Dodací listy přijaté

K čemu modul slouží

Modul eviduje dodací listy, které vám vystavil dodavatel při dodání zboží (příjem na sklad). Na jednom dokladu vedete jak přijaté položky (co dodavatel dodal), tak vrácené položky (co jste dodavateli vrátili zpět) – ze salda obou pak modul počítá celkovou cenu dokladu. Z dodacího listu lze jedním tlačítkem naskladnit/vyskladnit zboží a následně vytvořit navazující fakturu přijatou, aniž byste museli údaje přepisovat znovu.

Jak se do modulu dostat

Menu → Dodací listy → Dodací listy přijaté. (Vedle položky Dodací listy přijaté najdete ve stejné nabídce i další formy příjmu/výdeje zboží, např. Dodací listy vydané – tento modul se týká výhradně příjmu od dodavatele.)

Jak na časté úkoly

Založení dodacího listu od nuly Použijete, když vám dorazí zboží a dodavatel k němu (zatím) nedodal fakturu.

1. V nástrojové liště klikněte na Nový dodací list. Pokud firma používá pro dodací listy více číselných řad, otevřete šipku vedle tlačítka a vyberte konkrétní řadu – doklad pak dostane interní číslo z této řady.
2. Na záložce karta vyberte Dodavatel (povinné pole – bez něj doklad neuložíte) a zkontrolujte/doplňte Externí číslo dod. listu nebo Číslo faktury přijaté (musí být vyplněno aspoň jedno z obou polí).
3. Ověřte Sklad, Datum dodání a měnu s kurzem.
4. Na záložce položky příjem přidejte řádky – zboží, sklad, množství a nákupní cenu; při vyplněné položce ceníku se doplní i prodejní cena a dopočítá se Zisk %.
5. Klikněte na tlačítko Uložit. Co se stane potom: doklad je uložen se stavem "nový" (první stav s příznakem nového dokladu pro dodací listy přijaté) a čeká na naskladnění. Časná chyba: pokud má sklad zapnuté sledování expirací/šarží u dané skupiny zboží, bez vyplnění pole Expirace nebo Šarže se řádek položky neuloží.

Založení dodacího listu z faktury přijaté Použijete, když dodavatel poslal fakturu dřív než dodací list, a chcete z ní předvyplnit hlavičku nového dokladu (partner, čísla, měna, datum).

1. Z karty faktury přijaté spusťte akci, která vede na tento modul (v pozadí volá fromInvoiceArrived).
2. Pokud k dané faktuře ještě žádný dodací list neexistuje, systém rovnou založí nový dodací list a předvyplní Dodavatele, Externí číslo dod. listu (z čísla dodacího listu na faktuře), Číslo faktury přijaté, měnu, kurz a datum vystavení podle faktury.
3. Doplňte položky na záložce položky příjem a doklad uložte. Co se stane potom: pokud k faktuře už dodací list existuje, systém vás rovnou přesměruje na něj místo založení duplicitního záznamu.

Naskladnění přijatého zboží (a vyskladnění vráceného) Klíčový krok, který ze zapsaných položek udělá skutečné skladové pohyby.

1. Na kartě dokladu vyplňte Datum dodání (bez něj akce odmítne pokračovat).
2. Klikněte na Naskl./Vyskl..
3. Systém projde všechny položky na záložce položky příjem, které ještě nemají skladový pohyb (Skl. pohyb = ne), naskladní je, a obdobně vyskladní položky na záložce položky zpět. Co se stane potom: u zpracovaných položek se zaškrtne Skl. pohyb a objeví se odkaz na vzniklý skladový doklad (Skl. doklad); stav dokladu se automaticky přepne na první stav s příznakem "dokončeno" pro dodací listy přijaté (s_fin). Časná chyba: akci lze spustit opakovaně, ale znovu se zpracují jen položky bez pohybu – pokud tedy dodatečně přidáte další řádek, stačí kliknout znovu, staré pohyby se nezdvojí.

Vytvoření nebo aktualizace faktury přijaté z dodacího listu Použijete, když má dodací list navazovat na fakturu přijatou v účetnictví (typický postup: nejdřív naskladnit, pak vyfakturovat).

