Šablony faktur

Modul Šablony faktur slouží k opakované, pravidelné fakturaci. Připravíte si jednu předlohu dokladu, přiřadíte k ní seznam odběratelů a jedním tlačítkem z ní necháte vystavit hotové faktury — každý měsíc, každý rok nebo po zadaném počtu dní.

Obsah

K čemu modul slouží

Šablona faktury je předloha dokladu, ze které program umí vyrobit skutečné faktury. Vyplníte ji jednou — položky, texty, splatnost, měnu, číselnou řadu — a připojíte k ní seznam odběratelů, kterým se má fakturovat. Program pak na jedno tlačítko vystaví každému z nich vlastní fakturu se stejným obsahem.

Modul zvládá dva druhy předloh:

  • Šablona faktury — vzniknou z ní běžné faktury vydané.
  • Šablona zálohy — vzniknou z ní zálohové faktury.

Šablona navíc hlídá termín. Nastavíte, jak často se má fakturovat (například každý měsíc k 15. dni), a program si sám počítá pole Příští použití. Jakmile tento termín nastane, šablona v seznamu zčervená a víte, že je na řadě.

? Tip: Šablona není doklad. Nemá vlastní číslo dokladu, nevstupuje do účetnictví ani do DPH. Je to jen formulář připravený k použití — účetním dokladem se stává až faktura, kterou z ní vystavíte.

Jak se do modulu dostat

V hlavním menu zvolte Faktury → Šablony faktur.

Položka menu se zobrazí jen tehdy, máte-li povolené oba moduly, se kterými šablony spolupracují: Faktury vydané i Zálohové faktury. Pokud v menu Šablony faktur nevidíte, chybí vám přístup k jednomu z nich — obraťte se na správce.

Jak na časté úkoly

Následující postupy pokrývají naprostou většinu práce se šablonami. Každý začíná tam, kde reálně začínáte vy — u úkolu, ne u pole ve formuláři.

1. Založím novou šablonu pravidelné faktury

Modelová situace: pronajímáte kancelářské prostory a chcete každý měsíc vystavit nájemné 12 000 Kč bez DPH.

  1. V seznamu klikněte na tlačítko Šablona faktury. Šipkou vedle tlačítka můžete rovnou zvolit číselnou řadu, kterou budou mít budoucí faktury.
  2. Otevře se formulář šablony. Vyplňte Popis šablony — například Nájemné kanceláře – měsíčně. Pod tímto popisem šablonu později najdete v seznamu.
  3. V části Nastavení opakování zvolte Vybraný den v měsíci a do pole Den v měsíci napište 15.
  4. Vyberte Stav šablony (povinné), zkontrolujte Měnu, Kurz a Splatnost.
  5. Přepněte se na záložku položky prodej a vložte řádek: text Nájemné kanceláří, množství 1, cena 12000, sazba DPH 21.
  6. Vraťte se nahoru k panelu Odběratelé pro šablonu a přidejte firmu, které se má fakturovat.
  7. Uložte tlačítkem Uložit (disketa s textem) v horní liště.

Co se stane potom: program spočítá pole Příští použití — pokud dnes je 3. 6., vyjde 15. 6. Do té doby je řádek v seznamu obyčejný. Ráno 15. 6. se v seznamu obarví červeně a je připraven k fakturaci.

⚠️ Častá chyba: Vyplní se položky a odběratelé, ale zapomene se na Nastavení opakování. Pole Příští použití pak zůstane prázdné, šablona nikdy nezčervená a nikdo si nevšimne, že se má fakturovat. Šablona funguje dál — jen na ni musíte myslet sami.

2. Udělám šablonu z faktury, kterou už jsem vystavil

Nejrychlejší způsob, jak založit šablonu, je vyjít z hotového dokladu. Nemusíte znovu vypisovat položky ani texty.

  1. Otevřete si v modulu Faktury vydané (nebo Zálohové faktury) fakturu, která má být vzorem.
  2. V liště dokladu klikněte na Vytvořit šablonu.
  3. Program potvrdí hláškou Šablona byla vytvořena a rovnou vás přepne do nové šablony.

Co se stane potom: do šablony se zkopírují všechny položky, texty záhlaví i zápatí, měna, kurz, způsob úhrady, splatnost, středisko i číselná řada. Odběratel z původní faktury se automaticky vloží jako první příjemce v panelu Odběratelé pro šablonu. Popis šablony se předvyplní jako Originál a číslo zdrojové faktury — například Originál 2026000148.

  1. Přepište Popis šablony na něco srozumitelného a doplňte Nastavení opakování — to se ze zdrojové faktury převzít nedá.

? Tip: Pojmenujte šablonu tak, jak ji budete hledat: Nájemné – Novák s.r.o., Servis IT – čtvrtletně. Výchozí Originál 2026000148 po roce nikomu nic neřekne.

3. Přidám do šablony odběratele — jednotlivě i hromadně

Panel Odběratelé pro šablonu je v horní části formuláře, nad vlastními údaji šablony. Určuje, komu se faktury vystaví — kolik je zde řádků, tolik faktur vznikne.

Jednotlivě:

  1. V panelu klikněte na tlačítko pro přidání řádku.
  2. Ve sloupci Odběratel vyberte firmu.
  3. Volitelně vyberte Pobočka odběratele, pokud se má fakturovat konkrétní provozovně.
  4. Řádek uložte.

Hromadně podle skupiny:

  1. V panelu klikněte na Hromadně vložit. Rozbalí se nabídka všech skupin partnerů z Adresáře.
  2. Klikněte na skupinu — například Předplatitelé servisu.

Co se stane potom: program vloží jedním rázem všechny odběratele z dané skupiny. Odběratele, kteří už v seznamu jsou, znovu nepřidá — duplicity nevzniknou.

⚠️ Častá chyba: V nabídce Odběratel nenajdete firmu, kterou hledáte. Nabídka obsahuje jen partnery, kteří mají v Adresáři zatrženo, že jsou odběratelé, a zároveň jsou aktivní. Opravte kartu partnera v Adresáři a vraťte se.

⚠️ Častá chyba: Tlačítko Smazat v tomto panelu nemaže označený řádek, ale všechny odběratele ze šablony najednou. Jednotlivý řádek mažte křížkem přímo u řádku.

