Šablony faktur

K čemu modul slouží

Modul Šablony faktur slouží k přípravě opakovaně vystavovaných faktur a zálohových faktur, aniž by je uživatel musel pokaždé zakládat od začátku. V šabloně se jednou nastaví položky, text v záhlaví/zápatí, platební údaje a seznam odběratelů, kterým se má faktura vystavit — a poté se z ní tlačítkem nebo podle nastaveného intervalu opakovaně vytvářejí ostrá faktury (typ Faktura) nebo zálohové faktury (typ Zálohová faktura). Šablona sama o sobě není účetní doklad, nemá číslo faktury ani se nezapočítává do žádných sestav — tím se stávají až doklady vytvořené z ní v modulu Faktury vydané / Zálohové faktury.

Jak se do modulu dostat

Menu → Faktury → Šablony faktur.

Jak na časté úkoly

Založení nové šablony faktury od nuly Použijte, když chcete pravidelně (např. měsíčně) fakturovat stejné službě stejnému okruhu odběratelů.

1. V nástrojové liště klikněte na Šablona faktury. Pokud chcete rovnou zvolit jinou než výchozí číselnou řadu pro budoucí faktury, použijte šipku vedle tlačítka a vyberte konkrétní řadu ze skupiny číselných řad typu „invoice".
2. Na záložce karta vyplňte Popis šablony, zvolte Stav šablony, Formu úhrady, Měnu a Číselnou řadu, která se použije při vystavování faktur z této šablony.
3. V sekci Nastavení opakování zvolte typ opakování (Po X dnech / Vybraný den v měsíci / Vybraný den a měsíc v roce) a doplňte odpovídající pole.
4. Přepněte na záložku položky prodej a přidejte položky, které se mají na fakturách objevovat.
5. Vraťte se na kartu a v sekci Odběratelé pro šablonu přidejte alespoň jednoho odběratele.
6. Uložte tlačítkem Uložit. Co se stane potom: šablona je připravena k ručnímu spuštění tlačítkem „Vytvořit faktury dle šablony" nebo čeká na datum v poli Příští použití. Častá chyba: založit šablonu bez odběratelů — spuštění pak skončí hláškou „Faktury nebyly vytvořeny, protože šablona neobsahuje žádné odběratele" a nevytvoří se nic.

Založení šablony zálohové faktury Stejný postup jako výše, ale v nástrojové liště klikněte na Šablona zálohy (volitelně přes šipku vyberte číselnou řadu skupiny „invoice_advance"). Tento typ šablony automaticky skryje záložku položky zpět, protože zálohové faktury vratky nemají.

Vytvoření šablony z existující faktury nebo zálohové faktury Tuto cestu použijte, když chcete pravidelně opakovat konkrétní již vystavený doklad, aniž byste položky přepisovali ručně. Akce se spouští tlačítkem přímo na kartě faktury / zálohové faktury v modulu Faktury vydané resp. Zálohové faktury (v tomto modulu se šablona jen následně dokončí). Systém do nové šablony zkopíruje odběratele, položky, texty v záhlaví/zápatí i platební údaje původního dokladu a nastaví popis „Originál <číslo dokladu>". Co se stane potom: nová šablona se objeví v tomto modulu ve stavu pro nové šablony — doplňte jí nastavení opakování, protože se z původního dokladu nepřenáší.

Přidání odběratelů do šablony hromadně podle skupiny Použijte, když má stejnou fakturu dostat celá skupina odběratelů (např. všichni v ceníkové/obchodní skupině „Velkoodběratelé").

1. Na kartě šablony v sekci Odběratelé pro šablonu klikněte na tlačítko Hromadně vložit a z rozbalovací nabídky vyberte konkrétní skupinu odběratelů.
2. Systém vloží všechny aktivní odběratele dané skupiny, kteří v šabloně ještě nejsou (duplicity se přeskočí). Co se stane potom: zobrazí se hlášení s počtem vložených odběratelů. Častá chyba: opakované kliknutí na stejnou skupinu nic nepřidá navíc — odběratelé, kteří už v šabloně jsou, se nevkládají znovu.

Ruční vytvoření faktur podle šablony Toto je hlavní akce modulu — spustí okamžité vystavení faktur pro všechny odběratele přiřazené k šabloně, bez čekání na naplánovaný termín.