1. Proveďte nejdřív Naskl./Vyskl. (viz výše) – akce potřebuje existující skladový doklad k příjmu.
2. Klikněte na Faktura.
3. Systém podle dosud vytvořeného skladového dokladu založí novou fakturu přijatou, nebo (existuje-li už vazba) aktualizuje tu stávající. Co se stane potom: pokud je zapnutý přehledový (BSC) režim, otevře se faktura přímo v přehledu, jinak na kartě faktury; číslo vzniklé faktury se zapíše zpět do dodacího listu. Časná chyba: pokud skladový doklad ještě neexistuje (krok Naskl./Vyskl. nebyl proveden) nebo doklad není typu příjem, faktura se nevytvoří a systém zobrazí chybu "Faktura přijatá nebyla vytvořena – chybí číslo faktury".

Zrušení vazby na fakturu Použijete, když jste fakturu s dokladem spárovali omylem nebo se vztah mezi doklady mění.

1. V nabídce Nástroje (skupina vedle tlačítka Faktura) klikněte na Zrušit vazbu na fakturu. Co se stane potom: dodací list ztratí odkaz na fakturu přijatou (pole cl_invoice_arrived_id se vynuluje) a zruší se i příslušný záznam spárovaných dokladů; samotná faktura ani skladové doklady se nemažou, jen přestávají být s dodacím listem propojené. Poznámka k oprávnění: tlačítko se zobrazí jen uživatelům s právem "report", nikoli běžným právem pro zápis – ověřte tedy nastavení rolí, pokud tlačítko někomu chybí.

Kontrola spárovaných dokladů a zrušení jednotlivé vazby Použijete, když potřebujete přehled, jaké doklady na dodací list navazují (výdejky, zakázky), a některou vazbu zrušit bez mazání navázaného dokladu.

1. Klikněte na tlačítko doklady.
2. V otevřeném okně uvidíte seznam spárovaných dokladů (např. výdejka, zakázka).
3. U konkrétního záznamu zvolte zrušení vazby. Co se stane potom: systém podle typu vazby vynuluje buď odkaz na výdejku (cl_store_docs_id), nebo na zakázku (cl_commission_id) – navázaný doklad sám dál existuje, jen přestane být na tomto dodacím listu vidět.

Hromadné zpracování více dodacích listů Použijete, když potřebujete stejnou akci provést nad více doklady najednou (uzavření období, hromadný tisk).

1. V seznamu zaškrtněte checkboxy u požadovaných řádků.
2. V nabídce hromadných akcí zvolte např. vymazat, zamknout / odemknout, změnu stavu ze skupiny "Změna stavu", barevné označení (zelená/žlutá/jantarová/fialová/zrušit označení), nebo (máte-li právo "report") stáhnout PDF. Co se stane potom: akce se provede na všech označených záznamech najednou; u mazání a zámku platí stejná omezení jako u jednotlivého dokladu (zamčený doklad se nesmaže).

Přehled seznamu

Výchozí řazení je podle data vystavení od nejnovějšího. Sloupce (u plátce DPH): Interní číslo dod. listu, Externí číslo dod. listu, Stav (barevný štítek), Středisko, Vystaveno, Dodáno, Dodavatel, Poznámka, E-mail (odesláno ano/ne), Cena bez DPH, Cena s DPH, Sklad, Měna, Kurz, Číslo objednávky, Číslo faktury přijaté, Číslo příjemky, RZ vozidla, Vytvořeno/Vytvořil, Změněno/Změnil. U neplátce DPH se místo dvou cenových sloupců zobrazuje Cena celkem a Zaplaceno.

Filtry – rychlé hledání funguje napříč interním i externím číslem, dodavatelem, poznámkou a oběma cenami; samostatné sloupcové filtry jsou u čísla dokladu, dodavatele, stavu, RZ vozidla, uživatele, typu úhrady, čísla faktury a čísla příjemky. Rozšířené hledání (accordion/CXS) navíc prohledává i text a kód položek na dokladu. Předpřipravené filtry (rychlé odkazy) nabízí filtr podle jednotlivých stavů, filtr zamčené/odemčené doklady a filtr Rozdíl proti faktuře (dodací listy, u kterých se cena liší od navázané faktury).

Hromadné operace nad označenými řádky: vymazat, zamknout/odemknout, změna stavu, barevné označení, a s právem "report" hromadné stažení PDF (viz scénář výše). Řádkové kopírování dokladu je v tomto modulu vypnuté – u dodacích listů přijatých tedy nelze doklad jedním tlačítkem duplikovat.

Formulář

Záložka karta

Hlavičkové údaje dokladu:

Dodavatel (povinné) – firma, od které zboží přebíráte. Kdy: vybírá se vždy, formulář bez partnera neuloží validace. Následek: podle dodavatele se při zápisu položek nabízí jeho ceníkové vazby a při vytváření navazující faktury se partner přenese na fakturu přijatou.