? Omezení: Na zamčené šabloně nelze odběratele přidávat, mazat ani přeuspořádat — program odpoví hláškou Šablona je uzamčena. Nejprve šablonu odemkněte.

4. Vystavím faktury podle šablony

Toto je hlavní akce celého modulu.

  1. Otevřete šablonu, která je na řadě (v seznamu bývá červená).
  2. Zkontrolujte panel Odběratelé pro šablonu — komu se bude fakturovat.
  3. Zkontrolujte položky a částky na záložce položky prodej.
  4. V liště dokladu klikněte na Vytvořit faktury dle šablony.
  5. Program se zeptá Opravdu vytvořit faktury dle šablony? — potvrďte Ano.

Co se stane potom: pro každého odběratele v panelu vznikne samostatná faktura v modulu Faktury vydané (u šablony zálohy v Zálohových fakturách). Faktury dostanou čísla z číselné řady nastavené v šabloně, datum vystavení dnešní a splatnost podle pole Splatnost. Program poté přepočítá Příští použití na další termín podle nastavení opakování.

Je-li zapnutý sklad a šablona to má nastaveno, vznikne ke každé faktuře navíc výdejka (u vratných položek příjemka) a spáruje se s fakturou. Má-li šablona zatrženo Tisknout pokladní doklad, vznikne k faktuře i pokladní doklad.

⚠️ Častá chyba: Tlačítko se stiskne dvakrát „pro jistotu". Vzniknou dvě sady faktur — program druhé spuštění nijak nebrání. Než kliknete znovu, zkontrolujte modul Faktury vydané.

? Omezení: Fakturace se spustí i na zamčené šabloně. Zámek chrání formulář před úpravami, ale tlačítko Vytvořit faktury dle šablony neblokuje. Vypnout šablonu jde jedině zatržítkem Stornováno.

Nemá-li šablona v panelu žádného odběratele, program nic nevytvoří a odpoví Faktury nebyly vytvořeny, protože šablona neobsahuje žádné odběratele. Po úspěšném vystavení uvidíte hlášku Faktury byly vytvořeny dle šablony (u záloh Zálohové faktury byly vytvořeny dle šablony) a Počet vytvořených dokladů — podle něj hned zkontrolujete, že vzniklo tolik faktur, kolik jste čekali.

5. Nastavím měsíční, roční nebo denní opakování

V části Nastavení opakování vyberte jednu z voleb a doplňte k ní příslušné pole:

Volba u Typ opakování Doplňte pole Příklad nastavení Výsledek
Po X dnech Počet dnů (povinné, 1–1095) 14 Fakturuje se vždy 14 dní po posledním použití
Vybraný den v měsíci Den v měsíci (povinné, 1–31) 15 Fakturuje se každého 15. v měsíci
Vybraný den a měsíc v roce Den v měsíci + Měsíc v roce (obojí povinné, 1–31 a 1–12) 1 a 3 Fakturuje se každý rok 1. března

Co se stane potom: po uložení a po každém vystavení faktur program dopočítá pole Příští použití. To je jediný údaj, podle kterého se v seznamu pozná, že je šablona na řadě.

Program vás na chybějící údaj upozorní hláškami Zadejte počet dnů pro opakování, Zadejte den v měsíci pro měsíční opakování, Zadejte den v měsíci pro roční opakování nebo Zadejte měsíc pro roční opakování a formulář neuloží.

⚠️ Častá chyba: Nevybere se žádná volba u Typ opakování. Kontrola pak nic nevyžaduje, formulář se uloží — ale Příští použití zůstane prázdné a šablona se v seznamu nikdy nezbarví červeně.

? Tip: Chcete-li fakturovat čtvrtletně, použijte Po X dnech s hodnotou 91, nebo si založte čtyři šablony s volbou Vybraný den a měsíc v roce na různé měsíce. Čtvrtletní volba přímo neexistuje.

6. Založím šablonu zálohové faktury

Postup je stejný jako u běžné šablony, jen začnete jiným tlačítkem.

  1. V seznamu klikněte na Šablona zálohy (šipkou vedle vyberte číselnou řadu pro zálohové faktury).
  2. Vyplňte formulář stejně jako u běžné šablony.
  3. Uložte.

Co se stane potom: šablona je označena jako zálohová a tlačítko Vytvořit faktury dle šablony z ní vystaví doklady do modulu Zálohové faktury, nikoli do Faktur vydaných.

U zálohových šablon program nenabízí záložku položky zpět — vratné položky u zálohy nedávají smysl.

⚠️ Častá chyba: Šablona se založí tlačítkem Šablona faktury, ale mají z ní vznikat zálohy. Typ šablony nelze dodatečně přepnout — je nutné šablonu založit znovu správným tlačítkem.

7. Vložím do šablony slevu

Sleva se do šablony nevkládá jako procento u položek, ale jako samostatný záporný řádek dopočítaný z celkové částky.

  1. Otevřete záložku položky prodej.
  2. V liště nad položkami klikněte na Sleva.
  3. Otevře se okno Vložení slevy do faktury. Vyplňte buď Sleva % (například 10), nebo Sleva v CZK — název druhého pole se mění podle měny šablony.
  4. Volitelně upravte Text. Můžete v něm použít zástupný znak [%], místo kterého program dosadí zadané procento — například Sleva pro stálé zákazníky [%]. Necháte-li pole prázdné, doplní se Poskytnuta sleva 10%.
  5. Potvrďte tlačítkem Uložit (tlačítkem Zpět okno zavřete beze změny).

Co se stane potom: záleží na tom, které pole jste vyplnili:

Vyplníte Co program udělá
Sleva % Sečte položky podle sazeb DPH a ke každé sazbě vloží jeden záporný řádek, aby zůstalo správně rozpočítané DPH
Sleva v CZK Vloží jediný záporný řádek, a to v sazbě DPH, ve které máte největší objem položek

Příklad procentní slevy: položky za 10 000 Kč v 21 % a 5 000 Kč v 12 %, Sleva % = 10. Vzniknou dva řádky: −1 000 Kč v sazbě 21 % a −500 Kč v sazbě 12 %.