1. Otevřete šablonu a v nástrojové liště karty klikněte na Vytvořit faktury dle šablony.
2. Potvrďte dotaz „Opravdu vytvořit faktury dle šablony?".
3. Systém pro každého přiřazeného odběratele vytvoří samostatnou fakturu (nebo zálohovou fakturu u šablony tohoto typu) se shodnými položkami a nastavením jako má šablona. Co se stane potom: pole Naposledy použito se přepíše na aktuální datum a pole Příští použití se dopočítá podle nastaveného intervalu opakování. Nové doklady najdete v modulu Faktury vydané / Zálohové faktury. Je-li v nastavení firmy zapnuto skladové hospodářství, vytvoří se pro položky se skladovou vazbou i skladové doklady a výdej/příjem ze skladu. Časté chyby: akce nic nevytvoří a zobrazí chybu, pokud je šablona stornovaná (Stornováno zaškrtnuto) nebo pokud nemá přiřazeného žádného odběratele.

Vložení procentní nebo pevné slevy do všech položek Použijte, když chcete jednorázově snížit celkovou částku faktury bez ruční úpravy cen u každé položky.

1. Na záložce položky prodej klikněte na tlačítko Sleva.
2. Vyplňte buď Sleva %, nebo Sleva Kč (abs.) — vyplňte jen jedno z polí — a volitelně vlastní text; do textu lze vložit značku [%], za kterou se dosadí zadaná procentní hodnota.
3. Potvrďte tlačítkem Uložit v modálním okně. Co se stane potom: do položek šablony se pro každou použitou sazbu DPH vloží samostatný řádek se zápornou částkou a textem slevy; součty faktury se přepočítají.

Stornování a kopírování šablony Když šablonu už nechcete používat, ale nechcete ji mazat, zaškrtněte na kartě Stornováno a uložte. Řádek šablony se v seznamu zobrazí šedě a tlačítko „Vytvořit faktury dle šablony" u ní dál odmítne cokoli vygenerovat. Potřebujete-li naopak založit podobnou šablonu s jinými odběrateli nebo jiným nastavením opakování, použijte v seznamu ikonu kopírování u řádku šablony — vytvoří se nová šablona (s předponou „Kopie -" v popisu) se zkopírovanými položkami i odběrateli, ale s vynulovaným příštím datem použití, odemčená a bez příznaku Stornováno.

Hromadná změna stavu nebo barevné označení více šablon V seznamu zaškrtněte více řádků a z hromadné nabídky nad seznamem zvolte buď konkrétní stav (položky Změna stavu), barvu (Barevné označení: zelená / žlutá / jantarová / fialová / zrušit označení), nebo hromadné smazání (vymazat).

Přehled seznamu

Seznam je defaultně seřazen podle pole Příští použití (nejbližší termín nahoře). Sloupce: Naposledy použito, Příští použití, Typ faktury, Popis, Číselná řada, Stav (barevný štítek), Středisko, Forma úhrady, Splatnost, Cena bez/s DPH, Měna, Kurz, Export, PDP, Var./Spec./Konst. symbol, Obchodník, Vytvořeno/Vytvořil, Změněno/Změnil.

Řádky se barevně zvýrazňují automaticky (nejde o ruční značku): červeně, pokud je Příští použití dnešní datum nebo starší (šablona čeká na spuštění), šedě, pokud je šablona Stornována.

Rychlý filtr Filtr stavu filtruje podle typu dokladu (Faktura / Zálohová faktura). Fulltextové hledání prohledává i popis položek a poznámky u položek prodeje i vratek.

Formulář

Záložka karta

Popis šablony (inv_title) – interní název, podle kterého šablonu poznáte v seznamu i v tisku. Kdy: pojmenujte ji tak, aby bylo jasné, koho a co se týká (např. „Měsíční paušál – servis"). Následek: zobrazuje se v seznamu a v titulku karty; při kopírování se před něj automaticky přidá „Kopie -".

Stav šablony (cl_status_id, povinné) – stav z číselníku stavů určeného pro šablony faktur. Kdy: vybírá se vždy při založení; hodnoty a jejich význam (např. aktivní / neaktivní) záleží na nastavení číselníku stavů ve firmě. Následek: stav se zobrazuje jako barevný štítek v seznamu a lze podle něj filtrovat a hromadně měnit stav u více šablon najednou.

Naposledy použito (inv_date) – datum, kdy byly z této šablony naposledy vytvořeny faktury. Kdy: při založení nové šablony pole zpravidla necháte prázdné. Následek: po každém spuštění „Vytvořit faktury dle šablony" se automaticky přepíše na aktuální datum a použije se jako základ pro dopočet pole Příští použití.

Příští použití (next_date) – needitovatelné pole, datum dalšího plánovaného vystavení faktur. Následek: dopočítává se automaticky z pole Naposledy použito a z nastavení opakování; řídí se podle něj i červené zvýraznění řádku v seznamu.

