodítka

Uložit vs. Uložit vše a zůstat – obě tlačítka doklad uloží; první vás zároveň vrátí do seznamu, druhé vás nechá na kartě, abyste mohli pokračovat na dalších záložkách (položky, soubory…).

Faktura vs. Opravný doklad – tlačítko Faktura použijte pro standardní vyfakturování kladného dodacího listu; Opravný doklad (dobropis) použijte výhradně u dokladu se zápornou částkou, typicky při stornu/vrácení části dodávky.

Zrušit vazbu na fakturu vs. smazání dokladu – pokud jen potřebujete fakturu přegenerovat jinak, stačí zrušit vazbu (doklad i faktura zůstávají); mazat celý dodací list dává smysl jen u chybně založeného dokladu bez navazujících dokladů.

Časté chyby

• Založení dokladu bez vyplněného odběratele — formulář uložení odmítne.
• Pokus o fakturaci dokladu s formou úhrady „bez fakturace" — tlačítko Faktura akci odmítne.
• Pokus o smazání nebo úpravu zamčeného dokladu — je nutné doklad nejprve odemknout.
• Zadání záporného množství u položky vázané na ceník při zapnutém přímém výdeji ze skladu.
• Opakované vytváření opravného dokladu k dokladu, který už opravný doklad má.

Časté otázky

Proč nejde doklad smazat? Doklad je pravděpodobně zamčený — nejprve jej v hlavičce odemkněte ikonou zámku (vyžaduje právo na úpravy).

Proč mi tlačítko Faktura nic nevytvoří? Zkontrolujte formu úhrady dokladu — pokud má příznak „bez fakturace", fakturaci systém záměrně blokuje.

Jak vrátím zboží, které mi zákazník poslal zpět? Na kartě dokladu přepněte na záložku „položky zpět" a vraťte položku tam, nikoli mazáním ze záložky „položky výdej".

Proč nemůžu doklad zkopírovat jako u jiných agend? Funkce kopírování dokladu je u dodacích listů v systému záměrně vypnutá.

Jak poznám, že už byl doklad odeslán e-mailem? V hlavičce dokladu se objeví ikona obálky s barevným stavem (odesláno/čeká/selhalo) a odkazem na historii e-mailů.

Tipy a triky

• Barevné označení dokladu lze přepnout přímo klávesovou zkratkou Alt+1 až Alt+4 bez nutnosti otevírat rozbalovací nabídku.
• Ikonka schránky vedle čísla dokladu rychle zkopíruje číslo dokladu a název firmy pro vložení jinam (e-mail, chat).
• Před fakturací více dodacích listů najednou zkontrolujte v okně „Faktura", že jsou zaškrtnuty všechny doklady, které mají jít na jednu fakturu — jinak vzniknou faktury samostatně.
• Rychlý filtr „Rozdíl proti faktuře" v seznamu pomůže dohledat doklady, u kterých se částka po úpravě položek rozešla s již vystavenou fakturou.