Interní číslo dod. listu – číslo generované vaší číselnou řadou, needitovatelné. Kdy: přiděluje se automaticky při založení podle zvolené číselné řady (viz šipka u tlačítka Nový dodací list). Následek: pod tímto číslem doklad uvidíte i v navazujících sestavách a párování.

Externí číslo dod. listu / Číslo faktury přijaté – číslo, které dodavatel uvedl na svém dokladu. Kdy: aspoň jedno z těchto dvou polí musí být vyplněno – formulář to hlídá validací. Následek: externí číslo se používá i jako výchozí dodací číslo při zpětném vytvoření faktury přijaté.

Sklad – sklad, na který se zboží přijímá. Kdy: výchozí hodnota se předvyplní podle pobočky přihlášeného uživatele (nebo globálně podle nastavení firmy, pokud pobočka není zvolena). Následek: změna skladu na hlavičce se ukládá okamžitě (bez nutnosti uložit celý formulář); položky mají ale svůj vlastní sklad, který se touto změnou automaticky nepřepočítá.

Vystavení / Dodání – data vystavení a fyzického dodání zboží. Kdy: obě se předvyplní na aktuální pracovní datum, datum dodání je potřeba zkontrolovat/upravit podle skutečnosti. Následek: Datum dodání musí být vyplněné, jinak akce Naskl./Vyskl. odmítne pokračovat.

Měna a Kurz – měna dokladu a její kurz vůči domácí měně. Kdy: výchozí měna a kurz se berou z nastavení firmy. Následek: změna měny přepočítá částky na dokladu; kurz nesmí zůstat prázdný ani nulový (formulář to hlídá).

Stav (povinné) – stav zpracování dokladu (např. nový, naskladněno...). Kdy: při ručním založení zvolíte úvodní stav, jinak jej mění automaticky akce Naskl./Vyskl. Následek: stav řídí i předpřipravené filtry v seznamu a barevné rozlišení dokladu.

Tisk bez cen – zaškrtávací pole, které ovlivňuje jen tiskový výstup. Kdy: zaškrtnete, když má doklad sloužit např. jako dodací list bez cen pro řidiče/příjemce. Následek: přepíná zobrazení cen na tiskové sestavě a v zobrazení položek, na uložená čísla ani na účetnictví nemá vliv.

RZ vozidla – registrační značka dovážejícího vozidla, informační pole bez dalších vazeb.

Středisko – volitelné organizační přiřazení dokladu, bez dalšího vlivu na výpočty v tomto modulu.

Na kartě je dále odkaz na kartu partnera (ikonka u pole Dodavatel), který otevře partnera v náhledovém okně bez opuštění dokladu.

Záložka položky_příjem

Řádková evidence přijímaného zboží: kód a popis položky (z ceníku), sklad, množství, nákupní cena bez/s DPH, celkem bez/s DPH, sazba DPH, prodejní cena (needitovatelná, jen pro srovnání) a dopočtený Zisk %. Dále číslo objednávky, příznak Skl. pohyb (needitovatelný – zaškrtne se po naskladnění) a odkaz na vzniklý Skl. doklad. Je-li ve firemním nastavení zapnuto sledování expirací/šarží, přibývají pole Expirace a Šarže – u skupin zboží, kde je systém vyžaduje, doklad bez nich neuloží řádek. Řádky lze řadit tlačítky Kód zboží / Název / Výchozí pořadí.

Záložka položky_zpět

Stejně strukturovaná tabulka jako položky příjem, ale pro zboží vracené zpět dodavateli (reklamace, přebytek). Tyto položky se při akci Naskl./Vyskl. zpracují jako výdej ze skladu a promítnou se do celkové ceny dokladu se záporným znaménkem (odečtou se od přijatých položek).

Záložka poznámky

Volný textový popis dokladu (interní poznámka), needitovatelný přes žádné jiné pole – slouží čistě pro interní komunikaci k dokladu.

Záložka soubory

Nahrávání a mazání libovolných příloh k dokladu (např. sken dodacího listu od dodavatele, fotodokumentace).

Akce a tlačítka na dokladu

Mazání a omezení

Mazání (jednotlivé i hromadné) je dostupné jen s právem "erase". Zamčený doklad (locked) nelze smazat – systém vrátí chybu "Záznam nebylo možné vymazat, protože je uzamčen." Kopírování dokladu (vytvoření nové karty ze stávající) je v tomto modulu vypnuté – řádková akce kopie je natvrdo deaktivovaná.

