Dodávky
K čemu modul slouží
Dodávky slouží k evidenci zboží, které do firmy dorazilo od dodavatele, ještě předtím, než se z něj stane plnohodnotný skladový doklad. Velká část záznamů v tomto modulu nevzniká ručně — zakládá je automaticky mobilní aplikace nebo napojený systém při skenování EAN kódů přijímaného zboží (přes rozhraní API). Uživatel v Trynxu pak dodávku dohledá, zkontroluje a doplní položky, spáruje dodavatele a teprve poté z ní jedním tlačítkem vytvoří Dodací list přijatý, který zboží skutečně naskladní.
Jak se do modulu dostat
Menu Dodací listy → Dodávky.
Jak na časté úkoly
Zpracování dodávky založené automaticky (naskenováno mobilní aplikací) Nejčastější případ. Sběrné zařízení nebo mobilní aplikace při příjmu zboží založí dodávku přes API a průběžně do ní přidává položky podle naskenovaných EAN kódů. Uživatel v Trynxu:
- Najde dodávku v seznamu — nedokončené (nezaškrtnuté Hotovo) jsou obvykle nahoře, výchozí řazení je podle data dodání sestupně.
- Otevře ji a zkontroluje pole Zapsaný dodavatel — to je text dodavatele
tak, jak jej poslal vnější systém (
supplier_name), nemusí přesně odpovídat kartě partnera v Trynxu. - V poli Dodavatel vybere odpovídající kartu partnera, pokud tam ještě není přiřazená.
- V seznamu položek zkontroluje jednotlivé řádky — množství a shodu s ceníkem (viz níže barevné značení a pole Nový EAN).
- Zaškrtne Hotovo nebo rovnou klikne na Dodací list přijatý. Co se stane potom: vznikne nový doklad v modulu Dodací listy přijaté se zkopírovanými položkami a dodávka se označí jako hotová. Častá chyba: přehlédnutí červeně podbarveného řádku (položka bez EAN v ceníku) — takový řádek se do dodacího listu sice přenese, ale je vhodné mu nejprve přiřadit EAN přes pole Nový EAN, jinak se stejný problém bude opakovat u dalšího naskenování stejného zboží.
Založení nové dodávky ručně od nuly Použije se, když zboží dorazilo bez skenování (např. telefonická objednávka nebo dodávka bez čtečky).
- V seznamu klikněte na Nový záznam.
- Vyberte Dodavatele, případně upravte Datum dodávky (předvyplní se aktuálním pracovním datem) a Stav.
- Uložte tlačítkem Uložit.
- Do seznamu položek dole přidejte zboží (viz další scénář). Co se stane potom: dodávka se zobrazí v seznamu jako běžný rozpracovaný záznam a dá se k ní kdykoliv vrátit.
Přidání položky do dodávky vyhledáním nebo naskenováním kódu
- Do vyhledávacího pole nad seznamem položek (kurzor je do něj po otevření dodávky automaticky nastaven) zadejte nebo naskenujte kód zboží — kód ceníkové položky, nebo 13místný EAN.
- Pokud partner má vlastní ceník (
pricelist_partner), hledá se přednostně v jeho ceníkových položkách, jinak v obecném ceníku. - Po nalezení se položka vloží s množstvím 1. Co se stane potom: pokud kód nebyl nalezen, zobrazí se hláška „Kód nebyl nalezen" a nic se nevloží — je potřeba položku najít ručně přes sloupec Kód v řádkovém editoru nebo ji nejprve založit v ceníku.
Řešení položky s neznámým EAN kódem Když naskenovaný EAN kód neodpovídá žádné ceníkové položce (řádek je zvýrazněný červeně), lze jej rovnou přiřadit:
- Na řádku položky vyplňte pole Nový EAN (aktivní jen tehdy, když ceníková položka zatím žádný EAN nemá).
- Po uložení řádku se EAN uloží přímo do ceníkové položky. Co se stane potom: příště se stejný čárový kód už najde automaticky. Častá chyba: pokus zadat EAN, který už je u jiné ceníkové položky použitý — systém to odmítne hláškou „EAN kód je již použit" a EAN se neuloží.