Příklad absolutní slevy: stejné položky, Sleva v CZK = 1500. Vznikne jediný řádek −1 500 Kč v sazbě 21 %.

⚠️ Častá chyba: Sleva se vloží dvakrát. Program starý slevový řádek nemaže — v šabloně pak zůstanou dvě slevy a faktury vyjdou nižší, než mají. Před opětovným vložením smažte předchozí záporné řádky ručně.

? Tip: Text, který zde použijete, si program zapamatuje a příště ho předvyplní. Napište ho tedy rovnou se zástupným znakem [%] a při dalších slevách už jen zadáte procento.

8. Dočasně vypnu šablonu, kterou nechci používat

Máte dvě možnosti, které se hodí do jiných situací.

Stornovat (šablonu už nepoužívám):

  1. Otevřete šablonu.
  2. Zatrhněte pole Stornováno.
  3. Uložte.

Řádek v seznamu zešedne a fakturace se ze šablony zastaví — stisknete-li Vytvořit faktury dle šablony, program odpoví Faktury nebyly vytvořeny, protože šablona je stornována. Údaje zůstanou zachovány pro dohledání i pro pozdější obnovení.

Zamknout (šablona je hotová a nikdo do ní nemá sahat):

  1. Otevřete šablonu.
  2. V horní liště klikněte na zámek.

Formulář, položky i seznam odběratelů se přepnou do režimu jen ke čtení. Odemknout jde stejným tlačítkem.

? Tip: Používáte-li šablonu jen část roku (například sezónní služby), stačí ji mimo sezónu zatrhnout jako Stornováno a před sezónou zatržítko zrušit. Nastavení opakování zůstane, nemusíte nic přenastavovat.

9. Vytvořím obměnu šablony kopií

Potřebujete-li druhou šablonu, která se od stávající liší jen v pár údajích, nezakládejte ji od nuly.

  1. V seznamu otevřete výchozí šablonu.
  2. V horní liště klikněte na tlačítko kopírování.
  3. Program potvrdí Doklad byl zkopírován a otevře novou šablonu.

Co se stane potom: zkopírují se položky, texty i seznam odběratelů. Nové šabloně se nastaví aktuální datum a vynuluje se historie použití — kopie tedy nezdědí informaci, kdy se naposledy fakturovalo.

  1. Upravte, co se má lišit (název, položky, odběratele) a uložte.

Přehled seznamu

Seznam šablon je výchozí obrazovka modulu. Řadí se automaticky podle Příští použití vzestupně — nahoře tedy vidíte to, co je nejdřív na řadě.

Sloupce seznamu

Sloupec Co obsahuje
Naposledy použito Datum, kdy se ze šablony naposledy vystavovaly faktury
Příští použití Termín, kdy má fakturace proběhnout znovu — podle něj se řádek barví
Typ faktury Faktura nebo zálohová faktura
Popis Název šablony, který jste zadali
Číselná řada Řada, ze které dostanou čísla vystavené faktury
Stav Barevný stav šablony
Středisko Středisko, na které se bude fakturovat
Forma úhrady Způsob úhrady budoucích faktur
Splatnost Počet dní splatnosti
Cena bez DPH / Cena s DPH Celková částka šablony (u neplátce DPH jediný sloupec Cena celkem)
Měna, Kurz Měna šablony a kurz
Export Zda se mají faktury exportovat do účetnictví
PDP Přenesená daňová povinnost
Var symbol, Spec symbol, Konst symbol Symboly plateb
Obchodník Uživatel odpovědný za šablonu
Vytvořeno, Vytvořil, Změněno, Změnil Kdo a kdy šablonu založil a naposledy upravil

Barvy řádků

Barva Význam
Šedá Šablona je Stornováno — nepoužívá se
Červená Příští použití už nastalo nebo je v minulosti — šablona čeká na fakturaci
Bez barvy Šablona je aktivní, ale termín ještě nenastal

Šedá má přednost — stornovaná šablona po termínu zůstane šedá, nikoli červená.

Filtrování a hledání

  • Rychlé hledání nad seznamem prohledává variabilní symbol, název odběratele, popis šablony a celkové částky.
  • Fulltextové hledání v položkách najde šablonu i podle textu položky, jejího popisu nebo označení ze Ceníku.
  • Filtr stavu nad seznamem přepíná mezi typy — faktura / zálohová faktura.
  • Ve filtračním řádku lze filtrovat podle odběratele, typu faktury, číselné řady, variabilního symbolu, stavu, střediska, popisu, obchodníka, data posledního i příštího použití, formy úhrady, pobočky, měny a částek.

Hromadné akce

Zatržením řádků vlevo a volbou akce lze naráz:

Akce Co udělá
Zamknout / Odemknout Přepne vybrané šablony do režimu jen ke čtení a zpět
Změna stavu Nastaví vybraným šablonám společný stav
Barevné označení Přiřadí vybraným šablonám barevný praporek
Odeslání e-mailem Rozešle vybrané záznamy e-mailem
Smazání Vymaže vybrané šablony (viz Mazání a omezení)

Tlačítka nad seznamem

Tlačítko Co udělá
Šablona faktury Založí novou šablonu pro faktury vydané. Šipka vedle nabídne výběr číselné řady
Šablona zálohy Založí novou šablonu pro zálohové faktury. Šipka vedle nabídne výběr číselné řady

U každého řádku je navíc dostupná funkce kopírování — viz scénář 9.

? Tip: Necháte-li si seznam ve výchozím řazení, stačí každé ráno otevřít modul a podívat se na červené řádky. Jsou to přesně ty šablony, které mají být dnes vyfakturované.

Formulář šablony

Formulář šablony je vždy celý vidět — nahoře panel Odběratelé pro šablonu, pod ním vlastní údaje šablony a vpravo panel Součty. Pod formulářem je pruh záložek s položkami a texty.