Nastavení opakování (interval_type) – přepínač typu opakování: Po X dnech / Vybraný den v měsíci / Vybraný den a měsíc v roce. Kdy: zvolte podle skutečné periodicity fakturace — dny pro nepravidelné intervaly (např. co 14 dní), den v měsíci pro měsíční paušály, den a měsíc pro roční platby (např. licence). Následek: podle volby se zpřístupní a stanou povinnými navazující pole Počet dnů (1–1095), Den v měsíci (1–31), případně i Měsíc v roce (1–12) pro roční opakování. Nesprávná kombinace vyplněných polí projde uložením jen tehdy, odpovídá-li zvolenému typu opakování.

Splatnost (due_days) – počet dnů splatnosti, který se přenese do vystavovaných faktur.

Číselná řada (cl_number_series_id) – číselná řada, podle které dostanou číslo faktury doklady vytvořené z této šablony. Kdy: vyberte řadu odpovídající typu šablony (nabídka se liší pro Šablonu faktury a Šablonu zálohy). Lze ji nastavit i rovnou při zakládání šablony přes šipku u tlačítka Šablona faktury/zálohy v seznamu. Následek: šablona sama číslo dokladu nemá (v seznamu žádný sloupec s číslem není) — číslo dostane až konkrétní faktura vytvořená z šablony, a to podle zvolené řady.

Odběratel (cl_partners_book_id) – zobrazuje aktuálně přiřazeného odběratele u účtů/kurzů; skutečné přiřazení odběratelů, kterým se má fakturovat, se ale dělá výhradně v sekci Odběratelé pro šablonu níže na kartě — toto pole samo o sobě nový výběr odběratele nenabízí.

PDP – Přenesená daňová povinnost (pdp) – checkbox pro doklady v režimu přenesené daňové povinnosti. Kdy: zaškrtněte u odběratelů/plnění podléhajících PDP. Následek: po zaškrtnutí se do pole Zápatí automaticky připojí výchozí text PDP z nastavení firmy. Past: po odškrtnutí se text v zápatí faktury zase kompletně vymaže — i kdyby uživatel zápatí mezitím sám ručně upravil.

Exportní fa (export) – označuje šablonu/fakturu jako exportní.

Tisknout pokladní doklad (invoice_add_cash_doc) – u faktur vygenerovaných z této šablony se má vytisknout i pokladní doklad.

Měna (cl_currencies_id, povinné) a Kurz (currency_rate) – měna dokladu a použitý kurz. Následek: změna měny nebo kurzu spustí přepočet již vložených položek prodeje na novou hodnotu, aby zůstala zachována cena v cizí měně.

Účet (cl_bank_accounts_id) a Účet odběratele (cl_partners_account_id) – bankovní účet firmy a účet odběratele pro úhradu. Následek: výběr účtu firmy a měny se drží synchronizovaně — změna jednoho pole nabídne odpovídající změnu druhého, pokud si neodpovídají měnou.

Nenosná pole bez dalšího efektu: Var. symbol, Konst. symbol, Spec. symbol, Středisko, Obchodník.

Odběratelé pro šablonu – tabulka v horní části karty, do které se přidávají odběratelé, jimž se má z šablony fakturovat. Sloupce: Odběratel (povinné), Pobočka odběratele (nabídka se omezuje na pobočky vybraného odběratele), Skupina (needitovatelný, jen informativní). Přidání jednotlivě probíhá přidáním nového řádku v tabulce, hromadně tlačítkem Hromadně vložit (viz scénář výše).

Záložka položky prodej

Standardní tabulka fakturačních položek (vazba na ceník, sklad, množství, cena, DPH). Nabízené sloupce se liší podle toho, zda je firma plátce DPH (zobrazí se i sloupec DPH % a rozpad Celkem bez/s DPH) a podle nastavení typu prodejní ceny ve firmě (cena s DPH / bez DPH). Toolbar nabízí Seřadit (Kód zboží / Název / Výchozí pořadí) a tlačítko Sleva (viz scénář výše).

Záložka položky zpět

Tabulka vratek/dobropisovaných položek, stejná struktura jako Položky prodej (bez tlačítka Sleva). Tato záložka se nezobrazuje u šablon typu Zálohová faktura, protože zálohové faktury vratky nemají.

Záložka záhlaví

Textové pole pro text vkládaný do záhlaví vystavených faktur (formátovaný text). Předvyplňuje se z výchozích textů nastavených ve firmě.

Záložka zápatí

Textové pole pro text v zápatí faktury. Automaticky se do něj vkládá text o přenesené daňové povinnosti při zaškrtnutí pole PDP na kartě (viz výše).