Vytvoření dodacího listu přijatého (dokončení dodávky) Cílový krok celého procesu — teprve dodací list přijatý reálně naskladní zboží.
- Otevřete dodávku a ověřte, že je vyplněný Dodavatel a Datum dodávky.
- Klikněte na tlačítko Dodací list přijatý vpravo od formuláře. Co se stane potom: vytvoří se nový doklad v modulu Dodací listy přijaté se zkopírovanými položkami (přebírá se pole Množství, nikoli Množství zkontrolováno), dodávka se označí Hotovo a přepne do uzavřeného stavu, a uživatel je přesměrován na nově vzniklý dodací list. Častá chyba: pokus vytvořit dodací list bez vybraného dodavatele nebo data dodání — systém akci odmítne hláškami „Dodavatel musí být zvolen" / „Datum dodání musí být zadáno". Stejně tak nejde vytvořit dodací list podruhé u téže dodávky („Dodávka již byla označena jako hotová, dodací list již byl vytvořen").
Kopírování již existující dodávky Použije se, pokud přichází opakovaná dodávka od stejného dodavatele se stejnou strukturou hlavičky.
- V seznamu u řádku dodávky klikněte na ikonu kopírovat. Co se stane potom: vznikne nová dodávka s novým číslem z číselné řady a zkopírovanou hlavičkou (dodavatel, datum, poznámka). Položky se nekopírují — je nutné je do nové dodávky vložit znovu.
Smazání chybně založené dodávky
- V seznamu u řádku klikněte na ikonu vymazat, případně označte více řádků a použijte hromadnou akci vymazat. Co se stane potom: záznam zmizí ze seznamu a uvolní se číslo v číselné řadě, pokud šlo o nejvyšší vydané číslo. Pokud z dodávky už vznikl dodací list přijatý, smazání skončí chybou (viz sekce Mazání a omezení).
Přehled seznamu
Sloupce: Číslo dokladu, Stav (barevný štítek podle nastavení číselníku stavů), Datum dodání, dodavatel (karta partnera), Zapsaný dodavatel (surový text z API), Hotovo (ano/ne), Dodací list (odkaz na navazující Dodací list přijatý, pokud existuje), Zodpovědná osoba, Vytvořeno, Vytvořil, Změněno, Změnil.
Filtrovat lze podle čísla dokladu, data dodání, zapsaného dodavatele a čísla navazujícího dodacího listu (pole s automatickým našeptáváním). Číslo dokladu a zapsaný dodavatel se dají uložit i jako osobní rychlý filtr. Výchozí řazení je podle data dodání sestupně. Nad označenými řádky je k dispozici hromadná akce vymazat.
Formulář
Formulář nemá záložky — hlavička dokladu a seznam položek jsou na jedné obrazovce.
Číslo dodávky (de_number) (povinné, generuje se automaticky) – pořadové
číslo dokladu z číselné řady. Kdy: běžně se nezasahuje, číslo přidělí
systém při uložení. Následek: pokud potřebujete číslo upravit ručně, musíte
jej nejprve odemknout ikonou tužky (viz Akce a tlačítka na dokladu) — bez
odemčení pole nejde přepsat.
Dodavatel (cl_partners_book_id) – karta partnera z knihy dodavatelů.
Kdy: vyberte vždy, jakmile je jasné, o kterého skutečného dodavatele jde —
zejména u dodávek založených automaticky, kde bývá zpočátku vyplněný jen
Zapsaný dodavatel. Následek: bez vybraného dodavatele nejde vytvořit
dodací list přijatý (validace to odmítne) a při ukládání formuláře je toto
pole vyžadováno („Partner musí být vybrán"). Vedle pole je ikona pro
rychlý náhled karty partnera na doklad.
Zapsaný dodavatel (company_name) – needitovatelné textové pole,
zobrazuje jméno dodavatele přesně tak, jak jej odeslal vnější systém při
automatickém založení dodávky (mobilní aplikace / API). Kdy: uživatel jej
sám nevyplňuje, slouží jen jako informace pro dohledání správné karty
partnera. Následek: dokud se nevybere skutečný Dodavatel, systém při
opakovaném příjmu od stejné firmy hledá otevřenou (nedokončenou) dodávku
právě podle shody tohoto textu.