Mapa polí

Pole Povinné Stručně
Popis šablony ne (ale prakticky ano) Název, pod kterým šablonu poznáte v seznamu
Stav šablony ano Barevný stav; nabídka pochází z číselníku stavů pro šablony
Naposledy použito ne Datum posledního vystavení faktur; slouží jako základ výpočtu u volby Po X dnech
Příští použití nelze vyplnit Program dopočítá sám; podle něj se řádek barví červeně
Stornováno ne Vyřadí šablonu z používání, řádek zešedne
Typ opakování ne (ale bez něj nic nefunguje) Po X dnech / Vybraný den v měsíci / Vybraný den a měsíc v roce
Počet dnů ano u Po X dnech 1–1095
Den v měsíci ano u měsíčního i ročního opakování 1–31
Měsíc v roce ano u ročního opakování 1–12
Číselná řada ne Řada, ze které dostanou čísla vystavené faktury
Obchodník ne Uživatel odpovědný za doklad
Středisko ne Středisko budoucích faktur
Forma úhrady ne Způsob úhrady; ovlivňuje splatnost
Splatnost ne Počet dní splatnosti budoucích faktur
Přenesená daňová povinnost ne Jen u plátce DPH; doplní do zápatí text o PDP
Exportní fa ne Označí faktury pro export do účetnictví
Tisknout pokladní doklad ne K faktuře vznikne i pokladní doklad
Měna ano Měna šablony a budoucích faktur
Kurz ano (nesmí být prázdný ani 0) Kurz měny k domácí měně
Var symbol ne Variabilní symbol budoucích faktur
Konst symbol ne Konstantní symbol
Spec symbol ne Specifický symbol
Účet ne Váš bankovní účet uvedený na faktuře
Účet odběratele ne Účet odběratele; nabídka se plní podle vybraného odběratele

Klíčová pole podrobně

Popis šablony

Co to je: volný text až 150 znaků, který se v seznamu zobrazuje ve sloupci Popis.

Kdy a proč vyplnit: vždy. Šablona nemá číslo dokladu, takže Popis šablony je jediný údaj, podle kterého ji v seznamu poznáte. Pište tak, aby bylo poznat co a komu: Nájemné – Novák s.r.o. – měsíčně.

Důsledek a úskalí: vzniká-li šablona tlačítkem Vytvořit šablonu z hotové faktury, předvyplní se Originál + číslo zdrojové faktury. To je jen technická stopa — přepište ji. Do vystavených faktur se popis nepřenáší, je opravdu jen pro vaši orientaci v seznamu.

Stav šablony (povinné)

Co to je: výběr z číselníku stavů určených pro šablony. V seznamu se zobrazuje jako barevný štítek.

Kdy a proč vyplnit: vždy — bez něj program formulář neuloží a odpoví Vyberte prosím stav šablony. U nové šablony se předvyplní stav označený jako výchozí.

Důsledek a úskalí: stav je vaše vlastní organizační značka (například rozpracováno / schváleno). Program podle něj sám nic nedělá — fakturaci nezastaví ani nespustí. Chcete-li šablonu skutečně vyřadit, použijte Stornováno, ne stav.

Typ opakování

Co to je: tři přepínače v části Nastavení opakování — Po X dnech, Vybraný den v měsíci, Vybraný den a měsíc v roce.

Kdy a proč vyplnit: vždy, když chcete, aby vám program hlídal termín. Podle vybrané volby se zpřístupní příslušné pole a program ho začne vyžadovat.

Důsledek a úskalí: volba řídí výpočet pole Příští použití a tím i červené zabarvení řádku v seznamu. Nevyberete-li nic, program nic nevyžaduje, uloží — a šablona zůstane navždy bez termínu. Nejde o poruchu, jen se na ni musíte upamatovat sami.

Příští použití

Co to je: datum příští fakturace. Pole je jen ke čtení — vyplnit ho ručně nelze.

Kdy a proč vyplnit: nikdy ručně. Program ho počítá sám při uložení a znovu po každém vystavení faktur.

Důsledek a úskalí: je to jediné kritérium červeného zabarvení a zároveň výchozí řazení seznamu. Zůstane-li prázdné, šablona se propadne v seznamu a nikdo si jí nevšimne. Potřebujete-li termín posunout, změňte Naposledy použito (u volby Po X dnech) nebo Den v měsíci / Měsíc v roce a uložte — program termín přepočítá.

Naposledy použito

Co to je: datum posledního vystavení faktur ze šablony.

Kdy a proč vyplnit: obvykle nevyplňujete — program ho nastaví sám při stisku Vytvořit faktury dle šablony. Ručně ho měňte jen tehdy, chcete-li u volby Po X dnech posunout termín příští fakturace.

Důsledek a úskalí: u volby Po X dnech se Příští použití počítá právě z tohoto data. Přepíšete-li ho do minulosti, šablona okamžitě zčervená; do budoucnosti, termín se odsune.

Číselná řada

Co to je: výběr číselné řady. Nabídka obsahuje řady pro faktury vydané, u šablony zálohy řady pro zálohové faktury.

Kdy a proč vyplnit: při zakládání šablony. Nejrychleji šipkou vedle tlačítka Šablona faktury / Šablona zálohy už při zakládání.

Důsledek a úskalí: šablona sama žádné číslo nedostane. Číselná řada zde určuje, z jaké řady budou číslovány faktury, které ze šablony vzniknou. Proto v tomto modulu nenajdete pole s číslem dokladu ani filtry podle číselných řad, na které jste zvyklí z faktur.

Měna a Kurz (obojí povinné)

Co to je: měna budoucích faktur a přepočítací kurz k domácí měně.

Kdy a proč vyplnit: Měna se předvyplní domácí měnou firmy, Kurz jejím pevným kurzem. Měníte je jen u zahraničních odběratelů.

Důsledek a úskalí: po změně Měny program automaticky dotáhne kurz a přepočítá částky položek, a zároveň přenabídne bankovní účty ve stejné měně. Kurz nesmí být prázdný ani nula — program odpoví Kurz nesmí být prázdný nebo Kurz nesmí být 0. Kurz uložený v šabloně je kurz „k dnešku" — u dlouho běžících šablon ho před fakturací zkontrolujte.

Forma úhrady a Splatnost

Co to je: způsob úhrady budoucích faktur a počet dní jejich splatnosti.

Kdy a proč vyplnit: Forma úhrady se předvyplní podle nastavení firmy. Změníte-li ji, program automaticky přenastaví Splatnost podle toho, co má daná forma úhrady definováno.