Tisk a export

Doklad se tiskne/generuje do PDF podle tiskové šablony dodacího listu a lze jej rovnou odeslat e-mailem podle přednastavené e-mailové šablony. Součástí modulu je i souhrnná tisková sestava Kniha dodacích listů přijaté ve zvoleném období (nastavení parametrů sestavy + samotný výpis), dostupná v nástrojové liště seznamu ve skupině Tisk. Data dokladu i položek lze také přiložit jako CSV (např. k e-mailu) – hlavička dokladu obsahuje čísla, datumy, ceny a texty patičky/hlavičky, položky pak kód, popis, sklad, množství, ceny a DPH.

Vazby na jiné moduly

Dodací list přijatý bere dodavatele z modulu Partneři, ceny a jednotky zboží z Ceníku, sazby DPH z číselníku sazeb a číselnou řadu podle nastavení firmy. Může vzniknout automaticky z faktury přijaté (modul Faktury přijaté) – při prvním otevření dodacího listu k dané faktuře se doklad založí a předvyplní. Vytváří skladové doklady (příjem i výdej) tlačítkem Naskl./Vyskl. a navazující fakturu přijatou tlačítkem Faktura. Spáruje se s výdejkami a zakázkami, jejichž vazby lze v modulu prohlížet a jednotlivě rušit přes okno "doklady".

Oprávnění

Rozhodovací vodítka

Ruční založení vs. založení z faktury přijaté

• Ruční založení – zboží dorazilo dřív než doklad od dodavatele, nebo fakturu vůbec neočekáváte samostatně.
• Založení z faktury přijaté – dodavatel poslal fakturu jako první; necháte systém předvyplnit hlavičku a jen doplníte položky.

Uložit vs. Uložit (druhé tlačítko)

• První Uložit – ukončujete práci na dokladu, chcete se vrátit na seznam.
• Druhé Uložit – pokračujete v editaci (např. přidáváte další položky nebo chcete rovnou pokračovat tlačítkem Naskl./Vyskl.).

Položky příjem vs. položky zpět

• Položky příjem – běžné přijaté zboží od dodavatele.
• Položky zpět – zboží, které vy vracíte dodavateli (odečítá se z celkové ceny dokladu a při naskladnění se zpracuje jako výdej).

Časté chyby

• Kliknutí na Naskl./Vyskl. bez vyplněného data dodání – akce skončí jen hláškou a nic nenaskladní; nejdřív doplňte Datum dodání.
• Snaha vytvořit Fakturu dřív, než proběhlo naskladnění – systém nemá z čeho fakturu sestavit a nahlásí chybu.
• Nevyplněné Externí číslo dod. listu ani Číslo faktury přijaté – formulář doklad neuloží, dokud aspoň jedno z polí nedoplníte.
• Chybějící Expirace/Šarže u položky zboží, u kterého to sklad vyžaduje – řádek položky se neuloží, dokud pole nedoplníte.
• Pokus o smazání zamčeného dokladu – systém akci odmítne, doklad je potřeba nejdřív odemknout (pokud na to máte právo).

Časté otázky

Jde vrácené zboží zapsat na stejný doklad jako přijaté? Ano, k tomu slouží záložka položky zpět – nemusíte zakládat samostatný doklad, částka se automaticky odečte od přijatých položek.

Proč nejde vytvořit faktura přijatá hned po založení dokladu? Protože faktura se generuje ze skladového dokladu, který vznikne až po kliknutí na Naskl./Vyskl. Bez tohoto kroku není z čeho fakturu odvodit.

Jak zjistím, jestli je doklad už vyfakturovaný? Podívejte se na sloupec Číslo faktury přijaté v seznamu, nebo na kartě do okna "doklady", kde vidíte všechny spárované doklady.

Dá se dodací list zkopírovat? Ne, řádková akce kopie je pro tento modul vypnutá.

Tipy a triky

• Používáte-li pro dodací listy více číselných řad (např. podle pobočky), vybírejte řadu už při zakládání přes šipku u tlačítka Nový dodací list – ušetříte si přečíslování.
• Zaškrtnutím Tisk bez cen připravíte doklad k předání řidiči/skladníkovi bez zveřejnění nákupních cen, aniž byste museli měnit uložená data.
• Filtr Rozdíl proti faktuře v seznamu rychle odhalí doklady, kde se součet neshoduje s navázanou fakturou – vhodné pro pravidelnou kontrolu.