Datum dodávky (delivery_date) – datum, kdy zboží fyzicky dorazilo.
Kdy: výchozí hodnota je aktuální pracovní datum firmy, měňte jen pokud se
liší od skutečnosti. Následek: je to i podmínka pro vytvoření dodacího
listu přijatého — bez vyplněného data akce skončí chybou, a hodnota se
přenáší jako datum dodání i vystavení do vzniklého dodacího listu.
Stav (cl_status_id) (povinné) – aktuální fáze zpracování dodávky z
číselníku stavů určeného pro dodávky. Kdy: vyberte odpovídající mezistav,
nebo nechte automaticky nastavit zaškrtnutím Hotovo. Následek: výběr
stavu s příznakem „dokončeno" automaticky zaškrtne Hotovo, a naopak
zaškrtnutí Hotovo automaticky přepne stav na první stav s tímto
příznakem — obě pole jsou provázaná v obou směrech při ukládání.
Hotovo (done) – příznak, že je dodávka zpracovaná. Kdy: zaškrtněte po
kontrole všech položek, případně se zaškrtne samo při vytvoření dodacího
listu přijatého. Následek: dodávky se zaškrtnutým Hotovo přestávají být
nabízeny jako „otevřená dodávka" pro daného dodavatele při automatickém
zakládání z API — další naskenované zboží od stejné firmy pak založí dodávku
novou.
Poznámka (description_txt) – volný text k dodávce, bez vlivu na další
zpracování.
Seznam položek – řádkový editor pod hlavičkou, bez samostatné záložky. Sloupce: Kód a EAN (needitovatelné, z ceníku), Popis, Expirace (jen pokud je ve firemním nastavení zapnuté sledování expirací), Množství, Množství zkontrolováno, Jednotky (needitovatelné) a Nový EAN (needitovatelné, dokud ceníková položka už EAN má).
- Množství – původní/naskenované množství. Právě tato hodnota se přenáší do vznikajícího dodacího listu přijatého.
- Množství zkontrolováno – slouží k fyzické kontrole shody, ale do dodacího listu přijatého se nepřenáší — je čistě informativní pro uživatele, který dodávku ověřuje.
- Řádek, jehož ceníková položka nemá vyplněný EAN kód, je zvýrazněný červenou barvou.
Akce a tlačítka na dokladu
| Tlačítko / prvek | Co dělá | Kdy použít / omezení |
|---|---|---|
| Nový záznam (v seznamu) | Založí novou prázdnou dodávku | Pro ruční založení bez API |
| Uložit | Uloží změny v hlavičce dodávky | Vždy po úpravě hlavičky |
| Zpět | Vrátí se do seznamu bez uložení | Zahodí neuložené změny (hláška „Změny nebyly uloženy") |
| Dodací list přijatý | Vytvoří navazující dodací list přijatý a naskladní zboží | Vyžaduje vyplněného dodavatele a datum, jen jednou za dodávku |
| Upravit číslo dokladu (ikona tužky) | Odemkne pole čísla dokladu pro ruční přepsání | Číslo je normálně přidělováno automaticky číselnou řadou |
| Změnit číselnou řadu (ikona seznamu) | Zobrazí výběr jiné číselné řady, pokud je jich pro dodávky nastaveno více | Zobrazí se jen když existuje víc než jedna číselná řada |
| Historie (ikona hodin) | Zobrazí historii změn dokladu a náhled kdo/kdy dokument vytvořil a naposledy změnil | K dohledání, kdo dodávku upravil |
| kopírovat (ikona v seznamu) | Vytvoří novou dodávku se zkopírovanou hlavičkou a novým číslem | Položky se nekopírují |
| vymazat (ikona v seznamu / hromadná akce) | Smaže dodávku, případně více označených najednou | Nejde smazat dodávku, ze které už vznikl dodací list přijatý |
| Vyhledávací pole nad položkami | Vyhledá a vloží položku podle kódu nebo naskenovaného EAN | Kurzor je do něj po otevření dodávky automaticky nastaven |
| Nový EAN (na řádku položky) | Přiřadí chybějící EAN kód k ceníkové položce | Jen když položka v ceníku ještě žádný EAN nemá |
Mazání a omezení
Dodávku nelze smazat, pokud z ní už vznikl Dodací list přijatý (vazba přes navazující dokument) — pokus o smazání skončí hláškou „Záznam nebylo možné vymazat, protože k němu existují podřízené záznamy." Modul nepoužívá uzamykání dokladů (na rozdíl od faktur, objednávek apod.) — dodávku lze upravovat bez ohledu na její stav, dokud existuje.