Důsledek a úskalí: vystavené faktury dostanou datum splatnosti = datum vystavení + Splatnost. Přepíšete-li Splatnost ručně a teprve pak změníte Formu úhrady, vaše ruční hodnota se přepíše. Nastavujte proto vždy nejprve formu úhrady a až potom splatnost.

Přenesená daňová povinnost

Co to je: zatržítko pro režim přenesené daňové povinnosti. Zobrazuje se jen u plátce DPH.

Kdy a proč zatrhnout: u plnění v režimu PDP, kdy daň odvádí odběratel.

Důsledek a úskalí: při zatržení program vynuluje DPH na všech položkách a do zápatí připojí text o přenesené daňové povinnosti z nastavení firmy.

⚠️ Častá chyba: Zrušením zatržítka se smaže celý text zápatí, nejen věta o PDP. Máte-li v zápatí vlastní text (bankovní spojení, poděkování), po odtržení PDP ho budete muset napsat znovu.

Stornováno

Co to je: zatržítko, kterým šablonu vyřadíte z používání.

Kdy a proč zatrhnout: když šablonu už nechcete používat, ale chcete si ji nechat pro dohledání nebo pro pozdější obnovení.

Důsledek a úskalí: řádek v seznamu zešedne — a šedá má přednost před červenou, takže stornovaná šablona nezčervená ani po termínu. Zároveň se ze šablony přestanou vystavovat faktury — stisk tlačítka Vytvořit faktury dle šablony skončí hláškou Faktury nebyly vytvořeny, protože šablona je stornována. Storno je tedy bezpečný způsob, jak šablonu vypnout, aniž byste o ni přišli.

Exportní fa a Tisknout pokladní doklad

Exportní fa označí budoucí faktury jako určené k exportu do účetního programu — sloupec Export v seznamu faktur pak ukazuje zatržítko.

Tisknout pokladní doklad zajistí, že spolu s fakturou vznikne i pokladní doklad. Používá se u hotovostních plateb — dává smysl jen v kombinaci s hotovostní Formou úhrady.

Účet a Účet odběratele

Účet je váš bankovní účet, který se vytiskne na faktuře. Předvyplní se výchozí účet vedený v měně firmy. Změníte-li Měnu, program automaticky nabídne účet ve stejné měně — je to nejčastější důvod, proč se vybraný účet „sám" změní.

Účet odběratele nabízí účty konkrétního odběratele. U šablon s více odběrateli zůstává obvykle prázdný, protože každá faktura půjde jinam.

Var symbol, Konst symbol, Spec symbol

Symboly plateb budoucích faktur. Var symbol nechte u víceodběratelských šablon raději prázdný — vyplněná hodnota by se přenesla na všechny vystavené faktury stejně, což znemožní automatické párování plateb. Konst symbol se předvyplní z nastavení firmy.

Středisko a Obchodník

Středisko určuje, na které středisko se výnos z budoucích faktur zaúčtuje; předvyplní se podle pobočky přihlášeného uživatele. Obchodník je uživatel odpovědný za doklad; předvyplní se přihlášeným uživatelem. Nabídka obchodníků je rozdělená na Aktivní a Neaktivní.

Panel Odběratelé pro šablonu

Tabulka v horní části obrazovky určuje, komu se budou faktury vystavovat. Každý řádek = jedna budoucí faktura.

Sloupec Co obsahuje
Odběratel Firma z Adresáře; v nabídce se ukazuje i IČ, ulice, město a skupina, takže rozeznáte i podobné názvy
Pobočka odběratele Provozovna vybraného odběratele; nabídka se plní podle zvolené firmy
Skupina Skupina partnerů, do níž odběratel patří — jen ke čtení, přebírá se z Adresáře

Nad tabulkou je vyhledávací pole (hledá podle názvu, IČ, ulice, města i skupiny) a tato tlačítka:

Tlačítko Co udělá
Hromadně vložit Rozbalí nabídku skupin partnerů; kliknutím na skupinu vloží všechny její odběratele
Seřadit → Název odběratele Seřadí řádky abecedně podle názvu
Seřadit → Skupina Seřadí řádky podle skupiny odběratele
Seřadit → Výchozí pořadí Vrátí pořadí, v jakém řádky vznikly
Smazat Smaže všechny odběratele ze šablony (hláška Odběratelé byli ze šablony faktury smazáni)

Tabulka se stránkuje po 20 řádcích, takže i šablona pro stovku odběratelů zůstane přehledná.

? Omezení: Na zamčené šabloně jsou Hromadně vložit, Seřadit i Smazat blokovány — program odpoví Šablona je uzamčena, resp. Doklad je uzamčen.

Záložka položky prodej

Zde se zadává, co se bude fakturovat. Řádky se vyplňují přímo v tabulce.

Sloupec Co obsahuje
Kód Kód položky z Ceníku — jen ke čtení, doplní se výběrem z ceníku
Popis Text položky; u položek z ceníku ho nelze přepsat
Sklad Sklad, ze kterého se bude vydávat (jen při zapnuté skladové evidenci)
Množství Počet jednotek
Jednotky Měrná jednotka; předvyplní se výchozí jednotkou z nastavení firmy
Skladová cena Nákupní cena — jen ke čtení
Prodej bez DPH / Prodej s DPH Jednotková cena; název sloupce se mění podle toho, jak má šablona nastaveno zadávání cen
Sleva % Sleva na jednotlivém řádku
Zisk % Dopočítaná marže — jen ke čtení
Celkem bez DPH Řádek bez daně
DPH % Sazba daně z číselníku platných sazeb; předvyplní se výchozí sazbou
Celkem s DPH Řádek včetně daně
Poznámka 1, Poznámka 2 Dva doplňkové řádky textu pod položkou (názvy si firma může přejmenovat)

U neplátce DPH sloupce DPH % a Celkem s DPH odpadají a zůstává jediné Celkem. Není-li zapnutá skladová evidence, zmizí Sklad, Skladová cena i Zisk %.