Záložka poznámky

Interní poznámka k šabloně, neobjevuje se na vytištěné faktuře.

Akce a tlačítka na dokladu

Mazání a omezení

• Jednotlivou šablonu lze smazat standardní hromadnou akcí vymazat nad zaškrtnutými řádky v seznamu.
• Akce Smazat a Hromadně vložit u odběratelů šablony odmítnou proběhnout s chybou „Šablona je uzamčena", pokud je technický příznak uzamčení nastaven — samotný modul Šablony faktur ale tlačítko pro (od)uzamčení šablony nenabízí, takže v běžném provozu k tomuto omezení nedochází.
• Vytvoření faktur ze stornované šablony není možné.
• Historie změn dokladu v tomto modulu není k dispozici.

Tisk a export

Modul má vlastní náhled tisku (obsahuje základní údaje o šabloně, prodejní položky i položky zpět), který se otevírá z karty šablony. Pole Exportní fa označuje šablonu/vzniklé faktury pro potřeby exportu, samotné exportní sestavy jsou součástí jiných modulů.

Vazby na jiné moduly

Modul Šablony faktur bere číselné řady a stavy z globálních číselníků firmy, ceníkové položky a stav skladu z ceníku a skladu, odběratele a jejich pobočky z adresáře partnerů. Může vzniknout zkopírováním existující faktury nebo zálohové faktury z modulu Faktury vydané / Zálohové faktury (tlačítko na kartě dokladu v těchto modulech). Vytváří navazující faktury a zálohové faktury v modulech Faktury vydané / Zálohové faktury (tlačítko Vytvořit faktury dle šablony) a při zapnutém skladovém hospodářství i skladové doklady výdeje/příjmu.

Oprávnění

Rozhodovací vodítka

Šablona faktury vs. Šablona zálohy

• Šablona faktury – použijte pro pravidelně vystavované standardní faktury (obsahuje i záložku položky zpět).
• Šablona zálohy – použijte pro pravidelně vystavované zálohové faktury; záložka položky zpět se u ní nezobrazuje, protože zálohové faktury vratky nemají.

Ruční spuštění vs. čekání na Příští použití

• Ruční spuštění (tlačítko Vytvořit faktury dle šablony) použijte, když potřebujete faktury vystavit dřív, než přijde naplánovaný termín, nebo mimo pravidelný interval.
• Čekání na pole Příští použití se hodí, pokud fakturaci spouští automatizovaný proces navázaný na toto pole (mimo rozsah tohoto modulu) — v takovém případě šablonu jen udržujte aktuální (položky, odběratelé, opakování).

Časté chyby

• Založení šablony bez přiřazených odběratelů — vystavení faktur pak skončí bez výsledku a s chybovou hláškou.
• Odškrtnutí pole PDP v domnění, že se smaže jen doplněný text o přenesené daňové povinnosti — ve skutečnosti se vymaže celý obsah pole Zápatí.
• Zapomenutí nastavit typ a hodnoty opakování — bez nich se nedopočítá správné Příští použití.
• Spoléhání na pole Odběratel na kartě jako na místo pro přidání odběratele — odběratelé se přidávají v tabulce Odběratelé pro šablonu.

Časté otázky

Jak zjistím, které šablony je potřeba dnes spustit? V seznamu jsou červeně zvýrazněné řádky, u kterých je pole Příští použití dnešní nebo starší datum.

Proč se mi u zálohové šablony nezobrazuje záložka položky zpět? Je to záměr — zálohové faktury vratky položek nemají, záložka se pro tento typ šablony automaticky skrývá.

Můžu z jedné šablony vystavit fakturu jen jednomu vybranému odběrateli? Ne, tlačítko Vytvořit faktury dle šablony vytvoří doklad pro všechny odběratele přiřazené v tabulce Odběratelé pro šablonu najednou.

Jak založím podobnou šablonu s jinými odběrateli? Použijte kopírování řádku v seznamu — položky se zkopírují, termíny a příznaky Stornováno/uzamčeno se vynulují, odběratele je pak potřeba upravit.

Tipy a triky

• Než šablonu poprvé spustíte, zkontrolujte pole Číselná řada — určuje, odkud budou brána čísla vznikajících faktur.
• Stornováním místo mazání zachováte historii nastavení šablony, aniž by dál generovala faktury.
• Pro rychlé nastavení opakovaného vystavení stejné faktury více odběratelům ze stejné skupiny využijte tlačítko Hromadně vložit místo ručního přidávání odběratelů jeden po druhém.