Tisk a export
Modul obsahuje tiskovou/exportní sestavu (rptExpedition) používanou v
souvislosti s expedicí; v běžném formuláři dodávky není aktivní žádné
tlačítko tisku ani exportu.
Vazby na jiné moduly
Dodávky nestojí samostatně: berou dodavatele z modulu Partneři a zboží z Ceníku, mohou vzniknout automaticky přes API/mobilní aplikaci při skenování příjmu, vytvářejí navazující Dodací list přijatý (tlačítkem Dodací list přijatý, se zkopírovanými položkami) a v seznamu se spárují s tímto vzniklým dodacím listem přes sloupec Dodací list. Číslo dokladu čerpá z číselné řady nastavené pro použití „dodávka".
Oprávnění
| Právo | Co umožňuje |
|---|---|
| enabled | Zobrazení modulu v menu a přístup do seznamu |
| write | Založení nové dodávky, úprava hlavičky, přidávání položek |
| erase | Smazání dodávky (jednotlivě i hromadně) |
Rozhodovací vodítka
Dodávka založená automaticky vs. založená ručně
- Automaticky (API/mobilní aplikace) – vzniká sama při skenování příjmu, má vyplněný jen Zapsaný dodavatel a čeká na spárování se skutečnou kartou partnera.
- Ručně (Nový záznam) – použijte, když zboží dorazilo bez skenování a chcete rovnou zvolit kartu Dodavatele.
Množství vs. Množství zkontrolováno
- Množství – hodnota, která reálně putuje dál do dodacího listu přijatého.
- Množství zkontrolováno – jen pomocná kontrolní hodnota pro porovnání se skutečností, do dalšího dokladu se nepřenáší.
Časté chyby
- Vytvoření dodacího listu přijatého bez vyplněného dodavatele nebo data dodání — systém akci odmítne, je potřeba nejprve doplnit hlavičku.
- Spoléhání na Množství zkontrolováno jako na hodnotu, která se přenese do dodacího listu — přenáší se pouze Množství.
- Přehlédnutí červeně podbarvené položky bez EAN — bez doplnění EAN kódu se stejné zboží nebude příště automaticky rozpoznávat při skenování.
- Očekávání, že se při kopírování dodávky zkopírují i položky — kopíruje se jen hlavička.
Časté otázky
Proč se dodávka objevila v seznamu sama, aniž bych ji založil? Byla založena automaticky přes API při naskenování zboží mobilní aplikací.
Proč nejde upravit číslo dodávky? Číslo je uzamčené a přiděluje se automaticky z číselné řady — pro ruční zásah je nutné jej odemknout ikonou tužky vedle pole.
Kam zmizí položky po vytvoření dodacího listu? Zůstávají i v dodávce, navíc se zkopírují do nově vzniklého dodacího listu přijatého — dodávka se jen označí jako Hotovo.
Proč nejde dodávku smazat? Pravděpodobně z ní už vznikl dodací list přijatý — takovou dodávku systém smazat nedovolí.
Tipy a triky
- Kurzor je po otevření dodávky automaticky v poli pro rychlé vyhledání položky — stačí rovnou skenovat čárový kód bez klikání myší.
- Barevné podbarvení řádků položek slouží jako rychlá vizuální kontrola chybějících EAN kódů před vytvořením dodacího listu.
- Pokud má dodavatel vlastní ceník, vyhledávání položek podle kódu nebo EAN jej použije přednostně před obecným ceníkem.