Tlačítka nad položkami:

Tlačítko Co udělá
Seřadit → Kód zboží Seřadí položky podle kódu z ceníku
Seřadit → Název Seřadí položky podle názvu
Seřadit → Výchozí pořadí Vrátí pořadí, v jakém položky vznikly
Sleva Otevře okno Vložení slevy do faktury — viz scénář 7

Vyhledávací pole nad tabulkou prohledává Ceník podle kódu, názvu i EAN kódu — položku tedy nemusíte hledat v jiném modulu. Volbou text a cena vložíte řádek bez množství, jen s textem a částkou (hodí se pro paušály a jednorázové poplatky).

Pořadí řádků lze měnit i přetažením myší.

? Tip: U pravidelných paušálů použijte řádek typu text a cena. Ušetříte si vyplňování množství a jednotek a na faktuře bude jen text a částka.

Záložka položky zpět

Slouží pro vratné položky — obaly, palety, zapůjčené zboží, které se vrací zpět na sklad. Sloupce jsou stejné jako u záložky položky prodej.

Při vystavení faktur ze šablony se z těchto řádků vytvoří skladová příjemka (u prodejních položek naopak výdejka).

Nad tabulkou je stejné vyhledávání v Ceníku a tlačítko Seřadit s volbami Kód zboží, Název a Výchozí pořadí. Tlačítko Sleva se zde nenabízí — sleva se vkládá jen do prodejních položek.

? Omezení: U šablony zálohy se záložka položky zpět vůbec nezobrazuje — vratné položky u zálohové faktury nedávají smysl.

Záložka záhlaví

Textový editor pro text, který se na budoucích fakturách vytiskne nad položkami. Předvyplní se textem záhlaví z nastavení firmy.

Používá se pro odkaz na objednávku, smlouvu nebo období, za které se fakturuje — například Fakturujeme Vám služby za období 1. – 31. 5. 2026 dle smlouvy č. 2024/17.

Záložka zápatí

Textový editor pro text pod položkami. Předvyplní se textem zápatí z nastavení firmy.

Sem program také automaticky doplňuje větu o přenesené daňové povinnosti, zatrhnete-li Přenesená daňová povinnost.

⚠️ Častá chyba: Vlastní text zápatí se ztratí, když zrušíte zatržítko Přenesená daňová povinnost — program vymaže zápatí celé. Máte-li v zápatí něco důležitého, zkopírujte si to předem stranou.

Záložka poznámky

Textový editor pro interní poznámky k šabloně — proč vznikla, s kým je domluvena, kdy končí smlouva. Text slouží pro vaši potřebu.

Panel Součty

Vpravo vedle formuláře je průběžný přehled částek celé šablony:

Řádek Význam
Celkem bez DPH Součet položek bez daně
DPH Daň v členění podle sazeb
Celkem s DPH Celková částka k úhradě

U neplátce DPH se zobrazuje jen celková částka. Součty se přepočítávají při každé změně položek — jsou to částky jedné budoucí faktury, ne součet za všechny odběratele.

⚠️ Častá chyba: Panel Součty se čte jako celková hodnota fakturace. Není to tak — má-li šablona 30 odběratelů, vyfakturujete třicetinásobek zobrazené částky.

Akce a tlačítka na dokladu

V horní liště otevřené šablony najdete tato tlačítka:

Tlačítko Co udělá Poznámka
Vytvořit faktury dle šablony Vystaví faktury všem odběratelům ze šablony Ptá se Opravdu vytvořit faktury dle šablony? — potvrdíte Ano / zrušíte Ne
časté texty Otevře seznam často používaných textů k rychlému vložení Šetří psaní opakujících se formulací do položek a textů
Uložit (disketa s popiskem) Uloží všechny části šablony a zavře ji — vrátíte se do seznamu Popisek při najetí myší: Uložit vše a zavřít
Uložit (samotná disketa) Uloží všechny části šablony a nechá vás v ní Popisek: Uložit vše a zůstat — používejte při postupném vyplňování
Zpět na seznam Zavře šablonu bez uložení rozepsaného formuláře Řádky položek zadané do tabulek zůstávají uložené
Zámek Zamkne šablonu proti úpravám; opakovaným stiskem odemkne Viz Zamykání, historie a kopírování
Historie Zobrazí přehled změn — kdo, kdy a co na šabloně změnil
Kopírovat Vytvoří novou šablonu jako kopii této Potvrdí hláškou Doklad byl zkopírován
Barevné označení Rozbalí nabídku barevných praporků Zelená, Žlutá, Jantarová, Fialová, Zrušit označení (klávesové zkratky Alt+1 až Alt+4)
Ikona schránky Zkopíruje označení dokladu do schránky Hodí se pro vložení do e-mailu nebo poznámky

Nad tlačítky je záhlaví s Číselnou řadou, Popisem a Odběratelem, takže i po sjetí dolů víte, kterou šablonu máte otevřenou.

? Tip: Zapamatujte si rozdíl mezi oběma tlačítky Uložit: disketa s textem uloží a zavře, samotná disketa uloží a nechá vás pokračovat. Při zakládání delší šablony používejte druhé — nepřijdete o rozdělanou práci a nemusíte ji znovu otevírat.

Zamykání, historie a kopírování

Zamykání

Zámek v horní liště přepne šablonu do režimu jen ke čtení. Formulář, položky i panel odběratelů přestanou být upravitelné. Odemknout ji lze stejným tlačítkem. Hromadně lze zamykat a odemykat i ze seznamu přes hromadné akce Zamknout / Odemknout.

Zamčení se hodí u šablon, které jsou hotové a nemá do nich nikdo sahat — například u dlouhodobých nájemních smluv, kde by změna částky znamenala porušení smlouvy.

? Omezení: Zámek nebrání vystavení faktur. Tlačítko Vytvořit faktury dle šablony funguje i na zamčené šabloně. Chcete-li šablonu skutečně vyřadit z používání, zatrhněte Stornováno — to fakturaci zastaví.

Historie

Tlačítko Historie ukáže, kdo a kdy šablonu měnil a jaké hodnoty se změnily. Je to nejrychlejší způsob, jak zjistit, proč se u pravidelné faktury najednou změnila částka nebo splatnost.

Kopírování

Kopie přebírá položky, texty i seznam odběratelů. Nastaví se aktuální datum a vynuluje se historie použití, takže kopie nezdědí informaci, kdy se ze vzoru naposledy fakturovalo. Kopírovat lze z otevřené šablony i přímo z řádku v seznamu.

⚠️ Častá chyba: Po zkopírování se zapomene upravit panel Odběratelé pro šablonu. Kopie má stejný seznam jako originál — spustíte-li fakturaci na obou, dostanou titíž odběratelé dvě faktury.

Mazání a omezení

Šablonu smažete křížkem u řádku v seznamu nebo hromadnou akcí po zatržení více řádků.

Situace Chování
Šablona je zamčená Program mazání odmítne. Nejprve ji odemkněte
Šablona je používaná Smazáním šablony nezanikají faktury, které z ní už vznikly — jsou to samostatné doklady
Šablona je stornovaná Smazat lze, ale často stačí ponechat storno a šablonu zachovat pro dohledání

Další omezení modulu:

? Omezení: Šablona nemá vlastní číslo dokladu. Pole s číslem je nepřepisovatelné a v seznamu ani ve filtrech nenajdete číselnou řadu šablon — číselná řada zde slouží jen k číslování budoucích faktur.

? Omezení: Typ šablony (faktura / záloha) nelze po založení změnit. Spletete-li se v tlačítku, založte šablonu znovu tím správným.

? Omezení: Fakturace vytvoří pro každého odběratele jednu fakturu se stejnými položkami. Chcete-li fakturovat různým odběratelům různé částky, potřebujete pro každou variantu vlastní šablonu.

? Omezení: Program žádnou fakturaci nespouští automaticky na pozadí. Tlačítko Vytvořit faktury dle šablony musí vždy stisknout člověk — červené zabarvení řádku je připomínka, ne příkaz k provedení.

? Omezení: Náhled dokladu ani sestavy nejsou v tomto modulu k dispozici. Šablona není doklad, takže se netiskne.

Tisk a export

Šablona se netiskne — není to doklad, takže pro ni nejsou k dispozici tiskové sestavy ani náhled dokladu. Tisknou se až faktury, které z ní vzniknou; ty najdete v modulu Faktury vydané nebo Zálohové faktury.

Ze seznamu šablon lze data vyvézt do souboru:

Formát Kdy se hodí
CSV Pro další zpracování v tabulkovém procesoru
XLS Pro rovnou otevření v Excelu
XML Pro předání jinému programu

Exportuje se to, co je právě v seznamu vidět — tedy s uplatněnými filtry a v aktuálním pořadí sloupců.

? Tip: Potřebujete-li přehled „co se komu pravidelně fakturuje", vyfiltrujte v seznamu nestornované šablony a vyvezte je do XLS. Sloupce Popis, Příští použití a Cena s DPH dají srozumitelný podklad pro plánování tržeb.

Vazby na jiné moduly

Modul Co posílá / bere Kterým polem nebo tlačítkem
Faktury vydané Vznikají zde hotové faktury ze šablony; opačně z faktury vznikne šablona Tlačítko Vytvořit faktury dle šablony / v modulu Faktury vydané tlačítko Vytvořit šablonu
Zálohové faktury Vznikají zde zálohové faktury ze šablony zálohy; opačně z zálohy vznikne šablona Tlačítko Vytvořit faktury dle šablony / v modulu Zálohové faktury tlačítko Vytvořit šablonu
Adresář Dodává odběratele, jejich pobočky a skupiny Panel Odběratelé pro šablonu — sloupce Odběratel, Pobočka odběratele, Skupina; tlačítko Hromadně vložit
Ceník Dodává položky, kódy, ceny a množstevní slevy Vyhledávací pole nad položkami; sloupce Kód, Popis, Prodej bez DPH
Sklad Ze šablony vznikají výdejky a příjemky současně s fakturami Sloupec Sklad na položkách; při zapnuté skladové evidenci
Pokladna Ke vzniklé faktuře se vytvoří pokladní doklad Zatržítko Tisknout pokladní doklad
Číselné řady Určují číslování budoucích faktur Pole Číselná řada; šipka u tlačítek Šablona faktury / Šablona zálohy
Střediska Určují, na které středisko se výnos zaúčtuje Pole Středisko
Bankovní účty Účet uvedený na budoucích fakturách Pole Účet
Měny Měna a kurz budoucích faktur Pole Měna, Kurz
Sazby DPH Nabídka platných sazeb na položkách Sloupec DPH %
Stavy Číselník stavů pro šablony Pole Stav šablony
Formy úhrady Určují způsob platby a výchozí splatnost Pole Forma úhrady, Splatnost
Časté texty Zásobník opakovaně používaných formulací Tlačítko časté texty
Uživatelé Nabídka odpovědných osob Pole Obchodník
Nastavení firmy Dodává výchozí měnu, kurz, konstantní symbol, formu úhrady, texty záhlaví a zápatí, výchozí jednotku a sazbu DPH, text o přenesené daňové povinnosti Předvyplnění nové šablony

Oprávnění

Přístup k modulu se řídí právy nastavenými správcem:

Oprávnění Co umožňuje
Zpřístupněno Modul se objeví v menu Faktury → Šablony faktur
Čtení Prohlížení seznamu i otevřených šablon
Zápis Zakládání nových šablon (Šablona faktury, Šablona zálohy), vystavování faktur (Vytvořit faktury dle šablony), vkládání odběratelů (Hromadně vložit), řazení (Seřadit), práce s častými texty
Editace Úpravy existujících šablon, vkládání slevy (Sleva), hromadné mazání odběratelů (Smazat)
Mazání Odstraňování šablon ze seznamu
Sestavy V tomto modulu se neuplatní — šablony nemají tiskové sestavy

Bez povoleného modulu Faktury vydané i Zálohové faktury se položka menu vůbec nezobrazí.

Rozhodovací vodítka

Kdy šablonu, kdy kopii faktury?

Situace Doporučení
Fakturuje se opakovaně ve stálém rytmu Šablona — program vám hlídá termín
Fakturuje se stejná věc více odběratelům naráz Šablona — jedním tlačítkem vystavíte všechny faktury
Jde o jednorázový doklad podobný minulému Kopie faktury přímo v modulu Faktury vydané
Obsah faktury se pokaždé výrazně liší Ani jedno — vystavte fakturu ručně

Kdy Stornováno a kdy zámek?

Chci… Použijte
Šablonu přestat používat, ale zachovat ji Stornováno — zešedne a fakturace se z ní zastaví
Šablonu ponechat v provozu, ale zabránit úpravám Zámek — fakturovat půjde dál, upravovat ne
Šablonu odstranit natrvalo Smazání ze seznamu (nejdřív odemknout)

Kdy Po X dnech a kdy Vybraný den v měsíci?

Situace Volba
Fakturuje se vždy k pevnému datu (nájem, paušál) Vybraný den v měsíci — termín se nerozjede
Fakturuje se po uplynutí lhůty od minula (servisní interval) Po X dnech
Fakturuje se jednou ročně (licence, pojištění, členské příspěvky) Vybraný den a měsíc v roce

⚠️ Častá chyba: Pro měsíční fakturaci se zvolí Po X dnech s hodnotou 30. Termín se každý měsíc posune o den dozadu a po roce fakturujete o dva týdny dřív. Pro měsíční rytmus vždy volte Vybraný den v měsíci.

Kolik šablon založit?

Jedna šablona = jeden obsah faktury. Odběratelů může mít libovolně mnoho, ale všichni dostanou totéž. Liší-li se částky nebo položky, potřebujete pro každou variantu vlastní šablonu — například Nájem malá kancelář a Nájem velká kancelář.

Časté chyby

Šablona nikdy nezčervená. Není vybrán Typ opakování, nebo chybí pole, které k němu patří. Pole Příští použití zůstane prázdné. Otevřete šablonu, doplňte nastavení opakování a uložte.

Faktury se nevystavily. Nejčastěji proto, že šablona nemá v panelu žádného odběratele (Faktury nebyly vytvořeny, protože šablona neobsahuje žádné odběratele), nebo je zatržená jako Stornováno (Faktury nebyly vytvořeny, protože šablona je stornována).

Vznikly dvě sady faktur. Tlačítko Vytvořit faktury dle šablony bylo stisknuto dvakrát. Program opakované spuštění nezakazuje. Přebytečné faktury stornujte v modulu Faktury vydané.

Všechny faktury mají stejný variabilní symbol. V šabloně je vyplněné pole Var symbol a přenese se na všechny doklady. U šablon s více odběrateli ho nechte prázdný.

Zápatí faktury je najednou prázdné. Bylo zrušeno zatržítko Přenesená daňová povinnost — tím se smaže celý text zápatí, ne jen věta o PDP.

Splatnost se sama změnila. Po ruční změně pole Splatnost byla ještě upravena Forma úhrady, která splatnost přenastavila podle svého. Nastavujte nejprve formu úhrady, potom splatnost.

Sleva na faktuře je dvojnásobná. Tlačítko Sleva bylo použito dvakrát a program starý slevový řádek nemaže. Smažte přebytečné záporné řádky ručně.

Zmizeli všichni odběratelé ze šablony. Bylo stisknuto tlačítko Smazat v panelu odběratelů — to maže celý seznam, ne jeden řádek.

Odběratele nelze vybrat. Partner nemá v Adresáři označení odběratele, nebo je vedený jako neaktivní.

Kurz na fakturách je starý. Šablona si pamatuje kurz z doby, kdy vznikla. U cizoměnových šablon ho před fakturací zkontrolujte a případně přepište.

Časté otázky

Vystavuje program faktury sám, bez mého zásahu? Ne. Šablona termín pouze hlídá a zbarví se v seznamu červeně. Vlastní vystavení vždy spustíte tlačítkem Vytvořit faktury dle šablony.

Kolik faktur vznikne jedním stiskem tlačítka? Tolik, kolik je řádků v panelu Odběratelé pro šablonu. Panel Součty ukazuje částku jedné faktury, ne celkovou fakturaci.

Má šablona vlastní číslo dokladu? Ne. Pole Číselná řada v šabloně určuje, z jaké řady dostanou čísla faktury, které z ní vzniknou. Sama šablona číslo nemá — v seznamu ji hledejte podle pole Popis.

Můžu ze šablony faktury změnit typ z běžné na zálohovou? Ne. Typ se určuje tlačítkem při zakládání (Šablona faktury / Šablona zálohy) a později se nemění. Založte šablonu znovu správným tlačítkem — položky si můžete přenést kopírováním z původní.

Co se stane s vystavenými fakturami, když šablonu smažu? Nic. Faktury jsou samostatné doklady a existují dál nezávisle na šabloně.

Jak se fakturuje čtvrtletně? Přímá volba neexistuje. Použijte Po X dnech s hodnotou 91, nebo si založte čtyři šablony s volbou Vybraný den a měsíc v roce na leden, duben, červenec a říjen.

Tipy a triky

? Tip: Ranní rutina — otevřete modul, podívejte se na červené řádky, u každého zkontrolujte odběratele a stiskněte Vytvořit faktury dle šablony. Seznam je předřazený podle Příští použití, takže to, co je na řadě, je vždy nahoře.

? Tip: Šablonu si nejrychleji vyrobíte z hotové faktury tlačítkem Vytvořit šablonu v modulu Faktury vydané. Ušetříte přepisování položek i textů.

? Tip: Používáte-li pro položky pořád stejné formulace, uložte si je mezi časté texty. Vkládají se pak jedním kliknutím a neriskujete překlepy.

? Tip: Barevné praporky (Zelená, Žlutá, Jantarová, Fialová, klávesy Alt+1 až Alt+4) použijte k rozlišení, které šablony už tento měsíc proběhly. Zrušit označení je pak na začátku dalšího měsíce hromadně smaže.

? Tip: Při zakládání delší šablony ukládejte průběžně samostatnou disketou (Uložit vše a zůstat). Zůstanete ve formuláři a nepřijdete o rozdělanou práci.

? Tip: Do záložky poznámky si k dlouhodobým šablonám zapisujte číslo smlouvy a datum, do kdy platí. Až smlouva skončí, budete vědět, kterou šablonu stornovat.

? Tip: Před hromadnou fakturací velkému počtu odběratelů si zkontrolujte panel Součty a vynásobte částku počtem řádků v panelu odběratelů. Rychle odhalíte překlep v ceně dřív, než se rozešle padesát faktur.